Eine Sloepenfahrt Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Sloepenfahrt entscheidet nicht nur die Route über den Ablauf, sondern vor allem die Vorbereitung an Land. Lege zuerst Datum, Strecke und Abfahrtsort fest, bevor du Boote und weitere Reservierungen bestätigst. Danach folgen Anmeldungen, Skipper-Einteilung, Verpflegung und die Sicherheitsprüfung. Plane außerdem früh eine Alternative für schlechtes Wetter ein: Auf dem Wasser lassen sich Änderungen am Veranstaltungstag nur begrenzt auffangen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Schlauchboote reservieren
3
Abfahrtsort reservieren
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Route und Fahrzeiten ausarbeiten
2 Personen
8
Einteilung der Skipper erstellen
2 Personen
9
Programm an Teilnehmer senden
10
Anmeldungen finalisieren
11
Reservierungen bestätigen
12
Wettervorhersage prüfen
13
Alternatives Wetterprogramm festlegen
2 Personen
14
Teilnehmerliste ausdrucken
15
Routenkarten ausdrucken
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Snacks vorbereiten
3 Personen
19
Bootspakete zusammenstellen
2 Personen
20
Sicherheitsmaterial prüfen
2 Personen
21
Musik offline bereitlegen
22
Teilnehmer erinnern
23
Abfahrtsort inspizieren
2 Personen
24
Boote abholen
3 Personen
25
Schlauchboote prüfen
3 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
27
Dekoration anbringen
2 Personen
28
Snacks und Getränke verteilen
3 Personen

Event

29
Anwesenheit erfassen
2 Personen
30
Begrüßungsgetränke ausschenken
2 Personen
31
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
32
Schwimmwesten austeilen
3 Personen
33
Teilnehmer auf die Boote verteilen
3 Personen
34
Barkassen auslaufen lassen
3 Personen
35
Snacks servieren
3 Personen
36
Getränke nachfüllen
3 Personen
37
Musik bedienen
38
Routepunkte ankündigen
39
Fotos machen
40
Abfall sammeln
2 Personen
41
Abendhäppchen servieren
3 Personen
42
Rückkehr begleiten
3 Personen
43
Rettungswesten einsammeln
3 Personen
44
Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

45
Boote leeren
3 Personen
46
Schlauchboote reinigen
3 Personen
47
Geschirr abwaschen
2 Personen
48
Veranstaltungsort aufräumen
3 Personen
49
Müll entsorgen
2 Personen
50
Materialien trocknen und verstauen
2 Personen
51
Schlauchboote zurückbringen
3 Personen
52
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Transport

BarkassenAnz. 3
SchwimmwestenAnz. 35
FestmacherleinenAnz. 6
FenderAnz. 6
AnkerAnz. 3
WasserkartenAnz. 3
Wasserdichte TaschenAnz. 6

Mobiliar

KlappischeAnz. 3
KlappstühleAnz. 30
TischdeckenAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 50
Wiederverwendbare WeingläserAnz. 35
Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbares BesteckAnz. 40
ServierschalenAnz. 8
ServierbesteckAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
KüchenzangenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
ThermoskannenAnz. 3
WasserkannenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltedosenAnz. 12

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 3
PowerbanksAnz. 4
LadekabelAnz. 6

Beleuchtung

BatterielaternenAnz. 6
LichterkettenAnz. 3

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 40
TischdekorationAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
Wasserdichte HandyhüllenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
PutzeimerAnz. 3
SpülbürstenAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Schlauchboote und Abfahrtsort, sobald Datum und Route feststehen. Prüfe dabei, wie viele Personen pro Boot zugelassen sind, und teile die Skipper nicht erst am Veranstaltungstag ein.
Schließe die Anmeldungen spätestens eine Woche vor der Fahrt ab. Erfasse dabei Ernährungswünsche und verschicke das Programm mit Abfahrtszeit, Treffpunkt, Fahrzeiten und Kontaktmöglichkeit.
Bereite pro Boot ein eigenes Paket vor: Teilnehmerliste, Routenkarte, Schwimmwesten, Festmacherleine und die benötigten Sicherheitsmaterialien. So verteilt sich die Ausgabe schneller und nichts bleibt im Transportfahrzeug.
Kühle Getränke am Vorabend und packe Snacks in wasserdichte Taschen oder Frischhaltedosen. Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und ergänze Wasser für die gesamte Fahrzeit.
Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und lege eine klare Entscheidungszeit fest. Drucke Teilnehmer- und Routenkarten zusätzlich aus, falls Mobilgeräte auf dem Wasser keinen Empfang oder keinen Akku haben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sloepenfahrt organisieren?: Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Route, Abfahrtsort und Bootsreservierung. Die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche sollten spätestens eine Woche vor der Fahrt feststehen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Sloepenfahrt?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Wasser sollte zusätzlich und durchgehend verfügbar sein; kühle die Getränke am Vorabend, damit die Kühlboxen am Morgen einsatzbereit sind.
Wann sollte man die Route für eine Sloepenfahrt festlegen?: Lege die Route fest, bevor du Boote und Abfahrtsort verbindlich reservierst, idealerweise sechs Wochen vor dem Termin. Kalkuliere Fahrzeiten, Pausen und die Rückkehr mit einem Zeitpuffer von mindestens 30 Minuten.
Was macht man bei schlechtem Wetter während einer Sloepenfahrt?: Treffe spätestens 24 Stunden vorher eine Entscheidung anhand der Wettervorhersage und kommuniziere sie allen Teilnehmenden. Ein alternatives Wetterprogramm sollte zu diesem Zeitpunkt bereits feststehen, damit niemand am Treffpunkt warten muss.

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