Organiser une journée sportive sans rien oublier

Une journée sportive se prépare dans un ordre précis : réserver le terrain, prévoir un lieu de repli, puis gérer les inscriptions et les équipes. Le programme doit laisser du temps pour les changements, les pauses et le repas. Quelques jours avant, vérifiez le matériel, les besoins alimentaires et les documents à remettre à l’accueil. Le jour J, gardez une personne disponible pour les imprévus et contrôlez les terrains avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu sportif
2
Réserver un lieu de repli en cas de mauvais temps
3
Réserver le matériel sportif
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Créer le programme et les équipes
2 personnes
8
Rédiger le règlement
2 personnes
9
Imprimer le planning du match
10
Imprimer la liste des participants
11
Vérifier la liste des courses
12
Faire les courses
2 personnes
13
Récupérer le matériel de sport
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Préparer la nourriture
3 personnes
16
Préparer les cartes d’équipe
17
Vérifier le lieu
2 personnes
18
Vérifier les lignes de terrain
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Monter les tentes de réception
4 personnes
21
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
22
Préparer le matériel de sport
3 personnes
23
Monter le buffet
3 personnes
24
Tester le son et la musique
2 personnes
25
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

26
Enregistrer les participants
2 personnes
27
Distribuer les boissons de bienvenue
2 personnes
28
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
29
Accompagner les équipes vers les terrains
4 personnes
30
Encadrer les épreuves sportives
8 personnes
31
Enregistrer les scores et les temps
3 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
34
Servir les en-cas de pause
3 personnes
35
Encadrer les finales
5 personnes
36
Servir le buffet
4 personnes
37
Annonce des gagnants
2 personnes
38
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

39
Ranger le matériel sportif
4 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
41
Rassembler les déchets
3 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Nettoyer le lieu
4 personnes
44
Démonter les tentes de fête
4 personnes
45
Restituer le matériel de sport
2 personnes
46
Rendre le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 4
Filet de volley-ball
Raquettes de tennisqté 12
Balles de tennisqté 24
Frisbeesqté 8
Témoins de relaisqté 8
Cordes à sauterqté 8
Obstaclesqté 12
Disques de marquageqté 40
Cônesqté 30
Chasubles d’équipeqté 70
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 4
Ruban médical de sportqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Équipement

Enceinte Bluetooth
Mégaphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 70
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 10
Nappesqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le terrain et le lieu de repli dès que la date est fixée. Une solution couverte devient difficile à trouver lorsque la météo se dégrade à moins d’une semaine de l’événement.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la journée sportive. Vous aurez le temps de former les équipes, de recueillir les allergies et d’imprimer la liste des participants.
Préparez le programme avec des créneaux de 30 à 45 minutes et une pause d’au moins 15 minutes entre deux activités. Ce temps sert aux changements de terrain et à la récupération du matériel.
Contrôlez les lignes des terrains, les filets, les cônes, les chasubles et les chronomètres avant l’ouverture. Testez aussi le mégaphone ou l’enceinte et prévoyez rallonges et multiprises au même endroit.
Refroidissez les boissons la veille et installez le buffet avant l’arrivée du groupe. Gardez les couteaux, planches à découper et informations alimentaires séparés de la table d’accueil pour éviter les bouchons.

Questions fréquentes

Quand réserver le terrain pour une journée sportive ?: Réservez-le idéalement 6 à 8 semaines avant la date, surtout si vous avez besoin de plusieurs terrains. Réservez le lieu de repli en même temps afin de ne pas dépendre d’une solution trouvée au dernier moment.
Quand arrêter les inscriptions pour une journée sportive ?: Fixez la clôture des inscriptions 7 jours avant l’événement. Il vous restera assez de temps pour répartir les participants, préparer les cartes d’équipe et imprimer le planning des matchs.
Combien de temps prévoir entre deux matchs ?: Prévoyez 15 minutes entre deux créneaux courts et jusqu’à 30 minutes si les équipes changent de terrain ou de sport. Ajoutez une pause repas d’au moins 45 minutes pour éviter un programme trop serré.
Que faire s’il pleut le jour d’une journée sportive ?: Prenez la décision de basculer vers le lieu de repli au plus tard 24 heures avant, si les prévisions annoncent des conditions incompatibles avec les terrains. Informez les participants par le même canal que pour les invitations et indiquez clairement l’horaire d’accueil.

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