Organiser un parcours des saveurs sans rien laisser au hasard

Un parcours des saveurs se prépare d’abord comme un itinéraire, puis comme un service de restauration réparti entre plusieurs étapes. Commence par fixer la date, le point de départ, l’arrivée et la distance de marche avant de contacter les établissements participants. Les réservations, les allergies et les portions doivent être verrouillées plusieurs jours à l’avance. Le jour J, les cartes, les badges, les boissons fraîches et le matériel de dégustation sont les éléments que l’on oublie le plus facilement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Contacter les points de restauration participants
2 personnes
3
Faire les réservations aux points de restauration
2 personnes
4
Vérifier les autorisations et les déclarations
5
Définir le point de départ et d’arrivée
2 personnes
6
Déterminer l’itinéraire et la distance de marche
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Enregistrer les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Partager les allergies avec les points de restauration
2 personnes
11
Composer le menu
3 personnes
12
Définir les portions de dégustation par étape
3 personnes
13
Concevoir la carte d'itinéraire
14
Faire imprimer la carte de l'itinéraire
15
Confirmer la liste des participants
16
Partager la liste alimentaire définitive
2 personnes
17
Reconfirmer les points de restauration
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Rassembler le matériel
3 personnes
21
Trier les cartes d'itinéraire
2 personnes
22
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
23
Vérifier les verres de dégustation et la vaisselle
2 personnes
24
Remplir les glacières
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Installer les chaises et les mange-debout
3 personnes
28
Aménager le point de départ
2 personnes
29
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
30
Placer les panneaux d’information
2 personnes
31
Suspendre la décoration
2 personnes
32
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
33
Préparer les en-cas
4 personnes
34
Marquer les portions sans allergènes
2 personnes
35
Disposer les menus
2 personnes
36
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
37
Préparer les informations de paiement et de contact
38
Faire le briefing des accompagnateurs de parcours
3 personnes

Événement

39
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
40
Accueillir les participants
3 personnes
41
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
42
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
43
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
44
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
4 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner la vaisselle et les verres
2 personnes
48
Vérifier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
49
Accompagner les participants jusqu’aux arrêts
3 personnes
50
Fournir les informations sur les allergènes
2 personnes
51
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Réapprovisionner les snacks aux arrêts
4 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Préparer l’arrivée
2 personnes
56
Annoncer le dernier tour
57
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

58
Fermer les points de restauration
3 personnes
59
Réfrigérer les restes
2 personnes
60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Retirer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
65
Nettoyer le lieu
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
68
Trier les courses restantes
2 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
71
Recycler les cartes d'itinéraire et les badges

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 36
Tables de buffetqté 6
Nappesqté 10
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Verresqté 120
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 10
Thermosqté 4

Équipement

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Thermomètresqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Pains de glaceqté 24
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Décoration

Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Présentoirs à menusqté 12
Guirlandesqté 12
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Panneaux en ardoiseqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe l’itinéraire avant d’envoyer les invitations : indique la distance totale, le temps de marche entre les étapes et une heure de départ précise. Prévois un point d’arrivée clairement identifiable.
Contacte les points de restauration dès que la date est choisie et confirme les réservations au moins 2 semaines avant. Reconfirme encore la liste des établissements quelques jours avant le parcours.
Demande les allergies et besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets une liste définitive à chaque établissement 3 à 5 jours avant. Ne te contente pas de demander les informations le jour même.
Définis une portion de dégustation pour chaque étape afin d’éviter les excès et les retards. Pour les boissons, prévois généralement 2 à 3 dégustations par personne pendant la première heure, selon le programme prévu.
Prépare les cartes d’itinéraire, les badges et les verres de dégustation la veille. Mets les boissons au frais et remplis les glacières quelques heures avant le départ, plutôt qu’au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un parcours des saveurs ?: Prévois au moins 4 à 6 semaines pour contacter les établissements, obtenir les autorisations, construire l’itinéraire et ouvrir les inscriptions. Garde les 3 derniers jours pour confirmer les participants, les allergies et les portions.
Combien d’étapes prévoir pour un parcours des saveurs ?: Pour une durée de 3 à 4 heures, prévois généralement 3 à 5 étapes. Compte environ 30 à 45 minutes par dégustation, déplacements compris, afin d’éviter un programme trop serré.
Quand demander les allergies des participants ?: Demande-les dès l’inscription et fixe une date limite au moins 7 jours avant l’événement. Envoie la liste alimentaire définitive aux points de restauration 3 à 5 jours avant le départ.
Que préparer la veille d’un parcours des saveurs ?: Trie les cartes, prépare les badges, vérifie les verres et la vaisselle, puis rassemble le matériel. Les boissons peuvent être mises au frais la veille ou au plus tard 3 heures avant le début.

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