Zo organiseer je een speelgoedmarkt zonder chaos

Een speelgoedmarkt staat of valt met een duidelijke volgorde: eerst leg je locatie, datum en verkoopvoorwaarden vast, daarna werf en bevestig je verkopers. Zodra het aantal tafels bekend is, maak je de indeling en plan je vrijwilligers, betalingen en stroom. De meeste problemen ontstaan doordat verkopers te laat weten waar ze staan, wisselgeld ontbreekt of koffie en bewegwijzering pas op de ochtend zelf worden geregeld. Met dit plan houd je overzicht van de eerste aanmelding tot het opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
3
Verkoopvoorwaarden opstellen
4
Verkopersformulier maken
5
Aanmeldingen openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie online plaatsen
8
Posters ophangen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Verkoperslijst bevestigen
12
Tafelindeling maken
13
Stroompunten controleren
14
Toiletten controleren
15
Kassa- en wisselgeldplan maken
16
Plattegrond voor verkopers maken
17
Vrijwilligers inplannen
18
Bevestiging naar verkopers sturen
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Verkoopmaterialen verzamelen
2 personen
22
Naamkaartjes voorbereiden
23
Prijsetiketten sorteren
24
Koffie en thee klaarzetten
25
Contant geld klaarleggen
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Licht en stroom inschakelen
2 personen
28
Tafels en stoelen uitladen
4 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Verkoopvakken markeren
2 personen
32
Informatiebalie inrichten
2 personen
33
Kassa inrichten
2 personen
34
Koffiepunt inrichten
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Versiering ophangen
2 personen
37
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
38
Veilige looproutes controleren
2 personen
39
Verkopers ontvangen
3 personen
40
Verkopers naar tafels wijzen
3 personen
41
Verkooptafels laten inrichten
4 personen
42
Prijsetiketten uitdelen
2 personen
43
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

44
Deuren openen
3 personen
45
Bezoekers welkom heten
2 personen
46
Informatie verstrekken
2 personen
47
Kassa bemannen
2 personen
48
Verkopers ondersteunen
2 personen
49
Dranken serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
52
Koffie en thee bijvullen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
55
Tafels en looppaden controleren
2 personen
56
Laatste verkoopronde aankondigen
57
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

58
Kassa afsluiten
2 personen
59
Verkopers laten afbouwen
4 personen
60
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Overgebleven eten verpakken
2 personen
63
Servies afwassen
2 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Materialen terugbrengen
2 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Verloren voorwerpen registreren
70
Gevonden voorwerpen bewaren
71
Verkopers afrekenen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 30
Stoelenaantal 40
Informatiebalie
Krukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 12
Partytentenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8
Flessenopenersaantal 3

Apparatuur

Kassaladesaantal 3
Rekenmachinesaantal 3
Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Decoratieve bordjesaantal 10
Naamkaartjesaantal 40
Prijsetikettenaantal 500
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Moppenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat de verkoopvoorwaarden klaar zijn. Zet daarin onder meer de beschikbare tafelruimte, aanlevertijd en uiterste afmeldtermijn, zodat je later niet met uitzonderingen hoeft te werken.
Maak de tafelindeling zodra de verkoperslijst definitief is en nummer de plaatsen. Stuur iedere verkoper vooraf een bevestiging met het tafelnummer, de ingang en het tijdstip waarop opbouwen begint.
Regel contante betalingen minimaal één dag vooraf. Verdeel het wisselgeld over kassalades, leg een rekenmachine klaar en test pinapparaten en verlengkabels vóór de markt opent.
Plan de koffie- en theepost niet als losse bijzaak. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen bij elkaar en controleer vooraf hoeveel stopcontacten en stroomgroepen beschikbaar zijn.
Loop de locatie de dag ervoor na met een korte controlelijst: toiletten, tafels, stoelen, informatiebalie, verlichting en eventuele partytenten. Controleer bij een buitenlocatie bovendien de weersverwachting en bepaal vooraf wanneer je een tent of alternatief nodig hebt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een speelgoedmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met locatie, datum en verkoopvoorwaarden. Open de verkopersaanmeldingen daarna uiterlijk 6 weken voor de markt, zodat je tijd houdt voor promotie en een tafelindeling.
Hoeveel tafels heb je nodig voor een speelgoedmarkt?: Dat hangt af van het aantal bevestigde verkopers en de afgesproken tafelruimte per verkoper. Tel de tafels pas definitief zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en houd daarnaast ruimte vrij voor een informatiebalie, doorgangen en koffie.
Wanneer stuur je de bevestiging naar verkopers?: Stuur de bevestiging 7 tot 10 dagen voor de speelgoedmarkt. Vermeld daarin het tafelnummer, de opbouwtijd, verkoopvoorwaarden, betaalafspraken en een contactpersoon voor vragen op de dag zelf.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een speelgoedmarkt?: Plan minimaal één vrijwilliger voor de informatiebalie, één voor betalingen en één voor praktische hulp tijdens de opbouw. Bij een grotere markt is één extra vrijwilliger per 15 tot 20 verkopers een bruikbare richtlijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.