Eine Social-Media-Workshop sinnvoll organisieren
Bei einer Social-Media-Workshop entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über den Ablauf vor Ort. Lege zuerst Raum, Termin, Lernziele und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Betreuung und die praktischen Übungen. Plane außerdem früh genug für Technik, Teilnehmerlaptops, Arbeitsblätter und Verpflegung – gerade WLAN, Adapter und Namensschilder werden häufig erst am Veranstaltungstag vermisst.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Workshopdatum und Raum festlegen
- 2
Programm und Lernziele ausarbeiten
2 Personen
- 3
Sprecher und Betreuer bestätigen
- 4
Anmeldeformular erstellen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Werbebeiträge veröffentlichen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Teilnehmerliste aktualisieren
- 10
Erinnerung an die Teilnehmer senden
- 11
Präsentationen und Arbeitsblätter fertigstellen
2 Personen
- 12
Social-Media-Übungen vorbereiten
2 Personen
- 13
Technik vorab testen
2 Personen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Arbeitsblätter und Namensschilder drucken
2 Personen
- 16
Teilnehmermappen zusammenstellen
2 Personen
- 17
Getränke und Snacks bereitstellen
2 Personen
- 18
Raum lüften und prüfen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Projektionsleinwand und Beamer aufstellen
2 Personen
- 21
WLAN und Präsentationslaptop testen
2 Personen
- 22
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 23
Willkommensschild und Wegweiser aufstellen
Event
- 24
Teilnehmende empfangen und registrieren
3 Personen
- 25
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 26
Workshop eröffnen und erklären
2 Personen
- 27
Social-Media-Strategie präsentieren
2 Personen
- 28
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
- 29
Contentübung begleiten
3 Personen
- 30
Fragen und Praxisbeispiele behandeln
2 Personen
- 31
Buffet und Getränke servieren
3 Personen
- 32
Buffet auffüllen und abräumen
2 Personen
- 33
Kampagnenübung betreuen
3 Personen
- 34
Social-Media-Kanäle analysieren
2 Personen
- 35
Persönliche Aktionspläne erstellen
2 Personen
- 36
Arbeitsergebnisse kurz präsentieren
2 Personen
- 37
Feedbackformulare verteilen
- 38
Workshop abschließen und Materialien aushändigen
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Geräte ausschalten und einpacken
2 Personen
- 40
Geschirr einsammeln und abwaschen
2 Personen
- 41
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
- 42
Bereich reinigen und wiederherstellen
3 Personen
- 43
Gemietete Materialien zurückgeben
- 44
Dankesnachricht und Materialien nachsenden
- 45
Feedback sammeln und verarbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 45
- TischeAnz. 8
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- TeilnehmerlaptopsAnz. 8
- Tragbarer Lautsprecher
- HDMI-AdapterAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- WLAN-Verstärker
- Flipchart
- Whiteboard
Küche
- KühlboxenAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 50
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServierschalenAnz. 8
- KaffeetassenAnz. 30
- KaffeekannenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 4
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 45
- TischdeckenAnz. 8
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 3
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülbürstenAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin, Raum und Lernziele mindestens 6 Wochen vorher fest. Prüfe dabei, ob der Raum genügend Tische, Stühle, Stromanschlüsse und Platz für Teilnehmerlaptops bietet.
- Bestätige Sprecher und Betreuer spätestens 4 Wochen vor Beginn. Teile ihnen Programm, Lernziele und Zuständigkeiten schriftlich mit, damit die Übungen nicht am Veranstaltungstag improvisiert werden müssen.
- Öffne die Anmeldung mindestens 3 Wochen vorher und frage Ernährungswünsche direkt ab. Aktualisiere die Teilnehmerliste täglich in der letzten Woche und verschicke eine Erinnerung 2 bis 3 Tage vor dem Workshop.
- Bereite Präsentationen, Arbeitsblätter, Namensschilder und Teilnehmermappen spätestens 2 Tage vorher fertig vor. Drucke ein paar zusätzliche Exemplare, falls mehr Personen erscheinen oder Unterlagen beschädigt werden.
- Teste Beamer, Präsentationslaptop, HDMI-Adapter, Verlängerungskabel und WLAN spätestens am Vortag im tatsächlichen Raum. Stelle Registrierungstheke, Wegweiser und Namensschilder mindestens 45 Minuten vor Beginn auf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Social-Media-Workshop planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Raum, Programm und Lernzielen. Sprecher, Betreuer und Technik sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
- Wann sollte die Anmeldung für einen Social-Media-Workshop starten?
- Starte die Anmeldung etwa 3 Wochen vor dem Workshop. So bleiben mindestens 14 Tage, um Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Arbeitsblätter und Verpflegung zu planen.
- Was muss man bei einer Social-Media-Workshop technisch testen?
- Teste am Vortag Beamer, Projektionsleinwand, Präsentationslaptop, HDMI-Adapter, Stromversorgung und WLAN im Veranstaltungsraum. Prüfe zusätzlich, ob die Teilnehmerlaptops die geplanten Übungen ausführen können.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einer Social-Media-Workshop?
- Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Beamer, Leinwand, Registrierungstheke und Verpflegung ein. Die Anmeldung und Wegweiser sollten spätestens 45 Minuten vor Beginn bereitstehen.
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