Zo organiseer je een sportbeurs zonder last-minute chaos

Begin een sportbeurs niet met posters, maar met de datum, locatie en het aantal sportaanbieders dat je wilt ontvangen. Daarna leg je reserveringen vast, registreer je standhouders en maak je een plattegrond met logische looproutes en demonstratieplekken. Open vervolgens de aanmeldingen en werk het programma uit. De meeste problemen ontstaan doordat standhouders te laat informatie krijgen, stroompunten niet zijn gecontroleerd of sportmateriaal en bewegwijzering pas op de beursdag worden verzameld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Sportaanbieders benaderen
2 personen
3
Standhouders registreren
2 personen
4
Plattegrond van de beurs maken
2 personen
5
Standplaatsen toewijzen
2 personen
6
Reserveringen vastleggen
2 personen
7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Socialmediaberichten plaatsen
10
Aanmeldingen openen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Promotieposters verspreiden
3 personen
14
Beursprogramma opstellen
2 personen
15
Standhouders informeren
2 personen
16
Demonstraties plannen
2 personen
17
Vrijwilligers werven
2 personen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Contactlijst maken
20
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
21
Naambadges voorbereiden
2 personen
22
Catering bevestigen
23
Voorraadlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Printwerk verzamelen
2 personen
26
Sportmateriaal controleren
2 personen
27
Koelboxen vullen
2 personen
28
Locatie openen
2 personen
29
Vloer en doorgangen controleren
3 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
31
Standwanden plaatsen
4 personen
32
Standnummers ophangen
2 personen
33
Bewegwijzering ophangen
3 personen
34
Registratiebalie inrichten
2 personen
35
Sportdemonstraties klaarzetten
4 personen
36
Stroompunten controleren
2 personen
37
Verlichting testen
2 personen
38
Geluidsinstallatie testen
2 personen
39
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Standhouders ontvangen
3 personen
42
Standhouders laten opbouwen
4 personen
43
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

44
Deuren openen
3 personen
45
Bezoekers registreren
4 personen
46
Bezoekers informeren
3 personen
47
Programma omroepen
48
Sportdemonstraties begeleiden
4 personen
49
Proefactiviteiten begeleiden
5 personen
50
Standhouders ondersteunen
2 personen
51
Dranken serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Doorgangen vrijhouden
2 personen
58
Laatste programma aankondigen
59
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

60
Standhouders laten afbouwen
4 personen
61
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
62
Catering opruimen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Tafels en stoelen afbouwen
6 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Afval sorteren
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Geleende materialen controleren
2 personen
69
Materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
71
Standhouders naberichten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 80
Standwandenaantal 24
Baliebalie
Kledingrekkenaantal 6
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Kassabox
Pinapparaataantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Sportmateriaal

Sportmattenaantal 12
Yoga mattenaantal 10
Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Hockeysticksaantal 8
Hockeyballenaantal 12
Springtouwenaantal 12
Kettlebellsaantal 8
Dumbbellsaantal 16
Weerstandsbandenaantal 20
Pionnenaantal 30
Snelheidsladderaantal 2
Hoepelsaantal 12
Startnummersaantal 100
Stopwatchesaantal 4
Meetlintenaantal 4
Handdoekenaantal 30
Waterflessenaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Sportpostersaantal 20
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stofzuigeraantal 2
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de beursindeling zodra de eerste standhouders bekend zijn. Reserveer ruimte voor klaptafels, standwanden, kledingrekken en demonstraties met sportmatten, pionnen of een snelheidsladder.
Geef standhouders uiterlijk één week voor de beurs hun standplaats, aankomsttijd, programma-informatie en contactgegevens. Zo voorkom je vragen en wijzigingen op de opbouwdag.
Maak demonstraties concreet in tijdsblokken van 15 tot 30 minuten. Controleer per blok welke sportmaterialen nodig zijn, zoals voetballen, hockeysticks, kettlebells of yoga matten.
Wijs vrijwilligers per taak toe en geef minstens twee mensen een rol bij ontvangst en registratie. Houd daarnaast één contactpersoon beschikbaar voor standhouders en technische problemen.
Controleer de stroomvoorziening vóór je het printwerk en de bewegwijzering afrondt. Tel verlengkabels, stekkerdozen, oplaadstations en apparatuur zoals tablets, een pinapparaat en mobiele speakers na.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een sportbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en het benaderen van sportaanbieders. Open de aanmeldingen zodra de eerste standplaatsen en het basisprogramma vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de beurs.
Hoeveel ruimte heeft een standhouder op een sportbeurs nodig?: Leg per standhouder vooraf een vaste plek vast en neem naast de tafel ook ruimte voor bezoekers en demonstraties mee. Houd bij actieve sporten extra vrije vloeroppervlakte aan; maak de definitieve plattegrond uiterlijk 3 weken vooraf.
Wanneer moet je het beursprogramma en de demonstraties plannen?: Plan het programma ongeveer 3 weken voor de sportbeurs, nadat de deelnemende sportaanbieders bekend zijn. Bevestig de tijden en benodigde materialen uiterlijk 7 dagen vooraf aan alle standhouders.
Wanneer regel je catering en dieetwensen voor een sportbeurs?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en bevestig de catering uiterlijk 10 tot 14 dagen voor de beurs. Controleer de voorraadlijst opnieuw 2 dagen vooraf, zodat boodschappen en ontbrekende materialen nog geregeld kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.