Zo organiseer je een speelgoedbeurs

Begin met de locatie, datum en beursvoorwaarden voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna open je de inschrijving, houd je de verkoperslijst bij en deel je de tafels logisch in. Regel vervolgens betalingen, catering, vrijwilligers en duidelijke informatie voor deelnemers en bezoekers. De laatste week draait vooral om bevestigingen, prijskaartjes, bewegwijzering en een praktische opbouwplanning. Met deze volgorde voorkom je dat je op de beursdag nog tafels, pinapparaten of verkopersgegevens moet uitzoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Evenementdatum vastleggen
3
Verzekering controleren
4
Vergunningen controleren
5
Beursvoorwaarden opstellen
2 personen
6
Deelnemersformulier maken
7
Inschrijvingen openen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Beurs online aankondigen
10
Flyers verspreiden
3 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Verkoperslijst bijhouden
13
Tafelreserveringen bevestigen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Catering reserveren
16
Plattegrond uitwerken
2 personen
17
Verkopers indelen
2 personen
18
Parkeerinformatie maken
19
Deelnemersinformatie versturen
20
Vrijwilligers werven
2 personen
21
Vrijwilligers indelen
2 personen
22
Betaalwijze bepalen
2 personen
23
Entreeprijzen vastleggen
2 personen
24
Prijskaartjes drukken
2 personen
25
Bewegwijzering drukken
2 personen
26
Voorraad controleren
2 personen
27
Tafels en stoelen reserveren
28
Contant wisselgeld regelen
29
Boodschappenlijst controleren
2 personen
30
Boodschappen doen
2 personen
31
Materialen verzamelen
3 personen
32
Dranken koelen
2 personen

Event

33
Locatie openen
2 personen
34
Licht en verwarming controleren
2 personen
35
Entreebalie opstellen
2 personen
36
Tafels opstellen
6 personen
37
Stoelen plaatsen
4 personen
38
Verkopersnummers plaatsen
2 personen
39
Bewegwijzering ophangen
2 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Koffiepunt inrichten
2 personen
42
Garderobe inrichten
2 personen
43
Verkopers ontvangen
4 personen
44
Verkopers naar tafels wijzen
3 personen
45
Veilige doorgangen controleren
2 personen
46
Entreebalie bemannen
2 personen
47
Bezoekers verwelkomen
3 personen
48
Entreegelden innen
2 personen
49
Programma uitdelen
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Tafels netjes houden
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
55
Verkopersvragen beantwoorden
2 personen
56
Gevonden voorwerpen registreren
57
Rondgang langs verkooptafels
2 personen
58
Lunch voor vrijwilligers klaarzetten
2 personen
59
Vrijwilligers aflossen
2 personen
60
Entreebalie opnieuw bemannen
2 personen
61
Bezoekersstromen controleren
2 personen
62
Drankvoorraad aanvullen
63
Laatste bezoekers aankondigen
64
Verkopers uitchecken
3 personen
65
Contant geld afsluiten
2 personen

Nazorg

66
Tafels leegruimen
6 personen
67
Stoelen stapelen
4 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Apparatuur uitschakelen
2 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Vloer vegen
2 personen
73
Locatie schoonmaken
3 personen
74
Gevonden voorwerpen veiligstellen
75
Materialen terugbrengen
3 personen
76
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen
77
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
78
Verkopers bedankbericht sturen
79
Opbrengst verwerken
2 personen
80
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 40
Stoelenaantal 60
Registratietafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 40
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Geldkistjesaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Handmegafonenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Labelprintersaantal 2
Nietmachinesaantal 4
Plakbandhoudersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Welkomstbordenaantal 2
Verkopersbordenaantal 40
Tafelnummersaantal 40
Pijlbordenaantal 12
Plakgumaantal 6
Touwaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Koelplatenaantal 4
Serveerschalenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de beursvoorwaarden vast voordat de inschrijving opent. Vermeld bijvoorbeeld hoeveel tafelruimte een verkoper krijgt, welke spullen wel of niet mogen worden aangeboden en wanneer deelnemers uiterlijk moeten afzeggen.
Open de inschrijving pas nadat de locatie, datum en tafelindeling haalbaar zijn. Houd vanaf de eerste aanmelding een verkoperslijst bij met naam, contactgegevens, aantal tafels en eventuele dieetwensen.
Plan de indeling op basis van het aantal gereserveerde tafels en houd ruimte vrij voor registratietafels, looppaden en bewegwijzering. Bevestig tafelreserveringen uiterlijk één week vooraf met deelnemersinformatie en parkeerinformatie.
Bepaal vooraf hoe entree en verkoop worden betaald. Test pinapparaten en kassa's minstens één dag eerder en zorg op de beursdag voor een aparte plek voor geldkistjes, prijskaartjes en extra betaalmateriaal.
Maak de opbouwtijd concreet: reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, verkopersborden, tafelnummers en pijlborden. Wijs vrijwilligers vooraf toe aan registratie, verkopersbegeleiding en opruimen, zodat niet iedereen bij de entree blijft staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een speelgoedbeurs organiseren?: Leg de locatie en datum bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open de inschrijving daarna en stuur deelnemersinformatie, tafelbevestigingen en parkeerinformatie uiterlijk 1 week voor de beurs.
Hoeveel tafels heb je nodig voor een speelgoedbeurs?: Tel alle gereserveerde verkoperstafels op en voeg ruimte toe voor registratie, catering en brede looppaden. Houd daarnaast minimaal 10% extra tafelcapaciteit of een wachtlijst aan voor late aanmeldingen en wijzigingen.
Wat moet je op de dag zelf klaarzetten voor verkopers?: Zet per tafel het juiste tafelnnummer of verkopersbord klaar en richt een registratietafel in. Leg prijskaartjes, plakband, nietmachines en betaalmiddelen klaar voordat de eerste verkopers arriveren, bij voorkeur 30 minuten voor de inlooptijd.
Wanneer verstuur je de informatie naar deelnemers van een speelgoedbeurs?: Stuur een eerste bevestiging direct na de aanmelding en de definitieve deelnemersinformatie 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de aankomsttijd, tafelindeling, parkeerroute, betaalafspraken en een contactpersoon voor vragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.