Cómo organizar una feria deportiva sin perder el control

Una feria deportiva necesita más que puestos y material: hay que coordinar expositores, demostraciones, inscripciones y circulación de visitantes. Empieza cerrando la fecha y el espacio, y después construye el plano antes de confirmar los puestos. Cuando el programa esté definido, informa a cada responsable y asigna voluntarios por zonas y horarios. Las acreditaciones, la señalización, el inventario y el catering suelen quedar para el final; conviene cerrarlos varios días antes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Contactar a proveedores deportivos
2 personas
3
Registrar a los expositores
2 personas
4
Crear el plano de la feria
2 personas
5
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
6
Registrar las reservas
2 personas
7
Redactar invitaciones
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar mensajes en redes sociales
10
Abrir inscripciones
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Distribuir carteles promocionales
3 personas
14
Elaborar el programa de la feria
2 personas
15
Informar a los responsables de los stands
2 personas
16
Planificar demostraciones
2 personas
17
Reclutar voluntarios
2 personas
18
Asignar voluntarios
2 personas
19
Crear una lista de contactos
20
Preparar la señalización
2 personas
21
Preparar acreditaciones
2 personas
22
Confirmar el catering
23
Comprobar la lista de inventario
2 personas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Recopilar material impreso
2 personas
26
Comprobar el material deportivo
2 personas
27
Llenar las neveras portátiles
2 personas
28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Comprobar el suelo y los accesos
3 personas
30
Colocar mesas y sillas
6 personas
31
Instalar los paneles del stand
4 personas
32
Colgar los números de stand
2 personas
33
Colgar señalización
3 personas
34
Montar el mostrador de registro
2 personas
35
Preparar las demostraciones deportivas
4 personas
36
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
37
Probar la iluminación
2 personas
38
Probar el sistema de sonido
2 personas
39
Preparar el buffet de catering
3 personas
40
Enfriar las bebidas
2 personas
41
Recibir a los expositores
3 personas
42
Coordinar el montaje de los expositores
4 personas
43
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

44
Abrir las puertas
3 personas
45
Registrar a los visitantes
4 personas
46
Informar a los visitantes
3 personas
47
Anunciar el programa
48
Coordinar las demostraciones deportivas
4 personas
49
Guiar las actividades de prueba
5 personas
50
Apoyar a los expositores
2 personas
51
Servir las bebidas
3 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer el bufé
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños
2 personas
57
Mantener los pasillos despejados
2 personas
58
Anunciar el programa final
59
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

60
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
61
Reunir material deportivo
3 personas
62
Recoger el catering
3 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Desmontar mesas y sillas
6 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Clasificar residuos
3 personas
67
Limpiar el lugar
4 personas
68
Comprobar el material prestado
2 personas
69
Devolver los materiales
2 personas
70
Guardar el stock sobrante
2 personas
71
Enviar seguimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 24
Sillas plegablescant. 80
Paredes para standscant. 24
Mostrador de recepción
Percheroscant. 6
Postes separadorescant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 3
Caja registradora
Máquina de selladocant. 2
Altavoces móvilescant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Estaciones de cargacant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Material deportivo

Colchonetas deportivascant. 12
Esterillas de yogacant. 10
Balones de fútbolcant. 8
Balones de baloncestocant. 6
Voleibolcant. 4
Palos de hockeycant. 8
Pelotas de hockeycant. 12
Cuerdas para saltarcant. 12
Kettlebellscant. 8
Mancuernascant. 16
Bandas de resistenciacant. 20
Conoscant. 30
Escalera de velocidadcant. 2
Aroscant. 12
Dorsalescant. 100
Cronómetroscant. 4
Cintas métricascant. 4
Toallascant. 30
Botellas de aguacant. 30

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 200
Cubiertoscant. 200
Tazas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 10
Pósteres deportivoscant. 20
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Aspiradoracant. 2
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la ubicación antes de contactar con proveedores deportivos. Reserva al menos 6 semanas para conseguir expositores, preparar invitaciones y abrir las inscripciones sin trabajar con plazos demasiado ajustados.
Dibuja el plano antes de asignar los puestos. Deja pasillos de al menos 1,5 metros y separa las demostraciones de las zonas de recepción, catering y circulación principal.
Define el programa por franjas horarias y envíalo a los responsables de los stands con una semana de antelación. Así pueden preparar sus demostraciones y sabrán cuándo deben estar presentes.
Asigna los voluntarios por turnos de 3 a 4 horas, con una persona en recepción, otra para orientar a los visitantes y apoyo específico durante cada demostración. Incluye teléfonos y responsables en una lista de contactos.
Haz una comprobación física del inventario 48 horas antes. Cuenta mesas, sillas, paredes de stand, cables, regletas, altavoces, micrófono y material deportivo; el día del evento solo deberían quedar por resolver las compras frescas y el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria deportiva?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar la ubicación, contactar con proveedores, registrar expositores, publicar las inscripciones y preparar el plano y el programa.
¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una feria deportiva?: Ábrelas unas 4 semanas antes y ciérralas entre 3 y 5 días antes del evento. Pide también las preferencias dietéticas en el formulario para poder ajustar el catering.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria deportiva?: Calcula 1 voluntario por cada 25-30 visitantes previstos, además de una persona responsable de coordinación. En una feria con recepción, demostraciones y varios stands, organiza turnos de 3 a 4 horas para cubrir descansos.
¿Cuándo hay que preparar la señalización y las acreditaciones?: Ten los diseños listos al menos 7 días antes y prepara las acreditaciones 2 o 3 días antes. Coloca la señalización durante el montaje, antes de que lleguen los expositores y el público.

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