Cómo organizar un día deportivo sin perder el control

Un día deportivo se organiza mejor empezando por el lugar y terminando con un montaje por zonas. Primero confirma la sede, el plan alternativo para el mal tiempo y el material; después cierra las inscripciones para formar equipos y preparar el programa. En los últimos días, revisa compras, comida, bebidas y documentos impresos. El día del evento, deja al menos dos horas para delimitar los campos, montar las mesas y probar el sonido.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la sede deportiva
2
Reservar lugar para mal tiempo
3
Reservar material deportivo
4
Enviar invitaciones
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Crear programa y equipos
2 personas
8
Redactar las reglas del juego
2 personas
9
Imprimir el calendario de la competición
10
Imprimir la lista de participantes
11
Comprobar la lista de la compra
12
Hacer la compra
2 personas
13
Recoger el material deportivo
2 personas
14
Enfriar bebidas
2 personas
15
Preparar la comida
3 personas
16
Preparar las tarjetas del equipo
17
Comprobar el lugar
2 personas
18
Comprobar las líneas del campo
2 personas
19
Colocar mesas y sillas
4 personas
20
Montar las carpas
4 personas
21
Delimitar los campos deportivos
4 personas
22
Preparar el material deportivo
3 personas
23
Montar el buffet
3 personas
24
Probar sonido y música
2 personas
25
Montar la mesa de recepción
2 personas

Evento

26
Registrar a los participantes
2 personas
27
Repartir bebidas de bienvenida
2 personas
28
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
29
Guiar a los equipos a los campos
4 personas
30
Acompañar las pruebas deportivas
8 personas
31
Registrar puntuaciones y tiempos
3 personas
32
Rellenar las bebidas
2 personas
33
Reponer fruta y snacks
2 personas
34
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
35
Acompañar las finales
5 personas
36
Servir el bufé
4 personas
37
Anunciar a los ganadores
2 personas
38
Recoger los objetos olvidados
2 personas

Seguimiento

39
Recoger el material deportivo
4 personas
40
Recoger mesas y sillas
4 personas
41
Recoger la basura
3 personas
42
Lavar la vajilla
3 personas
43
Limpiar el lugar
4 personas
44
Desmontar las carpas
4 personas
45
Devolver el material deportivo
2 personas
46
Devolver los materiales prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 4
Papeleracant. 6

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
Balones de baloncestocant. 4
Voleibolcant. 4
Red de voleibol
Raquetas de teniscant. 12
Pelotas de teniscant. 24
Frisbeescant. 8
Testigos de relevocant. 8
Cuerdas para saltarcant. 8
Obstáculoscant. 12
Discos de marcajecant. 40
Conoscant. 30
Petos de equipocant. 70
Cronómetroscant. 4
Silbatoscant. 8
Marcadorescant. 4
Cinta deportiva médicacant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Equipo

Altavoz Bluetooth
Megáfono
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 8
Bandejas de servircant. 10
Bandejas para mantener calientecant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Tazas de cafécant. 70
Jarras de aguacant. 8

Decoración

Banderas del equipocant. 8
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 10
Mantelescant. 8

Limpieza

Escobacant. 2
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Pinzas de basuracant. 2

Catering

Compras

Consejos

Reserva la sede deportiva y un espacio cubierto desde el principio. Si esperas a tener la lista definitiva de participantes, puede que ya no encuentres una alternativa para la lluvia.
Cierra las inscripciones con 7 días de antelación y pregunta por alergias o preferencias dietéticas en el mismo formulario. Así puedes formar equipos, preparar tarjetas y calcular la comida sin rehacerlo todo.
Prepara el programa con bloques de 20 a 30 minutos y deja 10 minutos entre pruebas. Ese margen permite cambiar balones, mover equipos y resolver retrasos sin desplazar toda la jornada.
Comprueba el campo y el material el día anterior: líneas, redes, conos, petos, cronómetros, silbatos y marcadores. Lleva cinta médica y un megáfono en la mesa de recepción, no dentro de una caja de difícil acceso.
Empieza el montaje al menos 2 horas antes de la llegada. Coloca primero carpas, mesas, sillas y buffet; después delimita los campos y prueba el altavoz, los cables y las regletas antes de enfriar las bebidas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día deportivo?: Empieza las reservas y la convocatoria entre 4 y 6 semanas antes. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para poder formar equipos, imprimir el calendario y comprar comida y bebidas con cantidades reales.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar un día deportivo?: Calcula al menos 2 horas de montaje con un equipo de 3 o 4 personas. Reserva 30 minutos adicionales si hay que instalar carpas, varias zonas deportivas o un sistema de sonido.
¿Cuántas bebidas comprar para un día deportivo?: Calcula de 2 a 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora posterior, ajustando la cantidad según la temperatura y la duración. Enfría una parte antes de que lleguen los participantes y deja otra para reponer.
¿Qué hacer si llueve el día del evento deportivo?: Confirma el lugar cubierto como mínimo 48 horas antes si la previsión es desfavorable. Decide entonces qué pruebas pueden trasladarse, imprime un programa alternativo y comunica el cambio a los participantes antes de que salgan de casa.

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