Cómo organizar un picnic con gymkana sin improvisar
Un picnic con gymkana combina una actividad con recorrido, equipos y pruebas con una comida al aire libre, así que conviene separar la organización en dos partes. Empieza por el lugar, la ruta y el número de participantes; después prepara las pruebas, los mapas y los equipos. La comida y el montaje se dejan para el final, pero algunas compras y confirmaciones deben cerrarse con antelación. Este orden evita llegar al picnic sin material, sin información dietética o con una ruta imposible.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la ubicación del aparcamiento
- 2
Fijar el área de la búsqueda del tesoro
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Comprobar la ruta en el lugar
2 personas
- 7
Escribir las pruebas de la búsqueda del tesoro
2 personas
- 8
Diseñar mapas de la gymkana
- 9
Imprimir material de la búsqueda del tesoro
- 10
Formar equipos
- 11
Compartir la ruta y la previsión meteorológica
- 12
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 13
Hacer la compra
3 personas
- 14
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 15
Lavar frutas y verduras
2 personas
- 16
Preparar bocadillos y wraps
3 personas
- 17
Preparar ensaladas y aperitivos
3 personas
- 18
Rellenar sobres de pistas
2 personas
- 19
Empaquetar premios y materiales
2 personas
- 20
Cargar teléfonos y altavoz
- 21
Cargar los coches y el transporte
3 personas
- 22
Despejar el área de picnic
3 personas
- 23
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 24
Extender las mantas de picnic
2 personas
- 25
Montar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
- 26
Colgar la decoración
2 personas
- 27
Marcar los puntos de la búsqueda del tesoro
3 personas
- 28
Preparar el material de seguridad
Evento
- 29
Recepción de participantes
3 personas
- 30
Explicar la ruta a los equipos
2 personas
- 31
Hacer que los grupos de la búsqueda del tesoro empiecen
3 personas
- 32
Comprobar los puestos de la búsqueda del tesoro
3 personas
- 33
Rellenar las bebidas
2 personas
- 34
Servir el buffet y los aperitivos
4 personas
- 35
Marcar las comidas vegetarianas
- 36
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
- 37
Anunciar al ganador de la búsqueda del tesoro
- 38
Entregar premios
2 personas
- 39
Encender la iluminación exterior
Seguimiento
- 40
Recoger la basura
3 personas
- 41
Vaciar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
- 42
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 43
Retirar los puntos de la gincana
3 personas
- 44
Retirar la decoración y la iluminación
2 personas
- 45
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
- 46
Dejar el recinto limpio
3 personas
- 47
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
- 48
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 49
Guardar de forma segura la comida sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 60
- Mantas de picniccant. 10
- Mesas de buffetcant. 2
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 60
- Cuencos reutilizablescant. 60
- Vasos reutilizablescant. 70
- Cubiertos reutilizablescant. 70
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Acumuladores de fríocant. 24
- Altavoz portátil
- Baterías externascant. 3
- Megáfono
- Cajas de almacenamiento impermeablescant. 6
Material deportivo
- Conoscant. 20
- Cuerdacant. 2
- Cronómetroscant. 4
Decoración
- Guirnalda de banderinescant. 4
- Mantelescant. 8
- Carteles del menúcant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Faroles LEDcant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
- Termoscant. 4
- Dispensadores de bebidascant. 3
Limpieza
- Palangana para lavarcant. 2
- Paños de limpiezacant. 10
- Escoba y recogedorcant. 2
- Set de primeros auxilios
Material para la búsqueda del tesoro
- Mapas de rutacant. 15
- Cartas de tareascant. 60
- Sobrescant. 60
- Bolígrafoscant. 30
- Premioscant. 6
Catering
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 8
- Recipientes para alimentos con cierrecant. 12
- Jarras de aguacant. 6
- Filtros de cafécant. 100
- Portafiltro de técant. 2
- Azucareroscant. 2
- Jarras de lechecant. 4
- Nevera portátil para productos dietéticoscant. 2
- Carteles de mesacant. 6
- Cajas de bebidascant. 6
- Compras
Consejos
- Reserva el aparcamiento y fija el área de la búsqueda del tesoro antes de enviar las invitaciones. Comprueba la ruta físicamente y calcula una duración realista, incluyendo pausas y desplazamientos entre pruebas.
- Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Con esa cifra prepara la compra, los bocadillos, los wraps, las ensaladas y los aperitivos sin depender de cantidades aproximadas.
- Escribe las pruebas después de comprobar la ruta, no antes. Prepara un mapa por equipo, imprime el material y guarda cada conjunto de pistas en un sobre impermeable para que una lluvia no arruine la actividad.
- Forma los equipos con antelación y comparte la ruta y la previsión meteorológica 48 horas antes. Indica también el punto de aparcamiento, la hora de llegada y qué hacer si alguien se retrasa.
- El día anterior carga teléfonos, altavoz, megáfono y baterías externas, y deja listos los acumuladores de frío. El mismo día transporta primero las neveras y el material de la gymkana; después monta mesas, mantas, buffet y bebidas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un picnic con gymkana?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el aparcamiento, fijar la zona, enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Deja cerradas las preferencias dietéticas y la compra aproximadamente 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que comprobar la ruta de una gymkana?
- Comprueba la ruta entre 10 y 14 días antes, cuando ya conozcas la zona y el recorrido previsto. Haz una segunda revisión 48 horas antes para confirmar accesos, obstáculos y posibles cambios por el tiempo.
- ¿Cuándo se preparan las pistas y los mapas?
- Escribe las pruebas después de revisar la ruta y prepara los mapas cuando estén definidos los equipos. Imprime todo y rellena los sobres de pistas como máximo 1 o 2 días antes, guardándolos en cajas impermeables.
- ¿Qué se prepara el día anterior para un picnic con gymkana?
- El día anterior carga teléfonos, altavoz y baterías externas; prepara premios, material, acumuladores de frío y parte de la comida. Lava frutas y verduras y deja listos los sobres, pero monta el buffet y las mesas el mismo día.
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