Checklist voor een goed georganiseerde bakfietstocht
Een bakfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen fietsen reserveren. Je legt eerst de route, rustpunten en start- en eindlocatie vast en controleert daarna vergunningen en beperkingen. In de laatste week draait het om deelnemersinformatie, fietscontrole en boodschappen voor lunch en drinken. Deze checklist helpt je de rit stap voor stap klaar te zetten, inclusief praktische zaken die vaak pas op de dag zelf worden gemist.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en rustpunten bepalen
2 personen
Start- en eindlocatie vastleggen
2 personen
Bakfietsen reserveren
Vergunningen en routebeperkingen controleren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Route vooraf controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers praktische informatie sturen
Fietsen en helmen controleren
2 personen
Banden oppompen
2 personen
Accu's volledig opladen
Routekaarten en noodnummers printen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
Hapjes portioneren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
EHBO- en reparatieset klaarzetten
Startlocatie afzetten
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Infotafel inrichten
2 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Bakfietsen opstellen
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Helmen uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Fietscontrole voor vertrek uitvoeren
3 personen
Groepsindeling bekendmaken
Groep naar eerste rustpunt begeleiden
4 personen
Dranken en snacks uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Route en verkeer begeleiden
4 personen
Pechhulp beschikbaar houden
2 personen
Lunch en fruit serveren
3 personen
Afval tijdens de tocht verzamelen
2 personen
Groep terug naar eindlocatie begeleiden
4 personen
Aankomst registreren
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en bestek inzamelen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Fietsen en materialen controleren
3 personen
Bakfietsen schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Routebordjes verwijderen
2 personen
Oplaadbare accu's opladen
Geleende materialen controleren
Bakfietsen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Vervoer
- Bakfietsenaantal 8
- Fietspompenaantal 2
- Reserve binnenbandenaantal 8
- Bandenlichtersaantal 4
- Fietssleutelsaantal 4
- Fietsreparatiesetsaantal 2
Veiligheid
- Fietshelmenaantal 35
- EHBO-koffersaantal 2
- Reflecterende hesjesaantal 8
- Zaklampenaantal 6
Meubilair
- Klaptafelsaantal 4
- Klapstoelenaantal 35
- Partytentaantal 2
- Tafelkledenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Herbruikbare bordenaantal 40
- Herbruikbaar bestekaantal 40
- Serveerschalenaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koks messenaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Koelelementenaantal 24
- Picknickmandenaantal 6
Apparatuur
- Waterkokersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 2
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 4
Decoratie
- Routebordjesaantal 12
- Pionnenaantal 12
- Plakbandaantal 4
- Touwaantal 2
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afvalgrijpersaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
Kantoor
- Deelnemerslijstenaantal 4
- Routekaartenaantal 40
- Pennenaantal 10
- Clipboardsaantal 4
- Naamstickersaantal 40
- Waterbestendige telefoonhoesjesaantal 4
Tips
- Plan minstens één week vooraf een proefrit over de volledige route. Controleer daarbij smalle doorgangen, drukke kruisingen, hellingen en de bereikbaarheid van de rustpunten met meerdere bakfietsen.
- Stuur de praktische informatie uiterlijk drie dagen voor vertrek. Vermeld de starttijd, route, verwachte duur, kledingadvies, contactnummer en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Controleer fietsen en accu’s de dag vóór de tocht. Pomp de banden op, laad elke accu volledig op en leg per groep een fietspomp, reserve binnenband en reparatieset klaar.
- Bereid lunch en drinken uiterlijk de ochtend van vertrek voor. Reken per deelnemer op een lunchpakket, minimaal één liter water en gekoelde dranken; verzamel dieetwensen eerder in de week.
- Maak de startlocatie 60 tot 90 minuten vóór vertrek gereed. Zet tafels, stoelen, infotafel, routebordjes en pionnen klaar en houd helmen, hesjes, EHBO-koffer en noodnummers direct bereikbaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik bakfietsen reserveren?
- Reserveer de bakfietsen zodra het aantal deelnemers bekend is, bij voorkeur minimaal 4 weken vóór de tocht. Zo houd je tijd over om aantallen, maten en eventuele elektrische accu’s te controleren.
- Hoeveel drinken heb ik nodig voor een bakfietstocht?
- Reken op minimaal 1 liter water per deelnemer voor de tocht en plan extra drinken bij een rit langer dan 3 uur of warm weer. Zet daarnaast gekoelde dranken klaar bij de start en de lunchstop.
- Wanneer controleer ik de route voor een bakfietstocht?
- Doe een volledige routecontrole uiterlijk 7 dagen vooraf en kijk de actuele weersverwachting en wegafsluitingen opnieuw na 24 uur voor vertrek. Noteer een omleiding en deel die meteen met de deelnemers.
- Wat moet ik meenemen voor pech onderweg met een bakfiets?
- Neem per groep minimaal één fietspomp, twee reserve binnenbanden, bandenlichters, fietssleutels en een reparatieset mee. Voeg een opgeladen telefoon, noodnummers en een EHBO-koffer toe; controleer dit alles de avond ervoor.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!