Zo organiseer je een speelgoedbeurs zonder last-minute gedoe

Begin met de locatie, datum en tijden; pas daarna werf je verkopers en maak je de voorwaarden bekend. Geef verkopers een duidelijke inschrijftermijn en leg hun plaatsen vast in een tafelindeling. In de laatste week controleer je reserveringen, boodschappen en materialen, en verstuur je bezoekersinformatie. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: stands nummeren, de ingang bewegwijzeren en ontvangst en koffiehoek klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
2 personen
3
Verkopersvoorwaarden opstellen
2 personen
4
Verkopers werven
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Verkopers bevestigen
8
Tafelindeling maken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Bezoekersinformatie versturen
11
Reserveringen controleren
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Verkoperslijst afdrukken
16
Plattegrond afdrukken

Event

17
Locatie openen
2 personen
18
Ruimte controleren
2 personen
19
Tafels opstellen
4 personen
20
Stoelen plaatsen
3 personen
21
Verkopersstands nummeren
2 personen
22
Tafelkleden neerleggen
3 personen
23
Ingang bewegwijzeren
2 personen
24
Kraam voor ontvangst inrichten
2 personen
25
Koffiehoek inrichten
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Hapjes klaarzetten
2 personen
28
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
29
Verkopers ontvangen
3 personen
30
Verkopers naar stands wijzen
2 personen
31
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
32
Bezoekers ontvangen
3 personen
33
Toegang en betalingen afhandelen
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
36
Afvalbakken legen
37
Verkopers uitchecken
2 personen

Nazorg

38
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
39
Materialen sorteren
3 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Ruimte schoonmaken
3 personen
43
Kassa afsluiten
2 personen
44
Locatie afsluiten
2 personen
45
Materialen retourneren
2 personen
46
Overgebleven spullen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 20
Stoelenaantal 45
Stellingkastenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Klaptafel ontvangst
Klaptafel cateringaantal 2
Krukkenaantal 6
Opbergkrattenaantal 12
Wachtpalenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Kassa
Geldkist
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Handmicrofoon
Batterijenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 20
Beursbannersaantal 3
Pijlbordenaantal 8
Standnummersaantal 20
Naamkaartjesaantal 30
Ballonnenaantal 40
Ballonnenlintaantal 2
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Koffiescheppenaantal 2
Flessenopenersaantal 2
Koelplatenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Eerstehulpset

Catering

Boodschappen

Tips

Leg verkopersvoorwaarden vast voordat je mensen uitnodigt. Vermeld uiterlijk 2 weken voor de beurs de inschrijfdeadline, standgrootte, aankomsttijd en wat een verkoper zelf moet meenemen.
Maak de tafelindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Houd ruimte vrij voor ontvangst, looproutes en wachtrijen; nummer alle stands en druk de plattegrond vooraf af.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen van tevoren. Zet daarin de openingstijden, ingang, bereikbaarheid, betaalinformatie en eventuele reserveringen, zodat je dit niet bij de ontvangst hoeft uit te leggen.
Plan de opbouw minimaal 90 minuten voor de opening. Controleer eerst de ruimte, zet daarna tafels en stoelen neer en werk vervolgens de standnummers, tafelkleden, bewegwijzering en ontvangsttafel af.
Controleer koffiehoek en kassa niet pas op de beursdag. Zet thermoskannen, koffie- en drinkservies, waterkokers, stekkerdozen, verlengkabels, batterijen en wisselgeld de avond ervoor bij elkaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een speelgoedbeurs organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken van tevoren met locatie, datum en tijden. Gebruik de eerste 3 weken daarna voor verkoperswerving en houd de laatste 7 dagen vrij voor indeling, inkopen en praktische controle.
Hoeveel tijd heb je nodig om een speelgoedbeurs op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor een kleine beurs en 2 tot 3 uur als je veel tafels, stoelen en bewegwijzering moet plaatsen. Laat verkopers op een vast tijdstip binnen, zodat de opbouw niet door elkaar loopt.
Wanneer stuur je informatie naar bezoekers van een speelgoedbeurs?: Stuur de belangrijkste bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de beurs. Vermeld openingstijden, ingang, route, parkeren of openbaar vervoer en hoe bezoekers eventuele reserveringen controleren.
Wat moet je klaarzetten voor verkopers op een speelgoedbeurs?: Zorg per verkoper voor een toegewezen en genummerde plek, plus een duidelijke aankomsttijd en plattegrond. Leg verkoperslijst, standnummers, naamkaartjes en eventuele opbergkratten uiterlijk de avond ervoor klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.