Organiser un concours d’orthographe, étape par étape

Un concours d’orthographe repose sur une préparation très précise : les règles, les catégories et le rôle du jury doivent être fixés avant d’ouvrir les inscriptions. Commencez par réserver le lieu et les personnes indispensables, puis construisez les listes de mots et le déroulé. Prévoyez aussi le matériel de sonorisation, les feuilles de score et les dossiers du jury. Les oublis les plus fréquents concernent les mots de réserve, les besoins alimentaires et le temps nécessaire à la finale.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le règlement du concours
2 personnes
3
Définir les catégories de participants
2 personnes
4
Contacter les membres du jury
5
Réserver un animateur
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Rédiger les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répondre aux questions des participants
12
Composer les mots du concours
3 personnes
13
Sélectionner les mots de réserve
2 personnes
14
Préparer la finale
2 personnes
15
Rédiger les instructions du jury
2 personnes
16
Élaborer le déroulé
2 personnes
17
Confirmer les réservations
18
Commander le catering
2 personnes
19
Commander les prix et les certificats
20
Créer des badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer la liste des participants
22
Imprimer les feuilles de score
2 personnes
23
Imprimer les mots du concours
2 personnes
24
Préparer les dossiers pour le jury
2 personnes
25
Préparer des kits pour les participants
2 personnes
26
Confirmer la livraison du catering
27
Vérifier les prévisions météo
28
Rassembler le matériel
3 personnes

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Installer la table du jury
2 personnes
33
Installer la table d'inscription
2 personnes
34
Tester le matériel sonore
2 personnes
35
Aménager la table de présentation
2 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Refroidir les boissons
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Préparer les en-cas
2 personnes
40
Accueillir le jury
2 personnes
41
Briefing du jury
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
2 personnes
43
Enregistrer les participants
4 personnes
44
Distribuer les badges
2 personnes
45
Guider le public vers les places
2 personnes
46
Annoncer l'ouverture
47
Lire les règles
48
Encadrer la première manche
4 personnes
49
Vérifier les scores
3 personnes
50
Servir les en-cas de pause
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Annoncer les finalistes
53
Animer la finale
4 personnes
54
Mettre à jour les classements intermédiaires
3 personnes
55
Assurer la pause du soir
3 personnes
56
Animer la finale
4 personnes
57
Vérifier les scores finaux
3 personnes
58
Annonce des gagnants
59
Remettre les prix
2 personnes
60
Remettre les certificats
2 personnes
61
Prendre une photo de groupe
2 personnes
62
Annoncer la clôture
63
Accompagner le public à la sortie
2 personnes

Suivi

64
Emballer le catering restant
2 personnes
65
Trier les matériaux
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
3 personnes
71
Éteindre le matériel sonore
72
Rapporter le matériel
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Envoyer les résultats aux participants
75
Archiver les certificats numériquement
76
Partager les photos avec l’école

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Table du jury
Table d'inscription
Table de présentation
Tabouretsqté 6

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Minuterieqté 2
Appareil photo

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 60
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Plateauxqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Bacs alimentairesqté 8
Tire-bouchonsqté 2

Bureau

Presse-papiersqté 12
Stylos à billeqté 40
Crayonsqté 40
Gommesqté 30
Marqueursqté 12
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Tableau blanc
Blocs-notesqté 15
Enveloppesqté 100
Badges nominatifsqté 100
Feuilles de scoreqté 150
Listes de participantsqté 10
Mots de la compétitionqté 150
Consignes du juryqté 10
Certificatsqté 80
Prixqté 10
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Trombonesqté 200

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Panneau d’accueil
Étiquettes nominativesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord la date, le lieu et les catégories, puis rédigez le règlement avant d’envoyer les invitations. Les participants doivent connaître les critères d’inscription, les règles de passage et le format de la finale dès le départ.
Constituez le jury au moins 3 à 4 semaines avant le concours. Préparez pour chaque membre un dossier avec les consignes, les mots imprimés et les feuilles de score afin d’éviter les décisions improvisées le jour J.
Préparez les mots du concours et une liste de réserve suffisamment tôt, puis relisez-les à plusieurs. Une erreur d’orthographe, une prononciation ambiguë ou un mot trop difficile peut déséquilibrer une manche entière.
Organisez les inscriptions avec une date limite située environ 7 jours avant l’événement. Utilisez cette étape pour recueillir les besoins alimentaires, répondre aux questions et imprimer la liste définitive des participants et les badges.
Testez la salle au moins 1 heure avant l’arrivée du public : microphones, haut-parleurs, ordinateur, vidéoprojecteur, minuterie et rallonges. Installez séparément la table d’inscription, la table du jury et l’espace de présentation pour fluidifier les déplacements.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d’orthographe ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer le jury et l’animateur, ouvrir les inscriptions, composer les mots et commander les prix et certificats.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concours d’orthographe ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date du concours. Fixez la clôture des inscriptions à 7 jours de l’événement pour disposer du nombre final de participants et préparer les dossiers.
Combien de mots faut-il prévoir pour un concours d’orthographe ?: Préparez les mots correspondant au déroulé prévu, avec une réserve d’au moins 20 % en plus. Cette marge couvre les égalités, les changements de rythme et les mots écartés après relecture.
Que faut-il préparer pour le jury le jour du concours ?: Remettez à chaque juré un dossier contenant les consignes, les mots du concours et les feuilles de score. Prévoyez aussi une minuterie et testez le microphone avant le début, idéalement 60 minutes à l’avance.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.