Zo organiseer je een solistenconcert zonder last-minute stress

Begin met het programma en de totale speeltijd: daarop baseer je de locatie, techniek, uitnodigingen en ontvangst. Reserveer daarna de concertlocatie en stem het instrument, de muziekstandaard en het basisgeluid af. Open de aanmeldingen pas wanneer tijd, plaats en toegankelijkheid duidelijk zijn. Op de dag zelf werk je van zaalopstelling en techniek naar ontvangst, programma’s, drank en hapjes. Een korte geluidscheck en een presentielijst voorkomen de meeste problemen bij binnenkomst en aanvang.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en speeltijd vastleggen
2
Concertlocatie reserveren
3
Instrument en techniek afstemmen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Gastenlijst en presentielijst maken
9
Programma's laten drukken
10
Vrijwilligers voor ontvangst indelen
11
Toegankelijkheid met locatie controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Voorraad en materialen controleren
2 personen
14
Naambadges voorbereiden
15
Wegwijzers en bordjes printen

Event

16
Locatie openen
2 personen
17
Stoelen opstellen
3 personen
18
Tafels en ontvangstbalie plaatsen
2 personen
19
Muziekstandaard en instrument plaatsen
2 personen
20
Microfoon en basisgeluid testen
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Programma's klaarleggen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
25
Hapjes op schalen leggen
2 personen
26
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
27
Bezoekers ontvangen
2 personen
28
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
2 personen
29
Concertprogramma aankondigen
30
Pauze begeleiden
2 personen
31
Hapjes en dranken serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Publieksvragen opvangen
34
Afscheid van solist begeleiden

Nazorg

35
Restanten verpakken
2 personen
36
Meubilair terugplaatsen
3 personen
37
Apparatuur en instrumenten inpakken
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
40
Ruimte schoonmaken
3 personen
41
Materialen retourneren
2 personen
42
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Ontvangstbalie
Krukkenaantal 4

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekannenaantal 3
Theepottenaantal 2

Keuken

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Muziekstandaardenaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Programmastandaardsaantal 4
Wegwijzerbordenaantal 6
Naambadgesaantal 30

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 3
Drankdispensersaantal 2
Serveerplateausaantal 8
Koffiefiltersaantal 100
Tafelnummersaantal 8
Pinapparaat
Geldkist
Boodschappen

Tips

Plan naast de speeltijd minstens 30 minuten voor inloop en 15 minuten voor afronding. Zo kun je het ontvangst, de koffie en thee en het opruimen plannen zonder dat het concert uitloopt.
Test microfoon, microfoonstandaard, luidsprekers, mengpaneel en kabels vóór de gasten komen. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar, maar werk kabels direct weg uit looppaden.
Maak de presentielijst op basis van de aanmeldingen en noteer dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf. Zet naambadges en wegwijzers bij de ontvangstbalie klaar, niet pas wanneer de eerste gasten binnenkomen.
Richt de zaal eerst in met stoelen en zichtlijnen naar de solist en plaats daarna tafels en de ontvangstbalie. Controleer ook vooraf waar rolstoelgebruikers zitten en of de route naar entree en toiletten vrij blijft.
Doe de laatste controle in een vaste volgorde: instrument en muziekstandaard, geluid, programma’s, koude dranken, koffie- en theepunt en hapjes. Houd bezem, blik, dweilen en afvalbakken beschikbaar voor morsen tijdens de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een solistenconcert meestal?: Leg voor het programma vooraf de totale speeltijd vast en plan daarnaast 30 minuten inloop. Reserveer na afloop nog 15 minuten voor afscheid en het opruimen van de ontvangst- en cateringplek.
Wanneer moet ik de locatie voor een solistenconcert reserveren?: Reserveer de locatie zodra de gewenste concertdatum en speeltijd vaststaan, bij voorkeur minstens 6 tot 8 weken vooraf. Controleer dan meteen toegankelijkheid, stoelen, stroompunten en de mogelijkheden voor ontvangst.
Wanneer test je de techniek bij een solistenconcert?: Doe de volledige test op de concertdag vóór de inloop, minimaal 60 minuten voor de eerste gasten. Controleer microfoon, luidsprekers, mengpaneel, muziekstandaard, kabels en het instrument in de opstelling waarin ze tijdens het concert worden gebruikt.
Hoeveel drankjes en hapjes heb ik nodig voor een solistenconcert?: Reken voor de ontvangst op 2 drankjes per persoon voor het eerste uur, naast water, koffie en thee. Voor hapjes kun je 3 tot 4 kleine stuks per persoon aanhouden en dieetwensen uit de aanmeldingen apart klaarzetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.