Zo organiseer je een spelletjesavond zonder chaos

Begin een spelletjesavond niet met versiering, maar met de groepsgrootte en het spelprogramma. Reserveer de ruimte, verstuur de uitnodigingen en verzamel dieetwensen voordat je eten en tafels regelt. Kies daarna spellen voor verschillende aantallen spelers en controleer of alle onderdelen, spelregels en timers compleet zijn. Op de dag zelf werk je van lege ruimte naar ingerichte spelstations, buffet en ontvangst, zodat je niet tijdens het eerste spel nog stoelen of verlengkabels moet zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Uitnodiging opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Spellenprogramma maken
2 personen
8
Spellen verzamelen
2 personen
9
Spellen controleren
2 personen
10
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Geleende spullen ophalen
2 personen
13
Spelregels printen
14
Naamkaartjes voorbereiden
15
Apparatuur opladen
16
Ruimte voorbereiden
3 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen plaatsen
3 personen
19
Spelstations inrichten
4 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Buffet klaarzetten
3 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Pizza's voorbereiden
3 personen
24
Geluidsinstallatie testen

Event

25
Gasten ontvangen
2 personen
26
Spelregels uitleggen
2 personen
27
Spellen begeleiden
4 personen
28
Diner serveren
3 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Snacks bijvullen
2 personen
31
Gebruikte tafels afruimen
2 personen
32
Servies afwassen
2 personen
33
Laatste ronde aankondigen
34
Spellen innemen
3 personen

Nazorg

35
Ruimte ontruimen
4 personen
36
Afval verzamelen
2 personen
37
Servies schoonmaken
2 personen
38
Ruimte schoonmaken
3 personen
39
Spullen retourneren
2 personen
40
Gevonden voorwerpen afhandelen
41
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Tafelkledenaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Buffettafelsaantal 2

Spelmateriaal

Bordspellenaantal 15
Kaartspellenaantal 8
Puzzelsaantal 3
Dobbelsteensetsaantal 10
Speltimersaantal 6
Scoreblokkenaantal 8
Spelfichesaantal 10
Speelkaartenhoudersaantal 6

Servies

Drinkglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerkommenaantal 10
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 3

Decoratie

Slingersaantal 6
Ballonnenaantal 40
Tafelnummersaantal 8
Naamkaartjesaantal 50

Organisatie

Stiftenaantal 12
Pennenaantal 20
Geprinte spelregelsaantal 20
Allergeenkaartjesaantal 20

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per spelstation 4 tot 6 spelers en zet minstens één reserveactiviteit klaar, zoals een kaartspel, puzzel of dobbelspel. Zo kan een late afmelding of ongelijke groepsgrootte worden opgevangen.
Controleer spellen uiterlijk een week vooraf op ontbrekende kaarten, fiches, dobbelstenen en scoreblokken. Print de spelregels en leg per tafel alles bij elkaar; dat voorkomt zoeken zodra de gasten binnenkomen.
Maak de ruimte minstens 90 minuten voor aanvang klaar. Zet tafels en stoelen eerst neer, richt daarna de spelstations in en houd één tafel vrij voor buffet, borden en serveerschalen.
Zet dranken minimaal 2 uur vooraf koud en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Regel koffie, thee en water apart, zodat de speeltafels niet onnodig vol staan met kannen en kopjes.
Test de Bluetoothspeaker, koffiezetapparaat en waterkoker vóór de gasten arriveren en leg stekkerdozen en verlengkabels op hun plek. Laad apparatuur de avond ervoor op en houd kabels buiten de looproute.

Veelgestelde vragen

Hoeveel spellen heb je nodig voor een spelletjesavond?: Plan voor een avond van 3 tot 4 uur ongeveer 1 hoofdspel per 4 tot 6 gasten, plus 2 korte reserveactiviteiten. Neem bij 20 gasten bijvoorbeeld 4 spelstations en 2 kaart- of dobbelspellen achter de hand.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een spelletjesavond?: Reken op ongeveer 1,5 tot 2 m² per gast, inclusief tafels, stoelen en loopruimte. Voor 20 gasten heb je dus grofweg 30 tot 40 m² nodig; reserveer daarnaast een aparte plek voor buffet en kapstokken.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een spelletjesavond versturen?: Stuur de uitnodiging 3 tot 4 weken vooraf en vraag om bevestiging uiterlijk 10 dagen voor de avond. Dan heb je tijd om dieetwensen te verzamelen, spellen per groepsgrootte te verdelen en boodschappen te doen.
Hoe lang van tevoren moet je een spelletjesavond klaarzetten?: Begin minimaal 90 minuten voor aanvang met de ruimte. Zet spellen, spelregels en naamkaartjes vooraf klaar en plan de laatste 15 minuten voor het koud zetten van dranken, het testen van geluid en het ontvangen van gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.