Cómo organizar una celebración de Shavuot
Una celebración de Shavuot necesita coordinar contenidos, oración, formación y comidas sin dejar decisiones para el último día. Empieza fijando la fecha, el programa y el lugar; después confirma a los ponentes y abre las inscripciones. La información dietética, el menú kosher y el programa infantil requieren plazos propios. En la semana final, el número de asistentes debe cerrar la compra, la distribución de mesas y la preparación técnica.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar la sede y la sala
- 3
Confirmar al orador principal y a los ponentes
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Publicar el programa y los horarios
- 8
Preparar el programa infantil
3 personas
- 9
Preparar el programa de formación
3 personas
- 10
Seleccionar música y canciones
2 personas
- 11
Crear letras de canciones y hojas de trabajo
2 personas
- 12
Reunir libros y recursos de oración
2 personas
- 13
Distribuir a los monitores infantiles
2 personas
- 14
Preparar el menú de catering
3 personas
- 15
Comprobar los certificados kosher
2 personas
- 16
Elaborar la lista de la compra
2 personas
- 17
Reservar vajilla y mobiliario
- 18
Probar la técnica para las presentaciones
2 personas
- 19
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 20
Contar el número final de invitados
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Comprobar los alimentos no perecederos
2 personas
- 23
Recoger ingredientes frescos
2 personas
- 24
Preparar los dips y aderezos
3 personas
- 25
Lavar frutas y verduras
2 personas
- 26
Preparar pasteles y postres
3 personas
- 27
Montar mesas y sillas
4 personas
- 28
Montar mesas de buffet
3 personas
- 29
Colocar el mantel y la vajilla
3 personas
- 30
Colocar la decoración floral
3 personas
- 31
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
- 32
Montar el rincón infantil
2 personas
- 33
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 34
Enfriar bebidas
2 personas
- 35
Preparar el buffet y los aperitivos
4 personas
Evento
- 36
Atender la mesa de recepción
2 personas
- 37
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
- 38
Guiar la oración de apertura
2 personas
- 39
Acompañar la actividad infantil
3 personas
- 40
Guiar estudio toráxico
3 personas
- 41
Servir café y té
3 personas
- 42
Abrir el bufé de la cena
2 personas
- 43
Reponer el buffet de cena
3 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Servir pasteles y fruta
2 personas
- 46
Acompañar la conferencia vespertina
2 personas
- 47
Coordinar la canción final y el cierre
2 personas
- 48
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 49
Empaquetar los alimentos de forma segura
3 personas
- 50
Recoger la vajilla
3 personas
- 51
Clasificar y retirar residuos
3 personas
- 52
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 53
Limpiar la cocina y el bufé
3 personas
- 54
Limpiar la sala y los baños
3 personas
- 55
Recoger la técnica y la decoración
2 personas
- 56
Devolver el material prestado
2 personas
- 57
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 3
- Sillas para niñoscant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Cuencoscant. 40
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 70
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas para servircant. 8
- Jarras de aguacant. 10
- Jarras de cafécant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Servilletascant. 100
- Jarrones para florescant. 10
- Guirnaldas de papelcant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Cartel de bienvenida
- Números de mesacant. 8
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Bandejascant. 6
- Bandejas térmicascant. 4
- Teterascant. 3
- Termoscant. 4
- Acumuladores de fríocant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedores de basuracant. 2
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Iluminación
- Guirnalda de lucescant. 4
- Lámparas de mesacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la sede y el horario antes de enviar invitaciones. Reserva al menos 8 semanas para confirmar al orador principal, los ponentes y las salas necesarias.
- Abre las inscripciones con un plazo claro y pide las preferencias dietéticas desde el primer formulario. Revisa esos datos entre 10 y 14 días antes para ajustar el menú y las cantidades.
- Publica el programa completo con horarios, canciones, formación y actividades infantiles al menos 7 días antes. Así las familias pueden planificar su llegada y los monitores saben qué grupo deben atender.
- Verifica los certificados kosher antes de comprar y separa los alimentos no perecederos de los ingredientes frescos. Lava frutas y verduras y prepara dips y aderezos el mismo día o con un máximo de 24 horas de antelación.
- Prueba portátil, proyector, pantalla, micrófonos y altavoces en la sala al menos 2 horas antes de recibir al público. Cuenta las sillas, mesas, vajilla y neveras portátiles cuando cierres el número final de invitados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración de Shavuot?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar la sala, confirmar a los ponentes, preparar el programa infantil y abrir las inscripciones sin trabajar con fechas provisionales.
- ¿Cuándo hay que cerrar el número de invitados para Shavuot?
- Cierra el recuento entre 7 y 10 días antes del evento. Usa esa cifra para comprar alimentos, confirmar el catering, preparar las tarjetas de nombre y distribuir mesas y sillas.
- ¿Cuándo se prepara la comida para una celebración de Shavuot?
- Compra los productos no perecederos varios días antes y recoge los ingredientes frescos el día anterior o el mismo día. Lava frutas y verduras y prepara dips y aderezos dentro de las 24 horas previas.
- ¿Cuánto antes hay que probar el equipo audiovisual?
- Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la llegada de los invitados. Comprueba las presentaciones, los micrófonos inalámbricos, los altavoces, los cables, las regletas y la visibilidad de la pantalla desde las últimas sillas.
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