Zo organiseer je een socialmediaworkshop

Begin met het doel van de workshop en werk daarna in een vaste volgorde: datum en ruimte, programma, begeleiding en inschrijvingen. Plan vervolgens tijd voor promotie, het verwerken van aanmeldingen en het afronden van presentaties en oefeningen. Test de wifi, beamer en presentatielaptop vooraf; techniek kost op de dag zelf snel 15 minuten extra. Richt de ruimte op tijd in met registratiebalie, naambadges, werkplekken en een duidelijke route naar de workshopzaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Workshopdatum en ruimte vastleggen
2
Programma en leerdoelen uitwerken
2 personen
3
Sprekers en begeleiders bevestigen
4
Aanmeldformulier aanmaken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotieberichten publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Herinnering aan deelnemers sturen
11
Presentaties en werkbladen afronden
2 personen
12
Socialmedia-oefeningen voorbereiden
2 personen
13
Techniek vooraf testen
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Werkbladen en naambadges printen
2 personen
16
Deelnemersmappen samenstellen
2 personen
17
Dranken en snacks klaarzetten
2 personen
18
Ruimte ventileren en controleren
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Projectiescherm en beamer plaatsen
2 personen
21
Wifi en presentatielaptop testen
2 personen
22
Registratiebalie inrichten
2 personen
23
Welkomstbord en routebord plaatsen

Event

24
Deelnemers ontvangen en registreren
3 personen
25
Naambadges uitdelen
2 personen
26
Workshop openen en uitleggen
2 personen
27
Socialmediastrategie presenteren
2 personen
28
Pauzedranken bijvullen
2 personen
29
Contentoefening begeleiden
3 personen
30
Vragen en praktijkvoorbeelden behandelen
2 personen
31
Buffet en drankjes serveren
3 personen
32
Buffet aanvullen en afruimen
2 personen
33
Campagne-oefening begeleiden
3 personen
34
Socialmediakanalen analyseren
2 personen
35
Persoonlijke actieplannen maken
2 personen
36
Werkresultaten kort presenteren
2 personen
37
Feedbackformulieren uitdelen
38
Workshop afsluiten en materialen uitreiken
2 personen

Nazorg

39
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
40
Servies verzamelen en afwassen
2 personen
41
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
42
Ruimte schoonmaken en herstellen
3 personen
43
Gehuurde materialen retourneren
44
Bedankbericht en materialen nasturen
45
Feedback verzamelen en verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 45
Tafelsaantal 8
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Deelnemerslaptopsaantal 8
Draagbare speaker
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Wifiversterker
Flip-over
Whiteboard

Keuken

Koelboxenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Koffiekopjesaantal 30
Koffiekannenaantal 3
Waterkannenaantal 4

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 45
Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Routebordenaantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasborstelsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Werk de leerdoelen uit vóór je het programma maakt. Plan per onderdeel een korte uitleg en daarna een socialmedia-oefening, zodat deelnemers niet alleen luisteren maar ook direct toepassen.
Open de inschrijving zodra datum, ruimte en begeleiders definitief zijn. Vraag in hetzelfde formulier om dieetwensen en werk de deelnemerslijst minimaal één keer per week bij.
Stuur de herinnering uiterlijk 2 dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, route, wifi-informatie en of deelnemers een laptop moeten meenemen.
Test beamer, projectiescherm, presentatielaptop, HDMI-adapters en wifi uiterlijk de dag ervoor. Leg ook verlengkabels en stekkerdozen klaar; die ontbreken vaak pas wanneer iedereen al binnenkomt.
Plan minstens 60 minuten voor de inrichting van de zaal. Zet registratiebalie, welkomst- en routebord klaar, print werkbladen en naambadges en controleer daarna dranken, snacks en ventilatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een socialmediaworkshop?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met datum, ruimte, programma en begeleiders. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en aanmeldformulier klaar zijn, zodat je nog tijd hebt om het aantal deelnemers en de catering bij te sturen.
Wanneer stuur je een herinnering voor een socialmediaworkshop?: Stuur de herinnering 2 dagen voor de workshop. Zet de starttijd, route, praktische informatie en eventuele laptopinstructies erin; zo voorkom je vragen op de ochtend zelf.
Hoeveel tijd heb je nodig om de workshopruimte klaar te zetten?: Reken op minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, registratie, techniek, werkbladen en catering. Test beamer, laptop en wifi bovendien al 1 dag eerder, zodat je op de workshopdag niet nog aansluitproblemen hoeft op te lossen.
Wat moet je bij de aanmelding van een socialmediaworkshop vragen?: Vraag minimaal om naam, e-mailadres en dieetwensen. Noteer ook of deelnemers een laptop meenemen en verwerk nieuwe aanmeldingen tot uiterlijk 2 dagen voor de workshop in de deelnemerslijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.