Organiser un marché aux jouets sans rien oublier
Un marché aux jouets se prépare d’abord avec une date, un lieu et des règles claires pour les vendeurs. Ouvrez ensuite les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre de tables, les besoins alimentaires et les renforts nécessaires. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, organiser la salle, préparer la caisse et vérifier le matériel. Le jour J, un accueil identifiable et un plan précis évitent les files et les installations improvisées.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Fixer la date et les horaires
- 3
Rédiger les conditions de vente
- 4
Créer le formulaire vendeur
- 5
Ouvrir les inscriptions
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Publier la promotion en ligne
- 8
Accrocher les affiches
2 personnes
- 9
Traiter les inscriptions
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Confirmer la liste des fournisseurs
- 12
Établir le plan de table
- 13
Vérifier les points d'alimentation
- 14
Vérifier les toilettes
- 15
Établir le plan de caisse et de monnaie
- 16
Établir le plan de salle pour les vendeurs
- 17
Planifier les bénévoles
- 18
Envoyer la confirmation aux vendeurs
- 19
Vérifier les prévisions météo
- 20
Faire les courses
2 personnes
- 21
Rassembler le matériel de vente
2 personnes
- 22
Préparer les badges nominatifs
- 23
Trier les étiquettes de prix
- 24
Préparer le café et le thé
- 25
Préparer l'argent liquide
2 personnes
- 26
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 27
Allumer l'éclairage et l'alimentation
2 personnes
- 28
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
- 29
Installer les tables
4 personnes
- 30
Installer les chaises
3 personnes
- 31
Marquer les stands de vente
2 personnes
- 32
Installer le comptoir d'information
2 personnes
- 33
Installer la caisse
2 personnes
- 34
Mettre en place le point café
2 personnes
- 35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 36
Suspendre la décoration
2 personnes
- 37
Installer la signalisation
2 personnes
- 38
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes
- 39
Accueil des vendeurs
3 personnes
- 40
Diriger les vendeurs vers les tables
3 personnes
- 41
Faire installer les tables de vente
4 personnes
- 42
Distribuer les étiquettes de prix
2 personnes
- 43
Préparer les en-cas
2 personnes
Événement
- 44
Ouvrir les portes
3 personnes
- 45
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 46
Fournir les informations
2 personnes
- 47
Tenir la caisse
2 personnes
- 48
Soutenir les vendeurs
2 personnes
- 49
Servir les boissons
2 personnes
- 50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 51
Réapprovisionner les boissons
- 52
Réapprovisionner le café et le thé
- 53
Vider les poubelles
2 personnes
- 54
Vérifier les toilettes
- 55
Vérifier les tables et les zones de passage
2 personnes
- 56
Annoncer le dernier tour de vente
- 57
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 58
Clôturer la caisse
2 personnes
- 59
Faire démonter les stands
4 personnes
- 60
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 61
Retirer la décoration
2 personnes
- 62
Emballer les restes
2 personnes
- 63
Faire la vaisselle
2 personnes
- 64
Rassembler les déchets
3 personnes
- 65
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 67
Rapporter le matériel
2 personnes
- 68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 69
Enregistrer les objets trouvés
- 70
Conserver les objets trouvés
- 71
Régler les vendeurs
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 30
- Chaisesqté 40
- Bureau d’information
- Tabouretsqté 4
- Portants à vêtementsqté 4
- Boîtes de rangementqté 12
- Tentes de réceptionqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafesqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Couverts de serviceqté 8
- Tire-bouchonsqté 3
Équipement
- Tiroirs-caissesqté 3
- Calculatricesqté 3
- Terminaux de paiementqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Talkies-walkiesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 6
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Nappesqté 12
- Assiettes décorativesqté 10
- Badges nominatifsqté 40
- Étiquettes de prixqté 500
- Panneaux en ardoiseqté 8
- Panneaux indicateursqté 12
- Ruban adhésifqté 8
- Attaches-câblesqté 100
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 3
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Chiffons microfibresqté 20
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez les conditions de vente avant d’ouvrir les inscriptions : précisez les horaires d’arrivée, la taille ou le nombre de tables par vendeur, le paiement éventuel et les règles pour les invendus.
- Donnez une date limite d’inscription située au moins 10 à 14 jours avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes, d’établir le plan de salle et d’envoyer une confirmation à chaque vendeur.
- Préparez la communication sur deux supports au minimum : publication en ligne et affiches. Indiquez clairement la date, les horaires, l’adresse, l’accès vendeur et la possibilité ou non de réserver une table.
- Prévoyez un poste d’information séparé de la caisse, avec les badges nominatifs et le plan des stands. Une personne doit pouvoir accueillir les vendeurs pendant qu’une autre gère les paiements ou les questions du public.
- Faites une vérification complète 24 à 48 heures avant l’ouverture : tables, chaises, portants, rallonges, multiprises, terminaux de paiement, monnaie, café et thé. Contrôlez aussi les toilettes, les points d’alimentation et la météo si des tentes sont prévues.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser un marché aux jouets ?
- Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement le lieu, puis gardez les 10 à 14 derniers jours pour les inscriptions, le plan de salle et les confirmations.
- Quand ouvrir les inscriptions des vendeurs ?
- Ouvrez-les dès que la date, les horaires et les conditions de vente sont fixés, idéalement 4 à 6 semaines avant le marché. Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant pour pouvoir attribuer les tables.
- Combien de bénévoles faut-il pour un marché aux jouets ?
- Prévoyez au minimum 1 personne pour l’accueil, 1 pour la caisse et 1 pour l’installation ou les besoins des vendeurs. Pour un marché de plus de 30 vendeurs, ajoutez 2 à 3 bénévoles et organisez des relais de 2 heures.
- Que faut-il préparer la veille d’un marché aux jouets ?
- Préparez les badges, les étiquettes de prix, la monnaie, le matériel de vente et les boissons chaudes la veille. Gardez seulement l’installation des tables, le contrôle des branchements et la mise en place finale pour le matin même.
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