Spielwarenmesse organisieren: der praktische Ablauf
Bei einer Spielwarenmesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Messetag. Beginne mit Termin, Location, Genehmigungen und den Bedingungen für Aussteller, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Händlerliste, Tischplanung, Zahlungsabläufe, Catering und Besucherinformationen. Plane außerdem Zeit für Beschilderung, Technik und Helfer ein: Gerade Kassen, Verlängerungskabel und klare Wegweiser werden häufig erst kurz vor dem Aufbau bedacht.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Veranstaltungsdatum festlegen
- 3
Versicherung prüfen
- 4
Genehmigungen prüfen
- 5
Messebedingungen erstellen
2 Personen
- 6
Teilnehmerformular erstellen
- 7
Anmeldungen öffnen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Messe online ankündigen
- 10
Flyer verteilen
3 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Verkäuferliste führen
- 13
Tischreservierungen bestätigen
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Catering reservieren
- 16
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
- 17
Verkäufer einteilen
2 Personen
- 18
Parkinformationen erstellen
- 19
Teilnehmerinformationen versenden
- 20
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 21
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 22
Zahlungsart festlegen
2 Personen
- 23
Eintrittspreise festlegen
2 Personen
- 24
Preisschilder drucken
2 Personen
- 25
Beschilderung drucken
2 Personen
- 26
Bestand prüfen
2 Personen
- 27
Tische und Stühle reservieren
- 28
Bargeldwechsel organisieren
- 29
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 30
Einkaufen gehen
2 Personen
- 31
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 32
Getränke kühlen
2 Personen
Event
- 33
Location öffnen
2 Personen
- 34
Licht und Heizung kontrollieren
2 Personen
- 35
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
- 36
Tische aufstellen
6 Personen
- 37
Stühle aufstellen
4 Personen
- 38
Ausstellernummern anbringen
2 Personen
- 39
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 40
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 41
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 42
Garderobe einrichten
2 Personen
- 43
Verkäufer empfangen
4 Personen
- 44
Verkäufer zu den Tischen führen
3 Personen
- 45
Sichere Durchgänge überprüfen
2 Personen
- 46
Eingangstheke besetzen
2 Personen
- 47
Besucher begrüßen
3 Personen
- 48
Eintrittsgelder kassieren
2 Personen
- 49
Programm verteilen
2 Personen
- 50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Tische ordentlich halten
2 Personen
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Toiletten kontrollieren
- 55
Verkäuferfragen beantworten
2 Personen
- 56
Fundgegenstände registrieren
- 57
Rundgang entlang der Verkaufstische
2 Personen
- 58
Lunch für Freiwillige bereitstellen
2 Personen
- 59
Freiwillige ablösen
2 Personen
- 60
Empfangstresen erneut besetzen
2 Personen
- 61
Besucherströme kontrollieren
2 Personen
- 62
Getränkevorräte auffüllen
- 63
Letzte Besucher ankündigen
- 64
Verkäufer auschecken
3 Personen
- 65
Bargeld abrechnen
2 Personen
Nachbereitung
- 66
Tische abräumen
6 Personen
- 67
Stühle stapeln
4 Personen
- 68
Dekoration entfernen
3 Personen
- 69
Geräte ausschalten
2 Personen
- 70
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 71
Abfall sammeln
3 Personen
- 72
Boden fegen
2 Personen
- 73
Location reinigen
3 Personen
- 74
Fundsachen sichern
- 75
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 76
Leere Verpackungen entsorgen
2 Personen
- 77
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
- 78
Dankesnachricht an Verkäufer senden
- 79
Einnahmen abrechnen
2 Personen
- 80
Fundgegenstände bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 40
- StühleAnz. 60
- RegistrierungstischeAnz. 2
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 6
- TischdeckenAnz. 40
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- KassenAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- GeldkassettenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- HandmegafoneAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 6
- EtikettendruckerAnz. 2
- TackerAnz. 4
- KlebebandhalterAnz. 4
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- WillkommensschilderAnz. 2
- VerkäuferschilderAnz. 40
- TischnummernAnz. 40
- WegweiserAnz. 12
- KleberAnz. 6
- SeilAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- BatterienAnz. 24
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- TeegläserAnz. 40
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- KühlplattenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
Reinigung
- BesensetsAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 20
- HandfegerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Location zuerst fest und prüfe innerhalb der ersten Woche, ob Versicherung, Genehmigungen und Messebedingungen geklärt werden müssen. Ohne diese Grundlage solltest du noch keine Einladungen verschicken.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Teilnehmerformular, Zahlungsart und Eintrittspreise feststehen. Führe danach eine Händlerliste mit Tischreservierung, Kontaktdaten und Ernährungswünschen, damit am Aufbautag nichts nachrecherchiert werden muss.
- Erstelle den Lageplan mindestens 7 Tage vor der Messe. Nummeriere jeden Tisch, bestätige die Reservierungen und verschicke Parkinformationen sowie Teilnehmerhinweise spätestens 3 Tage vorher.
- Plane für Registrierung und Verkauf getrennte Abläufe ein: Registrierungstische, Kassen, Kartenlesegeräte und Geldkassetten sollten vor dem Einlass getestet werden. Halte außerdem Wechselgeld und eine alternative Zahlungsoption bereit.
- Rechne beim Aufbau mit mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Verkäufer- und Willkommensschilder, Wegweiser und Beleuchtung. Beschrifte Verlängerungskabel, verteile Funkgeräte an die Verantwortlichen und teile die Freiwilligen in feste Schichten ein.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Spielwarenmesse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location, Genehmigungen und Messebedingungen. Die Anmeldung sollte spätestens 6 Wochen vor dem Termin starten, damit du Händler, Tische und Catering verlässlich planen kannst.
- Wann sollte man die Anmeldung für eine Spielwarenmesse öffnen?
- Öffne die Anmeldung, sobald Teilnehmerformular, Preise, Zahlungsart und Tischbedingungen feststehen. Plane mindestens 4 Wochen Anmeldezeit ein und bestätige Tischreservierungen laufend, statt sie erst kurz vor der Messe zu bearbeiten.
- Wie plant man den Lageplan für eine Spielwarenmesse?
- Erstelle den Lageplan etwa 7 Tage vor der Veranstaltung, nachdem die meisten Tischreservierungen vorliegen. Lasse breite Wege, Registrierung, Kassen, Catering und gut sichtbare Wegweiser ein und verschicke den finalen Plan spätestens 3 Tage vorher.
- Was braucht man am Messetag für die Spielwarenmesse?
- Für den Messetag brauchst du neben Tischen und Stühlen vor allem Registrierungstische, Kassen, Kartenlesegeräte, Geldkassetten, Verlängerungskabel, Beschilderung und Helfer. Teste die Zahlungsgeräte und Beleuchtung mindestens 60 Minuten vor dem Einlass und halte Klebeband, Tacker und Ersatzbeschriftungen griffbereit.
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