Organiser un concert de solistes, étape par étape
Un concert de solistes se prépare dans un ordre précis : commencez par le programme et sa durée, puis bloquez la salle avant de lancer les inscriptions. Prévoyez ensuite la sonorisation, l’accueil du public et le déroulé de l’installation. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, l’accessibilité, les programmes imprimés et les tests de son. Ce plan vous aide à répartir les 42 tâches et à vérifier le matériel avant l’arrivée des invités.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir le programme et la durée
- 2
Réserver le lieu du concert
- 3
Régler l'instrument et la sonorisation
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Ouvrir les inscriptions
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Créer la liste des invités et la feuille de présence
- 9
Faire imprimer les programmes
- 10
Répartir les bénévoles à l'accueil
- 11
Vérifier l’accessibilité avec le lieu
- 12
Faire les courses
2 personnes
- 13
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
- 14
Préparer les badges nominatifs
- 15
Imprimer les panneaux et les affiches
Événement
- 16
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 17
Installer les chaises
3 personnes
- 18
Installer les tables et le comptoir d'accueil
2 personnes
- 19
Installer le pupitre et l’instrument
2 personnes
- 20
Tester le micro et le son de base
2 personnes
- 21
Suspendre la décoration
2 personnes
- 22
Préparer les programmes
- 23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 24
Installer le point café et thé
2 personnes
- 25
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
- 26
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
- 27
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 28
Accompagner les visiteurs à leur place
2 personnes
- 29
Annoncer le programme du concert
- 30
Encadrer la pause
2 personnes
- 31
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
- 32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 33
Répondre aux questions du public
- 34
Accompagner l’au revoir du soliste
Suivi
- 35
Emballer les restes
2 personnes
- 36
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 37
Emballer l’équipement et les instruments
2 personnes
- 38
Faire la vaisselle
2 personnes
- 39
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
- 40
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 41
Retourner les matériels
2 personnes
- 42
Fermer le lieu
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 60
- Tablesqté 8
- Accueil
- Tabouretsqté 4
Vaisselle
- Verresqté 80
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Pichets à caféqté 3
- Théièresqté 2
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 10
- Louchesqté 6
Équipement
- Supports à partitionsqté 2
- Microphone
- Pied de microphone
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 3
Décoration
- Nappesqté 8
- Compositions floralesqté 4
- Pupitres de programmeqté 4
- Panneaux directionnelsqté 6
- Badges nominatifsqté 30
Éclairage
- Lampadairesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balai et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Brosses de toilettesqté 2
Catering
- Glacièresqté 3
- Distributeurs de boissonsqté 2
- Plateaux de serviceqté 8
- Filtres à caféqté 100
- Numéros de tableqté 8
- Terminal de paiement
- Caisse
- Courses
Conseils
- Fixez le programme et la durée avant d’ouvrir les inscriptions : ces informations déterminent les horaires d’accueil, le nombre de programmes à imprimer et les besoins techniques.
- Réservez la salle suffisamment tôt pour vérifier l’accessibilité, l’emplacement des chaises et l’alimentation électrique nécessaire au microphone, aux haut-parleurs et à la table de mixage.
- Traitez les inscriptions avant le jour du concert et recueillez les besoins alimentaires : préparez une liste d’invités, une feuille de présence et les badges nominatifs au moins la veille.
- Prévoyez une vraie répétition technique sur place : testez le microphone, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises après l’installation de l’instrument et du pupitre.
- Organisez l’ouverture de la salle en plusieurs temps : installez les chaises et l’accueil, préparez les programmes, puis mettez les boissons au frais et disposez les amuse-bouches avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Quand réserver la salle pour un concert de solistes ?
- Réservez-la dès que le programme et la durée sont définis, idéalement plusieurs semaines avant le concert. Cela laisse le temps de vérifier l’accessibilité, l’installation des chaises et les besoins électriques.
- Combien de temps prévoir pour installer un concert de solistes ?
- Prévoyez au moins 2 heures avant l’accueil du public pour installer les chaises, les tables, l’instrument, le pupitre, la sonorisation et les boissons. Ajoutez 30 minutes pour un test de son complet.
- Quand imprimer les programmes du concert ?
- Imprimez-les après avoir confirmé le programme, la durée et les éventuelles informations de salle, idéalement 3 à 5 jours avant l’événement. Préparez-les ensuite en piles à l’accueil pour éviter cette tâche juste avant l’ouverture.
- Comment organiser l’accueil des invités à un concert ?
- Installez le comptoir d’accueil au moins 30 minutes avant l’arrivée prévue et placez la liste des invités, la feuille de présence et les badges au même endroit. Répartissez au minimum 2 bénévoles si les inscriptions sont nombreuses ou si l’entrée doit être rapide.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !