Zo organiseer je een sponsoravond zonder last-minute stress

Begin een sponsoravond niet met de zaal, maar met de sponsorlijst en het doel van de bijeenkomst. Werk daarna in deze volgorde: gasten uitnodigen, aanmeldingen en dieetwensen verwerken, programma en sprekers vastleggen, en pas dan catering en zaalopstelling regelen. Plan technische tests en naamkaartjes ruim vóór de ontvangst. Op de dag zelf draait alles om een logische entree, een getest geluidssysteem en een buffet dat klaarstaat voordat de eerste sponsor binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Sponsorlijst controleren
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Programma uitwerken
2 personen
8
Sprekers bevestigen
9
Catering bestellen
10
Locatie reserveren
11
Apparatuur testen
2 personen
12
Naamkaartjes maken
2 personen
13
Indeling zaal uitwerken
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken gekoeld zetten
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Materialen klaarzetten
2 personen
18
Zaalvloer controleren
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
3 personen
21
Buffet klaarzetten
3 personen
22
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
23
Presentatie klaarzetten
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
26
Licht en muziek instellen
2 personen
27
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
28
Catering controleren
2 personen

Event

29
Inloop begeleiden
3 personen
30
Gasten registreren
2 personen
31
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
32
Programma aankondigen
33
Presentaties begeleiden
2 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
37
Buffet aanvullen
2 personen
38
Diner serveren
4 personen
39
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
40
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Laatste ronde aankondigen
43
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Restanten veilig opbergen
2 personen
45
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Afval verzamelen
2 personen
48
Zaal schoonmaken
3 personen
49
Apparatuur opruimen
2 personen
50
Versiering verwijderen
2 personen
51
Materialen inventariseren
2 personen
52
Geleende spullen retourneren
2 personen
53
Koelboxen reinigen
2 personen
54
Naamkaartjes weggooien
55
Facturen verzamelen
56
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Tafelkledenaantal 10

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbordenaantal 12
Schaaltjesaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmessenaantal 3
Schaaltangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Directiekabelsaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 70

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Tips

Controleer de sponsorlijst voordat je uitnodigingen opstelt. Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur uiterlijk 4 weken vooraf en verwerk aanmeldingen wekelijks, zodat je 7 dagen voor de avond een definitief aantal hebt.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef de cateraar het definitieve overzicht uiterlijk 5 werkdagen van tevoren. Zet voor speciale gerechten aparte serveerschalen en opscheplepels klaar.
Bevestig sprekers en programma minimaal 2 weken vooraf. Test laptop, beamer, projectiescherm, draadloze microfoons en speakers uiterlijk de dag ervoor; controleer ook verlengkabels en stekkerdozen.
Maak de zaalindeling op basis van het programma: plaats ontvangsttafel en naamkaartjes bij binnenkomst, buffet- en tafels op een logische looproute en stoelen zo dat iedereen het scherm ziet. Loop de zaal 2 uur voor aanvang volledig na.
Koel dranken op tijd en zet hapjes, servies en koffievoorzieningen klaar voordat de ontvangst begint. Houd bij een avond met ontvangst en aansluitend programma rekening met een aparte plek voor glazen, water en gebruikte borden, zodat het buffet niet vastloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sponsoravond organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de sponsorlijst, locatie en uitnodigingen. Leg catering, programma en sprekers uiterlijk 2 weken voor de avond vast.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een sponsoravond?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf en vraag om aanmelding binnen 2 weken. Stuur 7 dagen voor de sponsoravond een bevestiging met programma, tijd en eventuele dieetafspraken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een sponsoravond klaar te zetten?: Plan minimaal 3 uur voor zaalopstelling, buffet, techniek, presentatie en naamkaartjes. Doe de apparatuurtest al de dag ervoor en reserveer op de avond zelf nog 30 minuten voor een laatste controle.
Wat regel je als laatste voor een sponsoravond?: Controleer op de dag zelf eerst de zaalvloer, tafels, stoelen en ontvangsttafel. Zet daarna gekoelde dranken, hapjes, presentatie en naamkaartjes klaar; rond deze controle uiterlijk 30 minuten voor ontvangst af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.