Zo organiseer je een Sjavoeotviering

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg daarna voorganger, sprekers, leeronderdelen, muziek en een apart kinderprogramma vast. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen tijdig, zodat je het koosjere menu, servies en meubilair op het definitieve aantal gasten kunt afstemmen. Test presentaties en microfoons vooraf en maak voor de laatste dagen een aparte planning voor houdbare boodschappen, verse ingrediënten en de opbouw van de zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Voorganger en sprekers bevestigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma en tijden publiceren
8
Kinderprogramma voorbereiden
3 personen
9
Leerprogramma samenstellen
3 personen
10
Muziek en liederen selecteren
2 personen
11
Liedteksten en werkbladen maken
2 personen
12
Gebedsboeken en bronnen verzamelen
2 personen
13
Kinderbegeleiders indelen
2 personen
14
Cateringmenu samenstellen
3 personen
15
Koosjercertificaten controleren
2 personen
16
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
17
Servies en meubilair reserveren
18
Techniek voor presentaties testen
2 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Definitief aantal gasten tellen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Houdbare boodschappen controleren
2 personen
23
Verse ingrediënten ophalen
2 personen
24
Dips en dressings bereiden
3 personen
25
Groenten en fruit wassen
2 personen
26
Gebak en desserts voorbereiden
3 personen
27
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
28
Buffettafels opstellen
3 personen
29
Tafellinnen en servies plaatsen
3 personen
30
Bloemendecoratie aanbrengen
3 personen
31
Welkomtafel inrichten
2 personen
32
Kinderhoek inrichten
2 personen
33
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
34
Dranken koelen
2 personen
35
Buffet en hapjes klaarzetten
4 personen

Event

36
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
37
Gasten verwelkomen
3 personen
38
Openingsgebed begeleiden
2 personen
39
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
40
Torastudie begeleiden
3 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Dinerbuffet openen
2 personen
43
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Gebak en fruit serveren
2 personen
46
Avondlezing begeleiden
2 personen
47
Slotzang en afsluiting begeleiden
2 personen
48
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

49
Voedsel veilig verpakken
3 personen
50
Servies verzamelen
3 personen
51
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
53
Keuken en buffet schoonmaken
3 personen
54
Zaal en toiletten schoonmaken
3 personen
55
Techniek en decoratie opruimen
2 personen
56
Geleende materialen retourneren
2 personen
57
Overgebleven materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kinderstoelenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Kommenaantal 40
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 8
Waterkaraffenaantal 10
Koffiekannenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenaantal 100
Bloemenvazenaantal 10
Papieren slingersaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Welkomsbord
Tafelnummersaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Dienbladenaantal 6
Warmhoudschalenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Tafellampenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de inhoudelijke lijn: bepaal de tijden voor gebed, leren, muziek, maaltijd en afsluiting. Bevestig voorganger en sprekers voordat je het programma publiceert, zodat uitnodigingen geen voorlopige tijden bevatten.
Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma staan vast en geef een duidelijke deadline voor aanmelding. Vraag bij dezelfde registratie naar dieetwensen, kinderen en eventuele behoefte aan een kinderstoel; tel daarna het definitieve aantal gasten opnieuw.
Controleer koosjercertificaten en stem het cateringmenu af op de ontvangen dieetwensen voordat je boodschappen doet. Plan houdbare boodschappen eerder en haal verse ingrediënten pas kort voor de viering op; bereid dips en dressings niet te vroeg.
Maak voor kinderen een eigen tijdschema en wijs kinderbegeleiders toe vóór de uitnodigingen uitgaan. Zo weet je vooraf hoeveel ruimte, kinderstoelen en begeleiding nodig zijn en voorkom je dat ouders tijdens het programma moeten improviseren.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons en luidsprekers op dezelfde plek als tijdens de viering. Leg liedteksten, werkbladen, gebedsboeken en bronnen per onderdeel klaar en reserveer minstens 30 minuten voor zaalopbouw en een korte volledige techniekproef.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sjavoeotviering organiseren?: Leg datum, locatie en programma bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Bevestig sprekers en voorganger eerst; verstuur daarna de uitnodigingen en houd de aanmeldingen tot ongeveer 2 weken voor de viering bij.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten voor Sjavoeot bepalen?: Maak een eerste telling 3 weken vooraf en sluit de definitieve telling 7 tot 10 dagen voor de viering. Gebruik dat aantal voor catering, servies, stoelen, naamkaartjes en de indeling van het kinderprogramma.
Hoe plan ik de catering voor een Sjavoeotviering?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf en controleer daarna de koosjercertificaten van de gekozen producten en leveranciers. Doe houdbare boodschappen enkele dagen eerder, haal verse ingrediënten zo laat mogelijk op en bereid gekoelde onderdelen volgens de afgesproken bewaartijd.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniek en zaalopbouw?: Reserveer minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, buffettafels, servies en bewegwijzering. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige test van laptop, beamer, microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.