Zo organiseer je een spellingwedstrijd

Een spellingwedstrijd staat of valt met duidelijke regels, zorgvuldig gekozen woorden en een strak verloop op de wedstrijddag. Leg eerst datum, locatie, categorieën en wedstrijdreglement vast. Regel daarna jury, presentator en vrijwilligers, en werk vanuit de aanmeldingen toe naar de woordenlijsten en finaleronde. Met een draaiboek, aparte jury- en deelnemerspakketten en geprinte scoreformulieren voorkom je dat beslissingen of materialen tijdens de wedstrijd ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
3
Deelnemerscategorieën bepalen
2 personen
4
Juryleden benaderen
5
Presentator vastleggen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vragen van deelnemers beantwoorden
12
Wedstrijdwoorden samenstellen
3 personen
13
Reservewoorden selecteren
2 personen
14
Finaleronde voorbereiden
2 personen
15
Jury-instructies schrijven
2 personen
16
Draaiboek uitwerken
2 personen
17
Reserveringen bevestigen
18
Catering bestellen
2 personen
19
Prijzen en certificaten bestellen
20
Naamkaartjes maken
2 personen
21
Deelnemerslijst afdrukken
22
Scoreformulieren afdrukken
2 personen
23
Wedstrijdwoorden afdrukken
2 personen
24
Pakketten voor jury maken
2 personen
25
Pakketten voor deelnemers maken
2 personen
26
Cateringlevering bevestigen
27
Weersverwachting controleren
28
Materialen verzamelen
3 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Jurytafel inrichten
2 personen
33
Registratietafel inrichten
2 personen
34
Geluidsapparatuur testen
2 personen
35
Presentatietafel inrichten
2 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Dranken koelen
2 personen
38
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
39
Hapjes klaarzetten
2 personen
40
Jury ontvangen
2 personen
41
Jurybriefing geven
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
2 personen
43
Deelnemers registreren
4 personen
44
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
45
Publiek naar plaatsen begeleiden
2 personen
46
Opening aankondigen
47
Regels voorlezen
48
Eerste ronde begeleiden
4 personen
49
Scores controleren
3 personen
50
Pauzehapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Finalisten bekendmaken
53
Finaleronde begeleiden
4 personen
54
Tussenstanden verwerken
3 personen
55
Avondpauze verzorgen
3 personen
56
Beslissende ronde begeleiden
4 personen
57
Eindscores controleren
3 personen
58
Winnaars bekendmaken
59
Prijzen uitreiken
2 personen
60
Certificaten uitreiken
2 personen
61
Groepsfoto maken
2 personen
62
Afsluiting aankondigen
63
Publiek uitgeleiden
2 personen

Nazorg

64
Overgebleven catering verpakken
2 personen
65
Materialen sorteren
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Versiering verwijderen
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Locatie schoonmaken
3 personen
71
Geluidsapparatuur uitschakelen
72
Materialen terugbrengen
2 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Uitslagen naar deelnemers sturen
75
Certificaten digitaal archiveren
76
Foto's delen met school

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Jurytafel
Registratietafel
Presentatietafel
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Timeraantal 2
Fotocamera

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 60
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Dienbladenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Voedselbakkenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 2

Kantoor

Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 40
Potlodenaantal 40
Gummenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Whiteboardstiftenaantal 8
Whiteboard
Notitieblokkenaantal 15
Enveloppenaantal 100
Naamkaartjesaantal 100
Scoreformulierenaantal 150
Deelnemerslijstenaantal 10
Wedstrijdwoordenaantal 150
Jury-instructiesaantal 10
Certificatenaantal 80
Prijzenaantal 10
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 6
Nietmachinesaantal 3
Paperclipsaantal 200

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Welkomstbord
Naamstickersaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het reglement vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Beschrijf onder meer hoeveel pogingen een deelnemer krijgt, hoe je omgaat met uitspraakvragen en wanneer een finaleronde start; zo beantwoorden jury en organisatie dezelfde vragen.
Werk met categorieën voordat je deelnemerslijst definitief wordt. Noteer per deelnemer de categorie en eventuele dieetwensen, zodat registratie, catering, naamkaartjes en wedstrijdwoorden op elkaar aansluiten.
Maak naast de wedstrijdwoorden een set reservewoorden. Houd die apart voor het geval een woord onduidelijk is, al eerder is gebruikt of de jury een ronde moet verlengen; druk beide sets vóór de wedstrijddag af.
Geef juryleden een eigen pakket met jury-instructies, woorden en scoreformulieren. Plan daarnaast een korte briefing vóór de start, zodat iedereen weet wie uitspraak toelicht, scores controleert en een bezwaar behandelt.
Test techniek en timing op locatie voordat deelnemers binnenkomen. Controleer de draadloze microfoons, luidsprekers, laptop, beamer, timer, verlengsnoeren en stekkerdozen; reserveer ook tijd voor registratie en het uitdelen van naamkaartjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het organiseren van een spellingwedstrijd?: Reken op minimaal 4 tot 6 weken voor een kleinschalige spellingwedstrijd. In die periode regel je locatie, jury en presentator, verstuur je uitnodigingen, verwerk je aanmeldingen en bereid je woorden, prijzen en draaiboek voor.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een spellingwedstrijd?: Plan minimaal 3 juryleden: één persoon kan het woord en de uitspraak bewaken, terwijl anderen spelling en scores controleren. Wijs daarnaast één vervanger aan als een jurylid op de dag zelf uitvalt.
Hoeveel woorden heb je nodig voor een spellingwedstrijd?: Maak per categorie genoeg woorden voor alle geplande rondes en voeg minimaal 20 procent reservewoorden toe. Plan voor de finaleronde een aparte set, zodat je niet tijdens het beslissende onderdeel nieuwe woorden hoeft te selecteren.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een spellingwedstrijd versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vóór de wedstrijd en geef deelnemers minimaal 10 dagen om zich aan te melden. Sluit de inschrijving daarna op tijd om de deelnemerslijst, categorieën, catering en pakketten af te ronden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.