Zo organiseer je een Sinterklaasintocht zonder losse eindjes

Begin niet met versieren, maar met de route, datum en aankomst van Sinterklaas. Daarna regel je vergunningen, verkeersmaatregelen, verzekering en een ontvangstlocatie, zodat het programma veilig uitvoerbaar is. Werk vervolgens het tijdschema uit en leg vast wie de muziek, publieksvakken, cadeautjes en ontvangst begeleidt. In de laatste weken draait alles om bevestigen: vrijwilligers briefen, bezoekers informeren, houdbare voorraad controleren en het slechtweerplan klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Locatie voor ontvangst bepalen
2 personen
3
Vergunningen controleren
2 personen
4
Route en publieksvakken uitwerken
3 personen
5
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
6
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
7
Aankomst van Sinterklaas bevestigen
8
Pieten en begeleiders vastleggen
2 personen
9
Muziek en geluidsset reserveren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Reserveringen voor materiaal maken
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Briefing voor vrijwilligers maken
17
Programma en tijdschema maken
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Alternatief slechtweerplan bevestigen
2 personen
20
Route communiceren met bezoekers
2 personen
21
Cadeautjes sorteren
3 personen
22
Cadeautjes labelen
3 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Houdbare voorraad controleren
2 personen
25
Verse producten inkopen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
4 personen
28
Materialen ophalen
3 personen
29
Sinterklaaskleding controleren
2 personen
30
Geluidsapparatuur testen
2 personen
31
Locatie schoonmaken
3 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Partytenten opbouwen
4 personen
34
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
35
Buffettafels inrichten
3 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Route bewegwijzeren
3 personen
38
Publieksvakken afzetten
4 personen
39
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
40
Cadeautafel klaarzetten
3 personen
41
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

43
Sinterklaas en Pieten ontvangen
3 personen
44
Bezoekers ontvangen
4 personen
45
Muziek tijdens intocht verzorgen
2 personen
46
Route begeleiden
8 personen
47
Publiek langs de route begeleiden
6 personen
48
Sinterklaas welkom heten
2 personen
49
Programma presenteren
50
Cadeautjes uitdelen
5 personen
51
Hapjes serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Fotohoek begeleiden
2 personen
55
Kinderen naar ouders begeleiden
2 personen
56
Toiletten controleren
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Afscheid van Sinterklaas begeleiden
3 personen
59
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Cadeautafel leegmaken
3 personen
61
Versiering verwijderen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Verloren voorwerpen verzamelen
69
Materialen terugbrengen
3 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
72
Routeborden verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 250
Dessertbordjesaantal 150
Vorkenaantal 250
Lepelsaantal 150
Tangenaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 12
Pieten vlaggetjesaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonnenlintaantal 3
Slingersaantal 12
Kerstboomverlichtingaantal 4
Fotoframe
Rode lopersaantal 2
Cadeaupapier
Naamstickers
Plakband
Touw

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 8
Megafoonaantal 2
Luidsprekerstandaardsaantal 2
Laptop
Muziekafspeellijst
Reservebatterijen
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 6
Zaklampenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 3
Blikvangersaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handdoekenaantal 12
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlint
Reflecterende hesjesaantal 20
Zaklampen met rood lichtaantal 6
EHBO-koffer
Nooddekenaantal 4
Brandblusseraantal 2
Vloermarkering

Informatie

Routebordenaantal 12
Programma-postersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Clipboardsaantal 6
Stiften
Pennensets
Naamkaartjesaantal 40
Draaiboekenaantal 20

Tips

Leg route, publieksvakken en verkeersmaatregelen uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer ook of je voor de route of ontvangstlocatie een vergunning nodig hebt.
Plan de aankomst van Sinterklaas niet als los onderdeel: reserveer minimaal 30 minuten voor ontvangst, opstellen van begeleiders en eventuele vertraging onderweg.
Wijs per publieksvak minstens één vrijwilliger aan en geef alle vrijwilligers 30 minuten voor aanvang een briefing met route, portofoonafspraken en het programma.
Regel geluid vooraf met speakers, microfoons, mengpaneel, standaards en verlengkabels. Test de set minstens 60 minuten voor de start op de verste plek van het publiek.
Label cadeautjes vóór de intocht en houd dieetwensen apart bij de ontvangst. Controleer houdbare voorraad een week vooraf en koop verse producten pas 1 tot 2 dagen van tevoren in.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Sinterklaasintocht organiseren?: Begin 12 weken vooraf met datum, route, locatie en vergunningen. Leg Sinterklaas, Pieten, geluidsset en materiaal uiterlijk 8 weken vooraf vast; de laatste week gebruik je voor briefing en bevestigingen.
Welke vergunning heb je nodig voor een Sinterklaasintocht?: Dat hangt af van route, gemeente en publieksomvang. Controleer minimaal 12 weken vooraf of een evenementenvergunning, verkeersmaatregelen of toestemming voor geluid nodig is; vraag dit na bij je gemeente.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Sinterklaasintocht?: Reken per publieksvak minimaal één begeleider en voeg aparte mensen toe voor ontvangst, cadeautjes, geluid en routebegeleiding. Plan bovendien 10 tot 15 procent extra vrijwilligers voor ziekte of uitval.
Wanneer maak je een slechtweerplan voor een Sinterklaasintocht?: Bevestig het alternatief uiterlijk 2 weken vooraf en neem in de briefing op wanneer je overschakelt. Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor aanvang, zodat bezoekers tijdig de aangepaste locatie of route krijgen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.