Spielwarenmesse organisieren: Schritt für Schritt zum Ablauf
Bei einer Spielwarenmesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag alles funktioniert. Zuerst sicherst du Location, Datum und Uhrzeiten, danach klärst du Verkäuferbedingungen und Anmeldungen. Erst wenn die Aussteller bestätigt sind, lassen sich Tischordnung, Lageplan und Besucherinformationen zuverlässig erstellen. Plane außerdem den Aufbau mit nummerierten Verkaufsständen, Empfang, Kaffeebereich und klarer Beschilderung – diese Details werden häufig erst am letzten Tag bemerkt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
- 3
Verkäuferbedingungen ausarbeiten
2 Personen
- 4
Verkäufer anwerben
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Aussteller bestätigen
- 8
Tischordnung erstellen
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Besucherinformationen versenden
- 11
Reservierungen prüfen
- 12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 15
Verkäuferliste drucken
- 16
Lageplan drucken
Event
- 17
Location öffnen
2 Personen
- 18
Raum kontrollieren
2 Personen
- 19
Tische aufstellen
4 Personen
- 20
Stühle aufstellen
3 Personen
- 21
Verkaufsstände nummerieren
2 Personen
- 22
Tischdecken auslegen
3 Personen
- 23
Eingang ausschildern
2 Personen
- 24
Empfangsstand einrichten
2 Personen
- 25
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 26
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 27
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 28
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 29
Verkäufer empfangen
3 Personen
- 30
Verkäufer zu den Ständen weisen
2 Personen
- 31
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 32
Besucher empfangen
3 Personen
- 33
Einlass und Zahlungen abwickeln
2 Personen
- 34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
- 36
Mülleimer leeren
- 37
Verkäufer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 39
Materialien sortieren
3 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 41
Abfall sammeln
2 Personen
- 42
Raum reinigen
3 Personen
- 43
Kasse abschließen
2 Personen
- 44
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 45
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 46
Übrig gebliebene Sachen aufräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 20
- StühleAnz. 45
- RegalgestelleAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- Klappetisch-Empfang
- Catering-KlapptischAnz. 2
- HockerAnz. 6
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- WartepfostenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServierschalenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- Kasse
- Geldkassette
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Handmikrofon
- BatterienAnz. 12
Dekoration
- TischdeckenAnz. 20
- MessebannerAnz. 3
- WegweiserAnz. 8
- StandnummernAnz. 20
- NamensschilderAnz. 30
- BallonsAnz. 40
- BallonbandAnz. 2
- KlebebandAnz. 6
- SeilAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 4
- Kaffee schöpfenAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 2
- KühlplattenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesensetsAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- Erste-Hilfe-Set
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Uhrzeiten und die Location mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei früh, wie viele Tische, Stühle und Regalgestelle tatsächlich in den Raum passen.
- Verschicke die Verkäuferbedingungen zusammen mit der Einladung und setze eine Anmeldefrist von etwa 3 Wochen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit du Catering und Kaffeebereich nicht nachträglich umplanen musst.
- Bestätige Aussteller erst nach Ablauf der Anmeldefrist und erstelle anschließend die Tischordnung. Nummerierte Verkaufsstände, eine gedruckte Verkäuferliste und ein Lageplan am Eingang vermeiden Rückfragen beim Aufbau.
- Schicke Besuchern die wichtigsten Informationen 5 bis 7 Tage vorher. Nenne Beginn, Einlass, Weg zum Raum und Hinweise zu Reservierungen – eine Beschilderung erst vor Ort reicht für ankommende Gäste oft nicht aus.
- Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden ein. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, danach Tischdecken, Standnummern, Empfangsstand und Kaffeebereich; teste außerdem Wasserkocher, Mikrofon, Batterien und Verlängerungskabel vor dem Einlass.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Spielwarenmesse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Location, Datum und Uhrzeiten. Die Verkäuferanwerbung und Anmeldungen sollten spätestens 3 Wochen vor der Veranstaltung abgeschlossen sein.
- Wann sollte man die Aussteller einer Spielwarenmesse bestätigen?
- Bestätige die Aussteller nach Ablauf der Anmeldefrist, meist etwa 3 Wochen vor der Messe. Danach kannst du Tischordnung, Standnummern und Lageplan verbindlich erstellen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Spielwarenmesse?
- Rechne mit mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Verkaufsstände, Beschilderung, Empfang und Kaffeebereich. Bei vielen Ausstellern oder zusätzlichem Mobiliar sind 3 Stunden realistischer.
- Wann soll man die Besucherinformationen verschicken?
- Versende die Informationen 5 bis 7 Tage vor der Spielwarenmesse. So können Besucher Anfahrt, Beginn und Reservierungen prüfen, ohne dass du am Veranstaltungstag dieselben Fragen wiederholt beantworten musst.
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