Zo organiseer je een speurtocht zonder gedoe

Begin met een route die past bij de leeftijd, groepsgrootte en beschikbare tijd. Kies daarna een thema, controleer de route op veiligheid en regel toestemming als je terrein of openbare ruimte gebruikt. Werk vervolgens de teams, routekaarten, clues en checkpoints uit. Plan de praktische voorbereiding niet te krap: printen, lamineren, boodschappen doen en materialen klaarzetten kosten al snel meerdere uren. Controleer vlak voor de start het weer en leg noodnummers en de route vast voor alle begeleiders.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en thema bepalen
2 personen
2
Startlocatie bevestigen
3
Route op veiligheid controleren
2 personen
4
Benodigde toestemming regelen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Contactgegevens controleren
9
Teams samenstellen
2 personen
10
Begeleiders indelen
2 personen
11
Routekaarten uitwerken
2 personen
12
Clues en opdrachten schrijven
2 personen
13
Clues en opdrachten printen
14
Routekaarten lamineren
15
Checkpointmaterialen verzamelen
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Noodnummers en route delen
19
Weersverwachting controleren
20
Materialen naar locatie brengen
2 personen
21
Startpunt schoon en veilig maken
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
23
Startpunt versieren
2 personen
24
Checkpointmaterialen klaarzetten
3 personen
25
Clues langs de route plaatsen
3 personen
26
Verlichting langs route controleren
2 personen
27
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
28
Dranken koud zetten

Event

29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Teams en regels uitleggen
2 personen
31
Startpakketten uitdelen
2 personen
32
Teams gefaseerd laten starten
2 personen
33
Checkpoints bemannen
5 personen
34
Opdrachten begeleiden
5 personen
35
Dranken bijvullen
36
Pauzesnacks uitdelen
2 personen
37
Binnenkomende teams registreren
2 personen
38
Antwoorden en punten controleren
2 personen
39
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
40
Avondhapjes serveren
2 personen

Nazorg

41
Clues en routeborden ophalen
3 personen
42
Materialen sorteren
2 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
46
Startlocatie schoonmaken
3 personen
47
Overgebleven eten koelen
48
Materialen retourneren
2 personen
49
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 4
Stoelenaantal 12
Partytent
Klaptafelaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 6
Megafoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 10
Hoofdlampenaantal 12
Batterijen AAaantal 24

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Touwaantal 3
Hoepelsaantal 6
Blinddoekenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Waterdichte bakjesaantal 12

Papierwaren

Routekaartenaantal 8
Opdrachtkaartenaantal 40
Antwoordformulierenaantal 40
Pennenaantal 40
Potlodenaantal 20
Klembordenaantal 8
Markeerstiftenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 30
Afzetlintaantal 4
Vlaggenlijnaantal 3
Ducttapeaantal 4
Haringenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Waterkannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Scharenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de route eerst helemaal zelf en noteer per checkpoint de exacte opdracht, benodigde spullen en maximale tijd. Reken voor een speurtocht van 90 minuten op ongeveer 6 tot 8 opdrachten, zodat teams niet lang hoeven te wachten.
Zet teams pas samen nadat de aanmeldingen en contactgegevens compleet zijn. Verdeel begeleiders vooraf over startpunt, checkpoints en route; voorzie elk mobiel team van een opgeladen portofoon of telefoon en een powerbank.
Maak per team een apart pakket met routekaart, opdrachtkaarten, antwoordformulieren, pennen en een klembord. Print minimaal één reservepakket en bewaar clues in waterdichte bakjes als de route buiten loopt.
Plaats routekaarten en clues niet pas bij de start, maar loop de route kort vooraf na. Gebruik pionnen, afzetlint of een vlaggenlijn op plekken waar deelnemers verkeerd kunnen lopen, en haal alles na afloop weer weg.
Plan een laatste controle 60 minuten voor vertrek: weersverwachting, batterijen, verlichting, startlocatie, checkpointmaterialen en boodschappen. Neem bij schemer of een late finish LED-lantaarns en hoofdlampen mee; reken niet op straatverlichting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een speurtocht te organiseren?: Reken op minimaal 1 tot 2 weken voor een eenvoudige speurtocht met een vaste route. Plan in de laatste 2 dagen tijd voor printen, lamineren, boodschappen en het verzamelen van checkpointmaterialen.
Hoeveel opdrachten heeft een speurtocht van anderhalf uur nodig?: Gebruik ongeveer 6 tot 8 checkpoints voor 90 minuten. Geef per opdracht gemiddeld 8 tot 12 minuten en houd extra tijd over voor lopen, uitleg en teams die vastlopen.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een speurtocht?: Plan minimaal 1 begeleider bij het startpunt en 1 per vast checkpoint. Bij een route met meerdere vertakkingen of jonge deelnemers is 1 begeleider per team of routegedeelte veiliger.
Wanneer moet je toestemming regelen voor een speurtocht?: Vraag toestemming zodra de route en startlocatie vaststaan, bij voorkeur minstens 2 weken vooraf. Dat geeft tijd om een alternatief te regelen als een deel van de route niet gebruikt mag worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.