Organiser une course caritative, étape par étape

Une course caritative se prépare d’abord comme un événement de circulation, puis comme une collecte de fonds. Commencez par fixer la date, le parcours, les lieux de départ et d’arrivée, avant d’ouvrir les inscriptions. Il faut ensuite obtenir les autorisations, sécuriser les points sensibles et répartir les bénévoles par mission. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les coordonnées médicales doivent être vérifiés avant la remise des dossards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
2 personnes
3
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
4
Effectuer la reconnaissance de l’itinéraire
3 personnes
5
Créer une carte d'itinéraire
2 personnes
6
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
7
Composer les packs de sponsoring
3 personnes
8
Contacter les sponsors
3 personnes
9
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
10
Envoyer les invitations
3 personnes
11
Informer les écoles et les associations
3 personnes
12
Distribuer le matériel promotionnel
3 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Vérifier les données des participants
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
16
Enregistrer les fonds de sponsoring
2 personnes
17
Répartir les dossards
2 personnes
18
Recruter des bénévoles
3 personnes
19
Répartir les bénévoles
2 personnes
20
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
21
Faire les réservations
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Commander les dossards
24
Collecter les coordonnées médicales
2 personnes
25
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
26
Préparer les panneaux des sponsors
3 personnes
27
Tester la musique et les annonces
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Préparer les dossards
2 personnes
30
Composer le kit d’itinéraire
2 personnes
31
Refroidir les boissons
2 personnes
32
Vérifier les prévisions météo

Événement

33
Inspecter le site
3 personnes
34
Décharger le matériel
4 personnes
35
Monter les tentes de réception
4 personnes
36
Installer les tables et les chaises
4 personnes
37
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
38
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
39
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
40
Accrocher les panneaux des sponsors
3 personnes
41
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
42
Installer la table des boissons et de distribution
3 personnes
43
Installer le système son
2 personnes
44
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
45
Instruire l’équipe de poste du parcours
3 personnes
46
Enregistrer les bénévoles
2 personnes
47
Inscrire les participants
4 personnes
48
Distribuer les dossards
3 personnes
49
Récupérer les formulaires de sponsor
2 personnes
50
Accueillir les participants
2 personnes
51
Donner les consignes de départ
2 personnes
52
Accompagner la course de sponsoring
8 personnes
53
Tenir le poste de route
8 personnes
54
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
3 personnes
55
Distribuer de l'eau
3 personnes
56
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Servir des amuse-bouches
3 personnes
59
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
60
Préparer la remise des prix
2 personnes
61
Assurer la remise des prix
3 personnes
62
Remercier les sponsors
2 personnes
63
Servir le catering du soir
4 personnes
64
Vider les poubelles
2 personnes
65
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
66
Faire les dernières annonces
67
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

68
Retirer les panneaux de signalisation
5 personnes
69
Retirer les barrières de sécurité
4 personnes
70
Démonter la sono
2 personnes
71
Retirer les panneaux des sponsors
3 personnes
72
Démonter les tentes de réception
4 personnes
73
Ranger le mobilier
4 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Nettoyer le site
5 personnes
76
Évacuer les déchets
3 personnes
77
Rapporter le matériel
3 personnes
78
Rendre les articles empruntés
2 personnes
79
Numériser les formulaires de sponsoring
2 personnes
80
Traiter les recettes
2 personnes
81
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
82
Partager les photos avec les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Table d'inscription
Tables hautesqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Épingles de sûretéqté 500
Flèches de directionqté 30
Panneaux de directionqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de sécuritéqté 12
Arche de départ et d’arrivée
Chronomètresqté 6
Gilets réfléchissantsqté 20
Siffletsqté 10
Bidonsqté 20
Coupesqté 6
Rubans de médailleqté 100
Ponchos de pluieqté 20

Équipement

Enceinte portableqté 2
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Mégaphoneqté 2

Décoration

Panneaux de sponsorqté 20
Cordes de ballonqté 6
Drapeauxqté 20
Nappesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Ciseauxqté 6
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Thermosqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Supports de gel hydroalcooliqueqté 4

Catering

Courses

Conseils

Faites une reconnaissance complète du parcours au moins 4 semaines avant la course. Notez les croisements, les zones étroites et les emplacements où installer des flèches, des cônes ou des barrières.
Ne publiez pas le formulaire d’inscription avant d’avoir confirmé les autorisations et les lieux de départ et d’arrivée. Demandez dès l’inscription les coordonnées médicales utiles et les besoins alimentaires.
Prévoyez un bénévole pour chaque point de circulation, puis ajoutez un responsable de zone. Briefez les régulateurs avec le plan de circulation et distribuez-leur des gilets réfléchissants et des sifflets.
Préparez les dossards après vérification des données des participants, idéalement 3 à 5 jours avant l’événement. Gardez une petite réserve de numéros et d’épingles de sûreté pour les corrections de dernière minute.
Testez l’alimentation électrique et la sonorisation la veille, notamment les rallonges, multiprises, batteries externes, enceinte et micro. Installez les panneaux des sponsors, l’arche et la table d’inscription avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Les autorisations, la reconnaissance du parcours, la recherche de sponsors et le recrutement des bénévoles sont les étapes qui prennent généralement le plus de temps.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course caritative ?: Ouvrez-les lorsque la date, le parcours, les lieux de départ et d’arrivée et les principales consignes de sécurité sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant la course. Cela laisse le temps de vérifier les données et de commander les dossards.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course caritative ?: Prévoyez au moins un bénévole par point de circulation ou zone à risque, plus une équipe pour les inscriptions, l’arrivée et les ravitaillements. Finalisez la répartition 2 semaines avant et organisez un briefing général au plus tard la veille.
Quand préparer les dossards et le matériel de signalisation ?: Vérifiez la liste des participants et préparez les dossards 3 à 5 jours avant. Les panneaux, flèches, cônes et barrières peuvent être regroupés la veille, mais leur emplacement doit déjà figurer sur le plan du parcours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.