Organiser un défilé de Sinterklaas sans rien oublier
Un défilé de Sinterklaas se prépare dans un ordre précis : commencez par la date, l’itinéraire et les autorisations, puis verrouillez la sécurité et le lieu d’arrivée. Les bénévoles, les fournisseurs et les familles doivent recevoir des informations différentes, au bon moment. Prévoyez aussi un plan B pour la météo, les costumes et la sonorisation. Le plan ci-dessous vous aide à avancer étape par étape, jusqu’au rassemblement du matériel et à l’accueil du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
- 2
Demander une autorisation
- 3
Vérifier l’assurance
- 4
Réserver le lieu du cortège d’arrivée
- 5
Gérer la musique
- 6
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
- 7
Inscrire les agents de circulation
- 8
Informer les services de secours
- 9
Envoyer les invitations
2 personnes
- 10
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 13
Répartir les rôles
2 personnes
- 14
Confirmer les fournisseurs
- 15
Commander le catering
- 16
Vérifier les costumes de Pieten
2 personnes
- 17
Vérifier le costume de Sinterklaas
- 18
Élaborer le programme
2 personnes
- 19
Imprimer le déroulé
- 20
Créer les panneaux de direction
2 personnes
- 21
Publier les informations au public
- 22
Vérifier les prévisions météo
- 23
Faire les courses
3 personnes
- 24
Préparer les costumes
2 personnes
- 25
Rassembler le matériel
3 personnes
- 26
Refroidir les boissons
2 personnes
- 27
Préparer les en-cas
3 personnes
Événement
- 28
Dégager le parcours
4 personnes
- 29
Installer les panneaux de signalisation
4 personnes
- 30
Installer les barrières
6 personnes
- 31
Aménager la zone de scène
4 personnes
- 32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 33
Monter les tentes de réception
6 personnes
- 34
Suspendre la décoration
3 personnes
- 35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 36
Brancher l’éclairage
2 personnes
- 37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 38
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 39
Maquiller les Pieten
3 personnes
- 40
Habiller Sinterklaas
2 personnes
- 41
Briefing des signaleurs
2 personnes
- 42
Briefing des bénévoles
3 personnes
- 43
Briefing de l’équipe de premiers secours
2 personnes
- 44
Accueil des visiteurs
6 personnes
- 45
Passer de la musique
2 personnes
- 46
Encadrer la procession
10 personnes
- 47
Gérer la circulation
8 personnes
- 48
Accueillir Sinterklaas
3 personnes
- 49
Encadrer le programme de scène
3 personnes
- 50
Servir des amuse-bouches
4 personnes
- 51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
- 52
Accompagner les enfants
6 personnes
- 53
Encadrer les activités photo
3 personnes
- 54
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
- 55
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 56
Accompagner le public à la sortie
4 personnes
Suivi
- 57
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
- 58
Retirer la décoration
3 personnes
- 59
Retirer les barrières
6 personnes
- 60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 61
Faire la vaisselle
3 personnes
- 62
Rassembler les déchets
4 personnes
- 63
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 64
Remettre le parcours propre
4 personnes
- 65
Vérifier le matériel
2 personnes
- 66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 67
Nettoyer les costumes
2 personnes
- 68
Ranger les stocks restants
2 personnes
- 69
Enregistrer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 80
- Tables de bièreqté 6
- Tables de buffetqté 4
- Portantsqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 300
- Tasses à caféqté 100
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 20
- Pichets de serviceqté 12
Équipement
- Système de sonorisation mobile
- Microphones sans filqté 2
- Lecteur audio
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Glacièresqté 6
- Chauffes-platqté 4
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 8
- Projecteurs de chantier à LEDqté 4
- Lampes à pilesqté 8
Décoration
- Bannières des Pietenqté 12
- Drapeaux de Sinterklaasqté 12
- Arches de ballonsqté 3
- Tapis rougesqté 2
- Mur photo
- Paquets décoratifsqté 12
- Bâton décoratif
Sécurité
- Barrières de fouleqté 30
- Cônes de signalisationqté 24
- Ruban de balisageqté 6
- Panneaux de directionqté 20
- Panneaux indicateursqté 12
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 8
- Gilets de sécuritéqté 20
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Louchesqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Thermosqté 8
- Distributeurs de boissons réfrigéréesqté 4
- Supports pour papier aluminiumqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Sets de balaiqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Communication
- Talkies-walkiesqté 12
- Batteries externesqté 6
- Presse-papiersqté 8
- Stylosqté 24
Costumes
- Costumes de Pietenqté 12
- Costume de Sinterklaas
- Perruques de Pietenqté 12
- Bonnets de Pietqté 12
- Barbesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par la date et l’itinéraire, puis demandez l’autorisation avant de confirmer la communication publique. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les accords et ajuster le plan de circulation.
- Traitez la sécurité comme un dossier séparé : assurance, agents de circulation et information des secours doivent être confirmés avant l’envoi des invitations. Faites valider les points de traversée et l’accès des véhicules d’urgence au plus tard 2 semaines avant le défilé.
- Répartissez les bénévoles par créneaux et par postes, plutôt que de demander une aide générale. Prévoyez un responsable pour chaque groupe et transmettez le déroulé imprimé au moins 7 jours à l’avance.
- Contrôlez les costumes et la sonorisation plusieurs jours avant l’événement. Testez les microphones sans fil, le lecteur audio, les rallonges et les multiprises sur place, car une prise indisponible peut bloquer toute l’arrivée.
- Préparez l’arrivée comme une deuxième scène : tables, chaises, buffet, éclairage et panneaux de direction doivent être installés avant l’arrivée du cortège. Vérifiez les prévisions météo à 48 heures, notamment pour les tentes, les costumes et les équipements électriques.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de Sinterklaas ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de régler les autorisations, l’assurance, l’itinéraire, les secours, les bénévoles et les fournisseurs sans devoir tout confirmer dans les derniers jours.
- Quand demander l’autorisation pour un défilé de Sinterklaas ?
- Déposez la demande dès que la date et l’itinéraire sont suffisamment définis, de préférence 6 à 8 semaines avant le défilé. Attendez la validation avant de diffuser une invitation présentant le parcours comme définitif.
- Combien de bénévoles faut-il pour un défilé de Sinterklaas ?
- Le nombre dépend de la longueur du parcours et du public, mais répartissez les volontaires par postes dès le départ : circulation, accueil, costumes, musique et arrivée. Confirmez les responsables et les remplaçants au moins 7 jours avant.
- Quand vérifier les costumes et le matériel de sonorisation ?
- Faites un premier contrôle 7 jours avant, puis un test complet sur le lieu d’arrivée 24 à 48 heures avant. Vérifiez notamment les costumes de Sinterklaas et des Pieten, les microphones, les câbles, les prises et les batteries.
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