So organisierst du eine Sportmesse
Eine Sportmesse steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung: Erst Termin und Ort sichern, dann Sportanbieter und Standbetreiber gewinnen. Danach entstehen Standplan, Programm und Anmeldesystem, bevor du Helfer, Technik, Beschilderung und Catering festlegst. Plane Vorführungen nicht nebenbei, sondern mit festen Zeiten und benötigtem Sportmaterial. In den letzten Tagen geht es vor allem darum, Zusagen, Bestände und Stromversorgung zu prüfen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Sportanbieter kontaktieren
2 Personen
- 3
Standbetreiber registrieren
2 Personen
- 4
Messeplan erstellen
2 Personen
- 5
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 6
Reservierungen festhalten
2 Personen
- 7
Einladungen erstellen
2 Personen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Social-Media-Beiträge posten
- 10
Anmeldungen öffnen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
- 14
Messeprogramm erstellen
2 Personen
- 15
Standbetreiber informieren
2 Personen
- 16
Demonstrationen planen
2 Personen
- 17
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 18
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 19
Kontaktliste erstellen
- 20
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
- 21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 22
Catering bestätigen
- 23
Bestandsliste prüfen
2 Personen
- 24
Einkaufen gehen
3 Personen
- 25
Drucksachen zusammentragen
2 Personen
- 26
Sportmaterial prüfen
2 Personen
- 27
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Boden und Durchgänge prüfen
3 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
- 31
Standwände aufstellen
4 Personen
- 32
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 33
Beschilderung anbringen
3 Personen
- 34
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 35
Sportvorführungen bereitstellen
4 Personen
- 36
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 37
Beleuchtung testen
2 Personen
- 38
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 39
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 40
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 41
Aussteller empfangen
3 Personen
- 42
Aussteller mit dem Aufbau beginnen lassen
4 Personen
- 43
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 44
Türen öffnen
3 Personen
- 45
Besucher registrieren
4 Personen
- 46
Besucher informieren
3 Personen
- 47
Programm durchsagen
- 48
Sportvorführungen betreuen
4 Personen
- 49
Schnupperaktivitäten betreuen
5 Personen
- 50
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 51
Getränke servieren
3 Personen
- 52
Snacks servieren
3 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Buffet nachfüllen
2 Personen
- 55
Mülleimer leeren
2 Personen
- 56
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 57
Durchgänge freihalten
2 Personen
- 58
Letztes Programm ankündigen
- 59
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
- 61
Sportgeräte sammeln
3 Personen
- 62
Catering aufräumen
3 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Tische und Stühle abbauen
6 Personen
- 65
Dekoration entfernen
3 Personen
- 66
Abfall trennen
3 Personen
- 67
Location reinigen
4 Personen
- 68
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
- 69
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 70
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 71
Aussteller im Nachgang benachrichtigen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 24
- KlappstühleAnz. 80
- StandwändeAnz. 24
- Theke
- KleiderständerAnz. 6
- AbsperrpfostenAnz. 12
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- TabletsAnz. 3
- Kassabox
- KartenterminalAnz. 2
- Mobile LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- LadestationenAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
Sportmaterial
- SportmattenAnz. 12
- YogamattenAnz. 10
- FußbälleAnz. 8
- BasketbälleAnz. 6
- VolleyballAnz. 4
- HockeyschlägerAnz. 8
- HockeybälleAnz. 12
- SpringseileAnz. 12
- KettlebellsAnz. 8
- KurzhantelnAnz. 16
- WiderstandsbänderAnz. 20
- KegelAnz. 30
- KoordinationsleiterAnz. 2
- ReifenAnz. 12
- StartnummernAnz. 100
- StoppuhrenAnz. 4
- MessbänderAnz. 4
- HandtücherAnz. 30
- WasserflaschenAnz. 30
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 250
- TellerAnz. 200
- BestecksetsAnz. 200
- KaffeetassenAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 10
- SportposterAnz. 20
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- TischdeckenAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- StaubsaugerAnz. 2
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Termin und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vor der Messe. Kläre dabei sofort, wie viele Standplätze, Tische, Stühle und Stromanschlüsse tatsächlich verfügbar sind.
- Fordere von jedem Standbetreiber spätestens 4 Wochen vorher die benötigte Standfläche, eine Kontaktperson und besondere Anforderungen an. So bleibt der Messeplan belastbar und Reservierungen gehen nicht verloren.
- Veröffentliche das Programm mindestens 2 Wochen vorab mit festen Zeiten für Demonstrationen. Für aktive Angebote wie Yoga, Fußball oder Kettlebell-Training solltest du zusätzlich Matten, Bälle oder Gewichte eindeutig einem Stand zuordnen.
- Teile Freiwillige spätestens 7 Tage vor dem Termin in Aufbau, Empfang, Betreuung und Abbau ein. Plane für den Empfang mindestens zwei Personen ein, wenn gleichzeitig Anmeldungen geprüft und Namensschilder ausgegeben werden.
- Prüfe 1 bis 2 Tage vorher Kassabox, Kartenterminal, Laptop, Tablets, Lautsprecher, Mikrofon, Ladestationen und Verlängerungskabel. Teste die Technik vor Ort und halte Beschilderung, Standwände und LED-Lampen getrennt für den Aufbau bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Sportmesse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Sportanbietern. Standbetreiber, Programm und Helfer sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin weitgehend feststehen.
- Wie erstellt man einen Standplan für eine Sportmesse?
- Sammle zuerst die benötigte Standfläche und Stromanforderungen aller Betreiber. Zeichne danach Ein- und Ausgänge, Empfang, Catering und aktive Demonstrationsflächen ein und verschicke den finalen Plan spätestens 2 Wochen vorher.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Sportmesse?
- Plane mindestens zwei Personen für Empfang und Anmeldungen sowie zusätzlich Helfer für Aufbau, Betreuung und Abbau ein. Bei mehr als 50 erwarteten Gästen sollte mindestens eine weitere Person den laufenden Betrieb und die Standbetreiber unterstützen.
- Wann sollte man das Catering für eine Sportmesse bestätigen?
- Bestätige das Catering spätestens 10 bis 14 Tage vorher. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gleiche die endgültige Personenzahl 3 bis 5 Tage vor der Messe mit dem Anbieter ab.
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