Zo organiseer je een sportdag zonder chaos

Begin met de sportlocatie en leg direct een slechtweerlocatie vast. Daarna verzamel je aanmeldingen en dieetwensen, zodat je teams, wedstrijdschema en eten op tijd kunt afstemmen. Plan vervolgens het materiaal per onderdeel: van ballen, pionnen en teamhesjes tot stopwatches en scoreborden. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, goed zichtbare velden en een programma dat ook werkt als een onderdeel uitloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Sportlocatie reserveren
2
Slechtweerlocatie reserveren
3
Sportmateriaal reserveren
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma en teams maken
2 personen
8
Spelregels uitschrijven
2 personen
9
Wedstrijdschema afdrukken
10
Deelnemerslijst afdrukken
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Sportmateriaal ophalen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Eten voorbereiden
3 personen
16
Teamkaarten klaarleggen
17
Locatie controleren
2 personen
18
Veldlijnen controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Sportvelden uitzetten
4 personen
22
Sportmateriaal klaarleggen
3 personen
23
Buffet opbouwen
3 personen
24
Geluid en muziek testen
2 personen
25
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

26
Deelnemers registreren
2 personen
27
Welkomstdrankjes uitdelen
2 personen
28
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
29
Teams naar velden begeleiden
4 personen
30
Sportonderdelen begeleiden
8 personen
31
Scores en tijden registreren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
34
Pauzehapjes serveren
3 personen
35
Finales begeleiden
5 personen
36
Buffet serveren
4 personen
37
Winnaars bekendmaken
2 personen
38
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

39
Sportmateriaal opruimen
4 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Afval verzamelen
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Locatie schoonmaken
4 personen
44
Partytenten afbreken
4 personen
45
Sportmateriaal retourneren
2 personen
46
Geleende materialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 4
Volleybalaantal 4
Volleybalnet
Tennisracketsaantal 12
Tennisballenaantal 24
Frisbeesaantal 8
Estafettestokkenaantal 8
Springtouwenaantal 8
Hindernissenaantal 12
Markeerschijvenaantal 40
Pionnenaantal 30
Teamhesjesaantal 70
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 8
Scorebordenaantal 4
Medische sporttapeaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Megafon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Warmhoudbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Teamvlaggenaantal 8
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalknijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de sportlocatie én een slechtweerlocatie zodra je de datum hebt. Controleer uiterlijk één week vooraf of velden, kleedruimtes en stroompunten beschikbaar zijn.
Maak teams en het wedstrijdschema pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Print het schema en de deelnemerslijst minstens één dag vooraf; een digitale versie alleen is onhandig op een sportveld.
Leg per sport een aparte materiaalset klaar. Tel ballen, netten, rackets, pionnen, hesjes, fluitjes en stopwatches de avond ervoor en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan.
Plan de ontvangst vóór het eerste onderdeel. Zet teamkaarten, deelnemerslijst en eventuele informatie bij de ontvangsttafel klaar en reserveer minstens 15 minuten voor binnenkomst en teamindeling.
Bereid eten en drinken zo veel mogelijk vooraf voor. Koel dranken vóór de start, controleer dieetwensen bij de boodschappen en zet buffet, afvalbakken en zitplaatsen klaar voordat de eerste wedstrijd begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportdag organiseren?: Reserveer de locatie en het sportmateriaal bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de sportdag en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je teams en eten kunt plannen.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een sportdag?: Maak eerst teams op basis van de definitieve deelnemerslijst en geef elk team een herkenbare teamkaart of kleur. Plan per ronde 10 tot 15 minuten speeltijd en houd minstens 5 minuten wisseltijd aan voor verplaatsing en het bijwerken van scoreborden.
Hoeveel sportmateriaal heb je nodig voor een sportdag?: Reken per gelijktijdig onderdeel op het materiaal voor één veld of station, plus minimaal één reservebal waar dat mogelijk is. Plan voor een sportdag met 4 stations bijvoorbeeld 4 sets pionnen of markeerschijven, 4 stopwatches en voldoende teamhesjes voor het grootste team.
Wat moet je op de ochtend van een sportdag controleren?: Controleer uiterlijk 60 minuten voor de start de veldlijnen, sportvelden, partytenten, tafels, stoelen en stroomaansluitingen. Test ook de bluetoothspeaker of megafon, leg materiaal per onderdeel klaar en zet de ontvangsttafel en het buffet op voordat deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.