Zo organiseer je een smaakroute zonder last-minute gedoe

Een smaakroute staat of valt met een haalbare route en eetpunten die precies weten wat je verwacht. Leg eerst datum, start- en eindpunt, loopafstand en het aantal deelnemers vast. Benader daarna de eetpunten, regel reserveringen en stem proefporties en dieetwensen af. Pas wanneer de route definitief is, verstuur je uitnodigingen en druk je routekaarten. De laatste week draait vooral om bevestigen, inkopen en controleren of servies, glazen, koelboxen en dranken klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Deelnemende eetpunten benaderen
2 personen
3
Reserveringen bij eetpunten maken
2 personen
4
Vergunningen en meldingen controleren
5
Start- en eindpunt vastleggen
2 personen
6
Route en loopafstand bepalen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen registreren
9
Dieetwensen verzamelen
10
Allergieën met eetpunten delen
2 personen
11
Menukaart samenstellen
3 personen
12
Proefporties per stop bepalen
3 personen
13
Routekaart ontwerpen
14
Routekaart laten drukken
15
Deelnemerslijst bevestigen
16
Definitieve dieetlijst delen
2 personen
17
Eetpunten opnieuw bevestigen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Routekaarten sorteren
2 personen
22
Naambadges voorbereiden
2 personen
23
Proefglazen en servies controleren
2 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen en statafels plaatsen
3 personen
28
Startpunt inrichten
2 personen
29
Routebordjes plaatsen
2 personen
30
Informatieborden plaatsen
2 personen
31
Versiering ophangen
2 personen
32
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
33
Hapjes voorbereiden
4 personen
34
Dieetvrije porties markeren
2 personen
35
Menukaarten neerleggen
2 personen
36
Afvalpunten plaatsen
2 personen
37
Betaal- en contactgegevens klaarleggen
38
Briefing voor routebegeleiders geven
3 personen

Event

39
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
40
Deelnemers ontvangen
3 personen
41
Routekaarten uitdelen
2 personen
42
Naambadges uitdelen
2 personen
43
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
44
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
45
Proefhapjes serveren
4 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Servies en glazen aanvullen
2 personen
48
Routebordjes controleren
2 personen
49
Deelnemers naar stops begeleiden
3 personen
50
Allergeneninformatie verstrekken
2 personen
51
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Hapjes bij de stops aanvullen
4 personen
54
Koffie en thee schenken
2 personen
55
Eindpunt gereedmaken
2 personen
56
Laatste ronde aankondigen
57
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

58
Eetpunten afsluiten
3 personen
59
Overgebleven eten koelen
2 personen
60
Servies verzamelen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
63
Decoratie verwijderen
2 personen
64
Routebordjes weghalen
2 personen
65
Locatie schoonmaken
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Materialen drogen en opbergen
2 personen
68
Overgebleven boodschappen sorteren
2 personen
69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
70
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
71
Routekaarten en badges recyclen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Krukkenaantal 12

Servies

Bordenaantal 100
Dessertbordjesaantal 100
Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Karaffenaantal 10
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Thermometersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Decoratie

Routebordjesaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Menukaartenhoudersaantal 12
Slingersaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Krijtbordenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met de route, niet met de uitnodiging. Kies een start- en eindpunt en houd de loopafstand tussen stops beperkt; plan per verplaatsing ook tijd voor verzamelen en eventueel toiletbezoek.
Benader eetpunten zodra datum en groepsgrootte bekend zijn. Vraag per stop hoeveel proefporties haalbaar zijn en bevestig de reservering opnieuw zodra de definitieve deelnemerslijst klaar is.
Verzamel dieetwensen en allergieën bij de aanmelding en deel de definitieve lijst uiterlijk enkele dagen voor de route met elk eetpunt. Noteer per deelnemer duidelijk wat absoluut vermeden moet worden.
Plan de proefporties per stop vooraf. Zo voorkom je dat de eerste locatie te veel serveert en er later onvoldoende tijd of trek overblijft; neem ook routekaarten en naambadges per deelnemer mee.
Controleer de materialen in de laatste week en zet dranken tijdig koud. Tel glazen, borden en bestek per stop, controleer koelboxen en warmhoudbakken en test verlengsnoeren en stekkerdozen voordat de groep arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoeveel eetpunten heb je nodig voor een smaakroute?: Plan meestal 3 tot 5 eetpunten voor één smaakroute. Reken per stop ongeveer 30 tot 45 minuten, inclusief eten, drinken en verplaatsen; zo blijft de route overzichtelijk en haalbaar.
Wanneer moet ik eetpunten benaderen voor een smaakroute?: Benader eetpunten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf, zeker als je op een drukke avond gaat. Bevestig alle reserveringen nogmaals 3 tot 5 dagen voor de route met het definitieve aantal deelnemers.
Hoeveel proefporties moet ik per persoon rekenen?: Bepaal per stop één kleine proefportie per deelnemer en stem het exacte formaat af met het eetpunt. Bij 20 deelnemers betekent dat minimaal 20 porties per stop, plus enkele extra porties voor beschadiging of onverwachte aanmeldingen.
Wanneer verzamel ik dieetwensen en allergieën?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 2 weken voor de route. Deel de definitieve allergieënlijst daarna opnieuw met de eetpunten, bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.