Zo organiseer je een spelmiddag in een zorginstelling
Begin vier tot zes weken vooraf met de ruimte, datum en tijden. Daarna verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en informatie over begeleiding, zodat het programma past bij de deelnemers. Plan meerdere rustige spelhoeken en houd een aparte rustplek vrij. Controleer materialen, toegankelijkheid en techniek uiterlijk een week vooraf. Op de dag zelf werk je van ontvangst en uitleg naar begeleid spelen, met bingo als vast onderdeel en voldoende tijd voor pauzes.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Ruimte reserveren
- 2
Datum en tijden bevestigen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Begeleiders inplannen
- 7
Spelprogramma afdrukken
- 8
Deelnemerslijst afdrukken
- 9
Spelmaterialen controleren
2 personen
- 10
Boodschappen doen
2 personen
- 11
Dieetproducten apart zetten
- 12
Dranken koelen
2 personen
- 13
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 14
Servies klaarzetten
2 personen
- 15
Tafels opstellen
3 personen
- 16
Stoelen plaatsen
3 personen
- 17
Spelhoeken inrichten
3 personen
- 18
Versiering ophangen
2 personen
- 19
Rusthoek inrichten
2 personen
- 20
Muziek en microfoon testen
2 personen
- 21
Toegankelijkheid controleren
2 personen
- 22
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Event
- 23
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 24
Spelregels uitleggen
2 personen
- 25
Bingo begeleiden
3 personen
- 26
Koffie en thee serveren
3 personen
- 27
Dranken bijvullen
2 personen
- 28
Spelrondes begeleiden
5 personen
- 29
Hapjes serveren
3 personen
- 30
Pauze en rustmoment begeleiden
3 personen
- 31
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
- 32
Dieetmaaltijden uitdelen
2 personen
- 33
Muziekquiz begeleiden
2 personen
- 34
Prijsjes uitreiken
2 personen
- 35
Laatste ronde serveren
2 personen
- 36
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 37
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
- 38
Afval scheiden
2 personen
- 39
Servies afwassen
3 personen
- 40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 41
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 43
Decoratie verwijderen
2 personen
- 44
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Ruststoelenaantal 4
- Krukkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Bordenaantal 60
- Kommenaantal 20
- Messenaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Lepelsaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
- Schenk kannenaantal 6
- Serveerbladenaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Bluetoothspeaker
- Draadloze microfoon
- Verlengkabelsaantal 3
Spelmateriaal
- Bingokaartenaantal 60
- Bingomolen
- Groteletterkaartenaantal 4
- Dominosetsaantal 4
- Mens-erger-je-nietaantal 4
- Puzzelsaantal 4
- Zachte ballenaantal 6
- Dobbelstenenaantal 12
- Scorekaartenaantal 60
- Pennenaantal 60
- Prijspakketjesaantal 20
Decoratie
- Slingersaantal 8
- Tafelversieringaantal 6
- Ballonnenaantal 40
- Naambadgesaantal 60
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Vuilniszakhoudersaantal 4
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blik
- Afwasteilenaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan per spelhoek minimaal één begeleider en laat vooraf vastleggen wie de bingo begeleidt. Zo blijft er tijdens het spel iemand beschikbaar voor deelnemers die extra uitleg of hulp nodig hebben.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk twee weken vooraf en zet dieetproducten apart voordat de hapjes en dranken worden klaargezet. Dat voorkomt zoeken en vergissingen tijdens de ontvangst.
- Maak de ruimte eerst toegankelijk en zet daarna tafels, stoelen en spelhoeken neer. Houd looppaden vrij en plaats ruststoelen in een rustige hoek, niet achter de geluidsinstallatie.
- Test de Bluetoothspeaker en draadloze microfoon uiterlijk één dag vooraf op de plek waar je ze gebruikt. Leg verlengkabels zo dat niemand erover kan struikelen en zorg dat de uitleg ook zonder versterking verstaanbaar blijft.
- Leg per tafel alleen het benodigde spelmateriaal klaar en controleer bingokaarten, bingomolen, pennen en scorekaarten op volledigheid. Print het spelprogramma en de deelnemerslijst vooraf, zodat je tijdens de ontvangst niet hoeft te improviseren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een spelmiddag in een zorginstelling?
- Reserveer de ruimte en bevestig datum en tijden vier tot zes weken vooraf. Verstuur uitnodigingen daarna direct en sluit de inventarisatie van aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk twee weken voor de spelmiddag.
- Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een spelmiddag?
- Plan minimaal één begeleider per actieve spelhoek en daarnaast één persoon voor ontvangst of algemene hulp. Bij vier spelhoeken betekent dat minstens vier spelbegeleiders, plus een aparte ontvangsttaak als deelnemers extra ondersteuning nodig hebben.
- Hoe richt je een spelmiddag in voor deelnemers die rust nodig hebben?
- Richt naast de spelhoeken één aparte rusthoek in met ruststoelen en houd de route ernaartoe vrij. Plan na ongeveer 45 tot 60 minuten spelen een pauzemoment, zodat deelnemers niet pas stoppen wanneer ze al overprikkeld zijn.
- Wanneer test je de microfoon en muziek voor de spelmiddag?
- Test de Bluetoothspeaker, draadloze microfoon en verlengkabels uiterlijk één dag vooraf op de uiteindelijke opstelling. Doe op de dag zelf nog een korte controle voordat deelnemers binnenkomen, omdat tafels en stoelen het geluid kunnen veranderen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!