Organiser un salon du sport, étape par étape

Un salon du sport se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme une succession de zones à faire fonctionner. Commencez par confirmer la date et le lieu, avant d’inscrire les exposants et de dessiner le plan des stands. Ouvrez ensuite les inscriptions, construisez le programme des démonstrations et affectez les bénévoles. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les branchements, les badges et le matériel réellement nécessaire à chaque activité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Contacter les prestataires sportifs
2 personnes
3
Enregistrer les exposants
2 personnes
4
Créer le plan du salon
2 personnes
5
Attribuer les emplacements
2 personnes
6
Enregistrer les réservations
2 personnes
7
Rédiger les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier des messages sur les réseaux sociaux
10
Ouvrir les inscriptions
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
14
Élaborer le programme du salon
2 personnes
15
Informer les exposants
2 personnes
16
Planifier les démonstrations
2 personnes
17
Recruter des bénévoles
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Créer une liste de contacts
20
Préparer la signalétique
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Confirmer le catering
23
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Rassembler les imprimés
2 personnes
26
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Vérifier le sol et les passages
3 personnes
30
Installer les tables et les chaises
6 personnes
31
Installer les parois des stands
4 personnes
32
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
33
Installer la signalétique
3 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Préparer les démonstrations sportives
4 personnes
36
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
37
Tester l’éclairage
2 personnes
38
Tester le système de sonorisation
2 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Accueillir les exposants
3 personnes
42
Faire monter les exposants
4 personnes
43
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

44
Ouvrir les portes
3 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
46
Informer les visiteurs
3 personnes
47
Annoncer le programme
48
Encadrer les démonstrations sportives
4 personnes
49
Encadrer les activités de dégustation
5 personnes
50
Soutenir les exposants
2 personnes
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
2 personnes
57
Veiller à dégager les passages
2 personnes
58
Annoncer le dernier numéro
59
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

60
Faire démonter les stands
4 personnes
61
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
62
Ranger le service traiteur
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Trier les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
69
Retourner les matériels
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes
71
Contacter les exposants après l’événement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaises pliantesqté 80
Panneaux de standqté 24
Accueil
Portants à vêtementsqté 6
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Caisse
Terminal de paiementqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Matériel de sport

Tapis de sportqté 12
Tapis de yogaqté 10
Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 6
Volley-ballqté 4
Cannes de hockeyqté 8
Balles de hockeyqté 12
Cordes à sauterqté 12
Kettlebellsqté 8
Haltèresqté 16
Bandes de résistanceqté 20
Cônesqté 30
Échelle de vitesseqté 2
Cerceauxqté 12
Numéros de départqté 100
Chronomètresqté 4
Mètres rubansqté 4
Serviettesqté 30
Bouteilles d'eauqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Affiches sportivesqté 20
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateurqté 2
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le plan des stands avant d’attribuer les emplacements. Prévoyez des zones distinctes pour l’accueil, les exposants et les démonstrations, avec des passages suffisamment dégagés pour les visiteurs et le matériel sportif.
Demandez aux exposants leurs besoins techniques au moment de l’inscription, pas la veille. Notez notamment les tables, chaises, prises, rallonges, éclairages et équipements nécessaires à leur présentation.
Construisez le programme des démonstrations après avoir confirmé les prestataires sportifs. Regroupez les activités qui utilisent les mêmes tapis, ballons, cônes ou haltères afin de limiter les déplacements et les temps morts.
Préparez l’accueil plusieurs jours avant l’ouverture. Testez l’ordinateur, les tablettes, la caisse et le terminal de paiement, puis imprimez les badges, la signalétique et la liste des contacts en plusieurs exemplaires.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par zones, plutôt que de constituer une seule équipe générale. Gardez au moins une personne identifiable à l’accueil et une autre disponible pour les démonstrations pendant toute la durée du salon.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du sport ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, contacter les prestataires, inscrire les exposants et ouvrir les réservations. Commencez la communication au minimum 4 semaines avant la date du salon.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un salon du sport ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant l’événement, dès que la date, le lieu et les principales activités sont confirmés. Traitez les inscriptions chaque semaine afin d’anticiper les besoins alimentaires et la capacité d’accueil.
Combien de bénévoles prévoir pour un salon du sport ?: Comptez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les démonstrations et 1 personne mobile pour 50 à 75 visiteurs attendus. Ajoutez une personne de réserve pour les pauses et les imprévus.
Quand préparer le matériel et la signalétique ?: Vérifiez les stocks et rassemblez les imprimés 7 jours avant le salon. Faites un contrôle final des tables, chaises, tapis, ballons, rallonges, multiprises et équipements de paiement la veille de l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.