Einen Spendenlauf organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Spendenlauf müssen Strecke, Genehmigungen, Sponsoren und Helfer früh zusammenpassen. Beginne deshalb nicht mit Werbung, sondern kläre zuerst Datum, Start- und Zielort sowie die Streckenführung. Danach folgen Sponsoren, Anmeldung und Teilnehmerdaten, bevor du Personal, Material und Verkehrslenkung fest einteilst. Plane außerdem Zeit für Streckenbesichtigung, Beschilderung und medizinische Kontaktdaten ein – diese Punkte werden besonders häufig zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
2 Personen
3
Start- und Zielort bestätigen
2 Personen
4
Streckenbesichtigung durchführen
3 Personen
5
Routenkarte erstellen
2 Personen
6
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
7
Sponsorpakete zusammenstellen
3 Personen
8
Sponsoren ansprechen
3 Personen
9
Anmeldeformular veröffentlichen
2 Personen
10
Einladungen verschicken
3 Personen
11
Schulen und Vereine informieren
3 Personen
12
Werbematerial verteilen
3 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
16
Sponsorengelder registrieren
2 Personen
17
Startnummern sortieren
2 Personen
18
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
19
Freiwillige einteilen
2 Personen
20
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
21
Reservierungen vornehmen
2 Personen
22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
23
Startnummern bestellen
24
Medizinische Kontaktdaten sammeln
2 Personen
25
Routenschilder vorbereiten
3 Personen
26
Sponsorschilder vorbereiten
3 Personen
27
Musik und Ansagen testen
2 Personen
28
Einkaufen gehen
3 Personen
29
Startnummern bereitlegen
2 Personen
30
Routenpaket zusammenstellen
2 Personen
31
Getränke kühlen
2 Personen
32
Wettervorhersage prüfen

Event

33
Gelände inspizieren
3 Personen
34
Materialien ausladen
4 Personen
35
Partyzelte aufbauen
4 Personen
36
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
37
Start- und Zielbogen aufstellen
3 Personen
38
Wegweiser aufstellen
6 Personen
39
Absperrgitter aufstellen
4 Personen
40
Sponsorenschilder aufhängen
3 Personen
41
Anmeldetisch einrichten
3 Personen
42
Getränke- und Ausgabetisch einrichten
3 Personen
43
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
44
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
2 Personen
45
Routeposten-Team einweisen
3 Personen
46
Freiwillige registrieren
2 Personen
47
Teilnehmer anmelden
4 Personen
48
Startnummern ausgeben
3 Personen
49
Sponsorenformulare einsammeln
2 Personen
50
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
51
Startanweisungen geben
2 Personen
52
Sponsorenlauf begleiten
8 Personen
53
Routeposten besetzen
8 Personen
54
Zielregistrierung durchführen
3 Personen
55
Wasser verteilen
3 Personen
56
Obst und Snacks ausgeben
3 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Snacks servieren
3 Personen
59
Zwischenstände erfassen
2 Personen
60
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
61
Preisverleihung durchführen
3 Personen
62
Sponsoren danken
2 Personen
63
Abendcatering servieren
4 Personen
64
Mülleimer leeren
2 Personen
65
Getränke nachfüllen
2 Personen
66
Letzte Ankündigungen machen
67
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

68
Wegweiser entfernen
5 Personen
69
Absperrgitter entfernen
4 Personen
70
Tonanlage abbauen
2 Personen
71
Sponsorenschilder entfernen
3 Personen
72
Partyzelte abbauen
4 Personen
73
Möbel wegräumen
4 Personen
74
Geschirr abwaschen
3 Personen
75
Gelände reinigen
5 Personen
76
Abfall entsorgen
3 Personen
77
Materialien zurückbringen
3 Personen
78
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
79
Sponsorformulare digitalisieren
2 Personen
80
Einnahmen abrechnen
2 Personen
81
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
82
Fotos mit den Teilnehmern teilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
Anmeldetisch
StehtischeAnz. 4

Sportmaterial

StartnummernAnz. 250
SicherheitsnadelnAnz. 500
WegweiserAnz. 30
WegweiserAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 40
AbsperrgitterAnz. 12
Start- und Zielbogen
StoppuhrenAnz. 6
WarnwestenAnz. 20
PfeifenAnz. 10
TrinkflaschenAnz. 20
PokalpreiseAnz. 6
MedaillenbänderAnz. 100
RegenponchosAnz. 20

Ausstattung

Tragbarer LautsprecherAnz. 2
Kabelloses MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
MegafonAnz. 2

Dekoration

SponsorenschilderAnz. 20
BalllinienAnz. 6
FahnenAnz. 20
TischdeckenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
WasserkannenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ScherenAnz. 6
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallgreiferAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
HanddesinfektionsständerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke und Start-Ziel-Bereich zuerst fest und besichtige die Route anschließend zu Fuß. Markiere Engstellen, Kreuzungen und Stellen, an denen Wegweiser, Verkehrskegel oder Absperrgitter gebraucht werden.
Prüfe Genehmigungen und den Verkehrsplan mehrere Wochen vor dem Lauf. Kläre nicht nur die Strecke, sondern auch, wer an jeder Kreuzung den Verkehr regelt und wie diese Personen erreichbar sind.
Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn du Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche und Sponsorengelder zuverlässig erfassen kannst. Sortiere Startnummern nach der Anmeldeliste und plane Sicherheitsnadeln für jede Nummer plus Reserve ein.
Teile Freiwillige mit konkreten Uhrzeiten und Aufgaben ein: Anmeldung, Streckenposten, Start und Ziel, Verpflegung sowie Abbau. Weise Verkehrsregler und Streckenhelfer vor dem Start gemeinsam ein und gib ihnen Warnwesten und Pfeifen.
Bereite die Route spätestens am Vortag mit Schildern, Fahnen und Absperrmaterial vor. Teste Lautsprecher, Mikrofon, Megafon, Stoppuhren und Powerbanks, damit Durchsagen und Zeitmessung nicht erst beim Start geprüft werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Spendenlauf organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Route und Start-Ziel-Ort sollten innerhalb der ersten 2 Wochen geklärt sein, bevor du Sponsoren und Teilnehmer ansprichst.
Wie viele Helfer braucht ein Spendenlauf?: Plane mindestens 1 Helfer pro betreutem Streckenpunkt und zusätzlich 4 bis 6 Personen für Anmeldung, Start, Ziel und Material. Bei Kreuzungen mit Verkehr brauchst du pro Punkt eine klar eingeteilte Person, bei größeren Straßen eventuell mehr.
Wann sollte man die Startnummern bestellen?: Bestelle die Startnummern spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Lauf, sobald die erwartete Teilnehmerzahl feststeht. Halte zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve für Nachmeldungen und beschädigte Nummern zurück.
Was muss man bei der Strecke eines Spendenlaufs beachten?: Besichtige die Route mindestens 2 bis 3 Wochen vorher und prüfe Kreuzungen, Engstellen, Rettungswege und die Sichtbarkeit der Wegweiser. Bereite den Verkehrsplan und die Beschilderung spätestens am Vortag vollständig vor.

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