Zo organiseer je een spelmiddag zonder chaos

Begin bij de groepsgrootte en de beschikbare ruimte. Reserveer de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt en vraag direct naar dieetwensen, favoriete spellen en aanmeldingen. Kies daarna spellen die passen bij het aantal spelers en deel de ruimte op in duidelijke speelhoeken. Controleer het materiaal vooraf, zet hapjes en dranken op tijd klaar en plan op de dag zelf extra tijd voor tafels, stoelen en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Spelkeuze inventariseren
2 personen
6
Spellen controleren
2 personen
7
Spelregels klaarleggen
2 personen
8
Tafelschikking maken
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Hapjes voorbereiden
3 personen
13
Spelmateriaal sorteren
2 personen
14
Locatie openen
2 personen
15
Tafels opstellen
4 personen
16
Stoelen plaatsen
3 personen
17
Spelhoeken inrichten
4 personen
18
Versiering ophangen
2 personen
19
Buffet klaarzetten
3 personen
20
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
21
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

22
Inloop registreren
2 personen
23
Speluitleg geven
2 personen
24
Spelrondes begeleiden
4 personen
25
Dranken bijvullen
2 personen
26
Hapjes aanvullen
2 personen
27
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
28
Tafelindeling wisselen
3 personen
29
Avondspellen begeleiden
4 personen
30
Laatste ronde aankondigen
31
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

32
Spellen verzamelen
3 personen
33
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
34
Servies afwassen
3 personen
35
Afval verzamelen
2 personen
36
Locatie schoonmaken
3 personen
37
Versiering verwijderen
2 personen
38
Spelmateriaal terugbrengen
2 personen
39
Geleende spullen retourneren
2 personen
40
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelaantal 2
Garderoberek

Spelmateriaal

Bordspellenaantal 18
Kaartspellenaantal 8
Dobbelstenenaantal 30
Pionnenaantal 60
Speelkaartenhoudersaantal 12
Scoreblokkenaantal 10
Pennenaantal 30
Prijzenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerbestekaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 6
Tafelkleedjesaantal 8
Naambadgesaantal 60

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Schoonmaak

Bezem
Vloertrekker
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per spelhoek één tafel en vier tot zes stoelen, afhankelijk van de spelregels. Zo voorkom je dat spelers tijdens de eerste ronde nog moeten schuiven.
Controleer spellen uiterlijk één week vooraf op ontbrekende kaarten, pionnen, dobbelstenen en scoreblokken. Leg spelregels en pennen per tafel klaar.
Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en sluit de boodschappenlijst drie dagen vooraf. Zet serveerschalen en serveerbestek apart klaar voor het buffet.
Koel dranken minimaal vier uur vooraf en reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon. Gebruik koelboxen als er geen koelkast bij de locatie is.
Open de locatie minstens 90 minuten voor de inloop. Zet eerst tafels, stoelen en spelhoeken neer, daarna ontvangsttafel, buffet, koffie en thee en pas als laatste de versiering.

Veelgestelde vragen

Hoeveel spellen heb je nodig voor een spelmiddag?: Kies minimaal één spel per geplande speelhoek en houd twee extra spellen achter de hand. Voor 20 deelnemers zijn bijvoorbeeld vier speelhoeken met elk één spel plus twee reserveopties praktisch.
Hoe lang van tevoren moet je een spelmiddag organiseren?: Begin ongeveer vier weken vooraf met de locatie en uitnodigingen. Controleer spellen, dieetwensen en boodschappen uiterlijk één week tot drie dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig om een spelmiddag klaar te zetten?: Reken op minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, spelhoeken, buffet, koffie en thee en ontvangst. Met één helper kan de inrichting meestal binnen twee uur klaar zijn.
Hoeveel drankjes en hapjes heb je nodig voor een spelmiddag?: Voor het eerste uur reken je op twee tot drie drankjes per persoon. Voor hapjes werkt ongeveer één kleine portie per persoon per uur; leg een deel later klaar zodat alles niet meteen op is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.