Zo organiseer je een bakfietstocht

Een bakfietstocht staat of valt met een haalbare route, goed geregelde fietsen en duidelijke afspraken vooraf. Begin met start- en eindlocatie, rustpunten en routebeperkingen; reserveer daarna de bakfietsen en verwerk de aanmeldingen. Controleer de route vooraf en stuur deelnemers uiterlijk een week van tevoren alle praktische informatie. Op de dag zelf draait het om een vlotte start, opgeladen accu’s, gecontroleerde banden, voldoende lunch en een reparatieset binnen handbereik.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en rustpunten bepalen
2 personen
2
Start- en eindlocatie vastleggen
2 personen
3
Bakfietsen reserveren
4
Vergunningen en routebeperkingen controleren
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Route vooraf controleren
2 personen
10
Weersverwachting controleren
11
Deelnemers praktische informatie sturen
12
Fietsen en helmen controleren
2 personen
13
Banden oppompen
2 personen
14
Accu's volledig opladen
15
Routekaarten en noodnummers printen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Koelboxen vullen
2 personen
18
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
19
Hapjes portioneren
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
EHBO- en reparatieset klaarzetten
22
Startlocatie afzetten
2 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
24
Infotafel inrichten
2 personen
25
Routebordjes ophangen
2 personen
26
Bakfietsen opstellen
3 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Helmen uitdelen
2 personen
30
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
31
Fietscontrole voor vertrek uitvoeren
3 personen
32
Groepsindeling bekendmaken
33
Groep naar eerste rustpunt begeleiden
4 personen
34
Dranken en snacks uitdelen
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Route en verkeer begeleiden
4 personen
37
Pechhulp beschikbaar houden
2 personen
38
Lunch en fruit serveren
3 personen
39
Afval tijdens de tocht verzamelen
2 personen
40
Groep terug naar eindlocatie begeleiden
4 personen
41
Aankomst registreren
2 personen
42
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Servies en bestek inzamelen
2 personen
45
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

46
Fietsen en materialen controleren
3 personen
47
Bakfietsen schoonmaken
2 personen
48
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
49
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
50
Servies afwassen
2 personen
51
Locatie schoonmaken
3 personen
52
Routebordjes verwijderen
2 personen
53
Oplaadbare accu's opladen
54
Geleende materialen controleren
55
Bakfietsen retourneren
2 personen
56
Overgebleven boodschappen opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Vervoer

Bakfietsenaantal 8
Fietspompenaantal 2
Reserve binnenbandenaantal 8
Bandenlichtersaantal 4
Fietssleutelsaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 2

Veiligheid

Fietshelmenaantal 35
EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 8
Zaklampenaantal 6

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 35
Partytentaantal 2
Tafelkledenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Picknickmandenaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Routebordjesaantal 12
Pionnenaantal 12
Plakbandaantal 4
Touwaantal 2

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Kantoor

Deelnemerslijstenaantal 4
Routekaartenaantal 40
Pennenaantal 10
Clipboardsaantal 4
Naamstickersaantal 40
Waterbestendige telefoonhoesjesaantal 4

Tips

Plan per 60 tot 90 minuten fietsen een rustpunt en leg vooraf vast waar deelnemers naar het toilet kunnen. Een route die op papier kort lijkt, duurt met bakfietsen langer door opstappen, kruisingen en fotostops.
Reserveer de bakfietsen zodra je het aantal deelnemers kent en controleer uiterlijk een week vooraf fietsen, helmen, banden en accu’s. Plan bovendien minimaal één reserve binnenband en een fietsreparatieset voor onderweg.
Stuur de route, starttijd, parkeerinformatie, noodnummers en kledingadvies uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld ook hoeveel ruimte deelnemers in de bakfiets hebben en wie welke fiets gebruikt.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en stel lunchpakketten pas samen nadat de deelnemerslijst is bijgewerkt. Zet dranken koud en vul koelboxen op de ochtend zelf, zodat eten en drinken niet uren ongekoeld staan.
Richt de startlocatie minstens 45 minuten voor vertrek in met infotafel, routebordjes en pionnen. Houd EHBO, reflecterende hesjes, zaklampen en reparatiemateriaal op één herkenbare plek, niet verspreid over meerdere fietsen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een bakfietstocht te organiseren?: Reken op 3 tot 4 weken voor een tocht met meerdere bakfietsen. Gebruik de eerste week voor route, locaties en reserveringen, en reserveer de laatste 7 dagen voor aanmeldingen, boodschappen en controles.
Hoe ver van tevoren moet ik bakfietsen reserveren?: Reserveer bakfietsen zodra je het verwachte aantal deelnemers weet, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Controleer 7 dagen voor vertrek of alle fietsen, helmen, sleutels en accu’s daadwerkelijk beschikbaar zijn.
Hoeveel rustpunten plan je tijdens een bakfietstocht?: Plan minimaal één rustpunt per 60 tot 90 minuten fietsen. Voeg bij warm weer of deelnemers met jonge kinderen een extra korte stop van 15 minuten toe.
Wanneer stuur je de praktische informatie voor een bakfietstocht?: Stuur route, starttijd, locatie, noodnummer en kledingadvies uiterlijk 7 dagen vooraf. Verstuur op de avond ervoor alleen nog een korte weer- en vertrekherinnering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.