Zo organiseer je een sponsorloop zonder losse eindjes

Begin met de datum, route en start- en finishlocatie. Daarna regel je vergunningen, veiligheid en de praktische inrichting, voordat je deelnemers en sponsoren werft. Een sponsorloop loopt vooral mis wanneer route-informatie, medische gegevens of verkeersbegeleiding te laat worden geregeld. Werk daarom terug vanaf de loopdag en geef elk onderdeel een vaste eigenaar. Zo weet je ruim op tijd hoeveel startnummers, vrijwilligers en materialen nodig zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
2 personen
3
Start- en finishlocatie bevestigen
2 personen
4
Routeverkenning uitvoeren
3 personen
5
Routekaart maken
2 personen
6
Verkeersplan uitwerken
2 personen
7
Sponsorpakketten samenstellen
3 personen
8
Sponsoren benaderen
3 personen
9
Inschrijfformulier publiceren
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
3 personen
11
Scholen en verenigingen informeren
3 personen
12
Promotiemateriaal verspreiden
3 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
2 personen
16
Sponsorgelden registreren
2 personen
17
Startnummers indelen
2 personen
18
Vrijwilligers werven
3 personen
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
21
Reserveringen maken
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Startnummers bestellen
24
Medische contactgegevens verzamelen
2 personen
25
Routeborden voorbereiden
3 personen
26
Sponsorborden voorbereiden
3 personen
27
Muziek en aankondigingen testen
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Startnummers klaarleggen
2 personen
30
Routepakket samenstellen
2 personen
31
Dranken koelen
2 personen
32
Weersverwachting controleren

Event

33
Terrein inspecteren
3 personen
34
Materialen lossen
4 personen
35
Partytenten opbouwen
4 personen
36
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
37
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
38
Routepijlen plaatsen
6 personen
39
Afzethekken plaatsen
4 personen
40
Sponsorborden ophangen
3 personen
41
Inschrijftafel inrichten
3 personen
42
Drank- en uitdeeltafel inrichten
3 personen
43
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
44
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
45
Routepostbemanning instrueren
3 personen
46
Vrijwilligers registreren
2 personen
47
Deelnemers aanmelden
4 personen
48
Startnummers uitdelen
3 personen
49
Sponsorformulieren innemen
2 personen
50
Deelnemers welkom heten
2 personen
51
Startinstructies geven
2 personen
52
Sponsorloop begeleiden
8 personen
53
Routepost bemannen
8 personen
54
Finishregistratie uitvoeren
3 personen
55
Water uitdelen
3 personen
56
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Hapjes serveren
3 personen
59
Tussenstanden verwerken
2 personen
60
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
61
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
62
Sponsoren bedanken
2 personen
63
Avondcatering serveren
4 personen
64
Afvalbakken legen
2 personen
65
Dranken bijvullen
2 personen
66
Laatste aankondigingen doen
67
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

68
Routeborden verwijderen
5 personen
69
Afzethekken verwijderen
4 personen
70
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
71
Sponsorborden verwijderen
3 personen
72
Partytenten afbouwen
4 personen
73
Meubilair opruimen
4 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Terrein schoonmaken
5 personen
76
Afval afvoeren
3 personen
77
Materialen terugbrengen
3 personen
78
Geleende spullen retourneren
2 personen
79
Sponsorformulieren digitaliseren
2 personen
80
Opbrengst verwerken
2 personen
81
Bedankberichten versturen
2 personen
82
Foto's delen met deelnemers
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Inschrijftafel
Statafelsaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Veiligheidsspeldenaantal 500
Routepijlenaantal 30
Routebordenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Afzethekkenaantal 12
Start- en finishboog
Stopwatchesaantal 6
Reflectievestenaantal 20
Fluitjesaantal 10
Bidonsaantal 20
Prijsbekersaantal 6
Medaillelintenaantal 100
Regenponcho'saantal 20

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Megafoonaantal 2

Decoratie

Sponsorbordenaantal 20
Ballenlijnenaantal 6
Vlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Scharenaantal 6
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Handgelhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minstens 6 weken vooraf vast en loop hem daarna volledig na. Noteer kruisingen, smalle stukken en plekken waar routepijlen, routeborden, verkeerskegels of afzethekken nodig zijn.
Controleer vóór je publiceert welke vergunningen en verkeersmaatregelen nodig zijn. Maak een verkeersplan met verkeersregelaars in reflectievesten en instrueer hen uiterlijk een week voor de sponsorloop.
Stel sponsorpakketten samen voordat je sponsoren benadert en houd ontvangen sponsorgelden centraal bij. Zet een duidelijke sluitingsdatum op het inschrijfformulier, zodat je startnummers, dieetwensen en medische contactgegevens op tijd kunt controleren.
Plan de inschrijving als aparte post op locatie, met een inschrijftafel, tafels, stoelen en startnummers. Leg veiligheidsspelden klaar en deel de nummers vooraf per deelnemer of groep in; dat voorkomt zoeken bij de start.
Maak een draaiboek per halfuur voor opbouw, start, doorkomst en finish. Test de draagbare speaker, draadloze microfoon, megafoon en verlengkabels vooraf en wijs één persoon aan voor de finish, tijdregistratie en uitgifte van medaillelinten of prijsbekers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sponsorloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de eerste 2 weken voor datum, route, locatie en vergunningen; gebruik daarna minimaal 4 weken voor sponsoring, inschrijvingen en vrijwilligers.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sponsorloop?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per routepost of kruising, plus 2 tot 4 mensen voor inschrijving, start en finish. Tel daar 1 coördinator en een reserve per 10 routeposten bij op.
Wanneer moet je de route van een sponsorloop uitzetten?: Plaats routepijlen, routeborden en verkeersmaterialen op de dag zelf, ongeveer 60 tot 90 minuten voor de start. Controleer de volledige route nog één keer nadat alles staat.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een sponsorloop?: Sluit de inschrijving 5 tot 7 dagen voor het evenement als je startnummers en deelnemerslijsten vooraf wilt maken. Houd op de dag zelf alleen een kleine nalevering of wijzigingsmogelijkheid aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.