Cómo organizar una noche de patrocinadores sin imprevistos
Una noche de patrocinadores funciona mejor cuando la organizas en este orden: invitados, confirmaciones, programa, catering y montaje. Empieza comprobando la lista de patrocinadores y recoge las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido de comida. Después define el programa, confirma a los ponentes y reserva el lugar con tiempo suficiente para probar el sonido y la presentación. El día del evento, deja listas la recepción, las mesas, las tarjetas con nombres y las bebidas frías antes de que lleguen los primeros invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Comprobar la lista de patrocinadores
- 2
Redactar invitaciones
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Confirmar inscripciones
- 7
Desarrollar el programa
2 personas
- 8
Confirmar ponentes
- 9
Pedir el catering
- 10
Reservar el lugar
- 11
Probar el equipo
2 personas
- 12
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 13
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Enfriar las bebidas
2 personas
- 16
Preparar aperitivos
3 personas
- 17
Preparar los materiales
2 personas
- 18
Comprobar el suelo del salón
- 19
Montar mesas
3 personas
- 20
Colocar las sillas
3 personas
- 21
Preparar el buffet
3 personas
- 22
Montar el sistema de sonido
2 personas
- 23
Preparar la presentación
- 24
Colgar la decoración
2 personas
- 25
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
- 26
Configurar la luz y la música
2 personas
- 27
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 28
Comprobar el catering
2 personas
Evento
- 29
Acompañar la recepción
3 personas
- 30
Registrar a los invitados
2 personas
- 31
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 32
Anunciar el programa
- 33
Coordinar presentaciones
2 personas
- 34
Servir aperitivos
3 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Servir los platos de dieta
2 personas
- 37
Reponer el bufé
2 personas
- 38
Servir la cena
4 personas
- 39
Coordinar la entrega de premios
2 personas
- 40
Coordinar el momento de networking
2 personas
- 41
Servir café y té
2 personas
- 42
Anunciar la última ronda
- 43
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 44
Guardar los restos de forma segura
2 personas
- 45
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 46
Lavar la vajilla
3 personas
- 47
Recoger la basura
2 personas
- 48
Limpiar la sala
3 personas
- 49
Recoger el equipo
2 personas
- 50
Retirar la decoración
2 personas
- 51
Inventariar materiales
2 personas
- 52
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 53
Limpiar neveras portátiles
2 personas
- 54
Desechar las tarjetas con nombres
- 55
Recopilar facturas
- 56
Enviar mensajes de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de recepción
- Mantelescant. 10
Vajilla
- Platos de cenacant. 75
- Platos de postrecant. 75
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Platos de servircant. 12
- Cuencoscant. 16
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Pinzas para ensaladacant. 8
- Cucharonescant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cables de directrizcant. 3
Decoración
- Globoscant. 80
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 70
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de mesacant. 8
Catering
- Neveras portátilescant. 4
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 6
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de pedir el catering y deja al menos 5 días para recopilar alergias o preferencias dietéticas. Así puedes ajustar las cantidades y evitar cambios de última hora.
- Prepara el programa con horarios concretos, incluyendo la recepción, las intervenciones, la comida y el café. Confirma a cada ponente al menos 7 días antes y guarda la presentación también en el portátil.
- Haz la distribución de la sala antes de montar mesas y sillas: reserva una zona visible para la pantalla, deja pasillos libres y coloca la mesa de recepción cerca de la entrada. Comprueba además el suelo del salón antes de empezar el montaje.
- Prueba el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos, los altavoces y los cables con tiempo, no cuando ya estén llegando los invitados. Lleva regletas y cables alargadores preparados para evitar buscar conexiones durante el evento.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos con antelación, pero monta el buffet cerca de la hora de apertura. Calcula aproximadamente 2 bebidas por persona durante la primera hora y coloca las tarjetas con nombres antes de abrir la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de patrocinadores?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Envía las invitaciones con unas 3 semanas de margen, confirma las inscripciones y el catering 5 días antes, y reserva el último día para revisar el programa y el equipo.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a los patrocinadores?
- Envíalas aproximadamente 3 semanas antes del evento. Pide una respuesta como máximo 7 días antes para poder confirmar asistentes, preferencias dietéticas, tarjetas con nombres y cantidades del catering.
- ¿Cuándo hay que probar el sonido y el proyector?
- Haz una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de recibir a los invitados. Comprueba cada micrófono, los altavoces, la presentación, la pantalla, las regletas y los cables de conexión.
- ¿Cuánta bebida se necesita para una noche de patrocinadores?
- Calcula 2 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para toda la duración del evento. Enfría las bebidas al menos 4 horas antes si necesitas servirlas frías desde el comienzo.
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