Zo organiseer je een sloepentocht zonder last-minute gedoe

Een geslaagde sloepentocht begint niet op de dag zelf, maar met een vaste route, vertreklocatie en duidelijke indeling. Reserveer de sloepen voordat je uitnodigingen verstuurt en verzamel direct dieetwensen en aanmeldingen. Werk daarna de vaartijden, schippers en boodschappen uit. In de laatste week controleer je het weer, bevestig je alle reserveringen en stuur je deelnemers het programma. Zo weet iedereen waar en wanneer hij moet zijn en blijft er aan boord tijd over voor de tocht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Sloepen reserveren
3
Vertreklocatie reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Route en vaartijden uitwerken
2 personen
8
Schipperindeling maken
2 personen
9
Programma naar deelnemers sturen
10
Aanmeldingen definitief maken
11
Reserveringen bevestigen
12
Weersverwachting controleren
13
Alternatief weerprogramma bepalen
2 personen
14
Deelnemerslijst printen
15
Routekaarten printen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Bootpakketten samenstellen
2 personen
20
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
21
Muziek offline klaarzetten
22
Deelnemers herinneren
23
Vertreklocatie inspecteren
2 personen
24
Sloepen ophalen
3 personen
25
Sloepen controleren
3 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
27
Decoratie aanbrengen
2 personen
28
Hapjes en dranken verdelen
3 personen

Event

29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Welkomstdrankjes uitdelen
2 personen
31
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
32
Reddingsvesten uitdelen
3 personen
33
Deelnemers over de boten verdelen
3 personen
34
Sloepen laten vertrekken
3 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
3 personen
37
Muziek bedienen
38
Routepunten aankondigen
39
Foto's maken
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Avondhapjes serveren
3 personen
42
Terugkeer begeleiden
3 personen
43
Reddingsvesten innemen
3 personen
44
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

45
Sloepen leeghalen
3 personen
46
Sloepen schoonmaken
3 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Locatie opruimen
3 personen
49
Afval wegbrengen
2 personen
50
Materialen drogen en opbergen
2 personen
51
Sloepen retourneren
3 personen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Vervoer

Sloepenaantal 3
Reddingsvestenaantal 35
Landvastenaantal 6
Stootwillenaantal 6
Ankersaantal 3
Waterkaartenaantal 3
Waterdichte tassenaantal 6

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 30
Tafelkledenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare wijnglazenaantal 35
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Keukentangenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Waterkannenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 3
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 6
Lichtslingersaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 40
Tafeldecoratieaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Waterdichte telefoonhoesjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route en vertreklocatie eerst vast. Pas daarna reserveer je de sloepen; controleer ook hoeveel personen per sloep mogen meevaren en hoeveel schippers je nodig hebt.
Sluit de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor vertrek. Gebruik het definitieve aantal voor eten, drinken en de schipperindeling, en stuur het programma met vertrektijd en route vooraf naar alle deelnemers.
Plan eten en drinken per boot in plaats van alles op één centrale plek. Koel de dranken vooraf, verdeel hapjes over bootpakketten en gebruik waterdichte tassen voor spullen die niet nat mogen worden.
Controleer veiligheidsmateriaal vóór het ophalen van de sloepen. Kijk niet alleen naar reddingsvesten, maar ook naar landvasten, stootwillen, ankers en waterkaarten; ontbrekende spullen vallen op de kade sneller op dan onderweg.
Maak uiterlijk de dag vóór vertrek een weerbesluit en alternatief programma. Print de deelnemerslijst en routekaarten, zet muziek offline klaar en herinner iedereen aan kleding, vertreklocatie en eventuele dieetafspraken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sloepentocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, route, vertreklocatie en sloepreserveringen. Verstuur de uitnodigingen daarna en maak de aanmeldingen uiterlijk enkele dagen voor vertrek definitief.
Hoeveel drinken neem je mee voor een sloepentocht?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul dat aan met voldoende water voor de hele tocht. Verdeel de voorraad over koelboxen per boot, zodat niet iedereen naar één centrale voorraad hoeft.
Wat moet je doen als het regent tijdens een sloepentocht?: Bepaal uiterlijk de dag vóór vertrek bij welke weersomstandigheden je doorgaat. Leg daarnaast één alternatief programma vast en communiceer de beslissing en eventuele wijzigingen direct aan alle deelnemers.
Wanneer maak je de schipperindeling voor een sloepentocht?: Maak de schipperindeling zodra de aanmeldingen vrijwel compleet zijn en rond die uiterlijk enkele dagen voor vertrek af. Zet de namen ook op de definitieve deelnemerslijst en stuur de indeling samen met het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.