Organiser un défilé de Sinterklaas sans rien oublier

Un défilé de Sinterklaas se prépare d’abord sur papier, avant de réserver du matériel ou d’envoyer les invitations. Commencez par la date, l’itinéraire et le lieu d’accueil, puis vérifiez les autorisations, l’assurance et les mesures de circulation. Ensuite, sécurisez la présence de Sinterklaas, des Pieten, des accompagnateurs et de l’équipe technique. Les dernières semaines servent surtout à répartir les bénévoles, trier les cadeaux et préparer une solution crédible en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Déterminer le lieu d’accueil
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
2 personnes
4
Élaborer l'itinéraire et les zones du public
3 personnes
5
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
6
Demander des mesures de circulation
2 personnes
7
Confirmer l'arrivée de Sinterklaas
8
Confirmer les Pieten et les accompagnateurs
2 personnes
9
Réserver la musique et le système de sonorisation
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Faire les réservations pour le matériel
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Préparer le briefing des bénévoles
17
Établir le programme et le planning
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Confirmer le plan alternatif en cas de mauvais temps
2 personnes
20
Communiquer l’itinéraire aux visiteurs
2 personnes
21
Trier les cadeaux
3 personnes
22
Étiqueter les cadeaux
3 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Vérifier les stocks non périssables
2 personnes
25
Acheter des produits frais
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer les en-cas
4 personnes
28
Récupérer le matériel
3 personnes
29
Vérifier les costumes de Sinterklaas
2 personnes
30
Tester le matériel sonore
2 personnes
31
Nettoyer le lieu
3 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Monter les tentes de réception
4 personnes
34
Aménager la table d'accueil
2 personnes
35
Installer les tables de buffet
3 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Balisage du parcours
3 personnes
38
Délimiter les zones du public
4 personnes
39
Installer le système son
2 personnes
40
Installer la table des cadeaux
3 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

43
Accueillir Sinterklaas et les Pieten
3 personnes
44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Assurer la musique pendant le défilé
2 personnes
46
Encadrer le parcours
8 personnes
47
Encadrer le public le long du parcours
6 personnes
48
Accueillir Sinterklaas
2 personnes
49
Présenter le programme
50
Distribuer les cadeaux
5 personnes
51
Servir des amuse-bouches
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Animer le coin photo
2 personnes
55
Accompagner les enfants auprès de leurs parents
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Accompagner l'au revoir à Sinterklaas
3 personnes
59
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

60
Vider la table des cadeaux
3 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
64
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Rassembler les objets perdus
69
Rapporter le matériel
3 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 250
Assiettes à dessertqté 150
Fourchettesqté 250
Cuillèresqté 150
Pincesqté 8
Carafesqté 6

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 12
Fanions des Pietenqté 8
Ballonsqté 150
Ruban à ballonsqté 3
Guirlandesqté 12
Illuminations du sapin de Noëlqté 4
Cadre photo
Tapis rougesqté 2
Papier cadeau
Étiquettes nominatives
Ruban adhésif
Corde

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphoneqté 2
Pieds de haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Playlist musicale
Piles de rechange
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 3
Éléments pharesqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Serviettesqté 12
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisage
Gilets réfléchissantsqté 20
Lampes torches avec lumière rougeqté 6
Trousse de premiers secours
Couverture de survieqté 4
Extincteurqté 2
Marquage au sol

Informations

Panneaux de directionqté 12
Affiches du programmeqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Presse-papiersqté 6
Marqueurs
Sets de stylos
Badges nominatifsqté 40
Déroulésqté 20

Conseils

Fixez l’itinéraire au moins 8 à 12 semaines avant le défilé. Indiquez les zones réservées au public, le lieu d’accueil et les points où les bénévoles devront orienter les familles.
Ne vous contentez pas de demander une autorisation générale : vérifiez séparément la circulation, l’assurance et la responsabilité civile. Faites valider les mesures de circulation avant de communiquer le parcours.
Prévoyez un responsable son distinct du coordinateur général. Testez les haut-parleurs, microphones, rallonges et talkies-walkies au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.
Répartissez les bénévoles par postes et transmettez un briefing écrit 48 heures à l’avance. Précisez qui accompagne le cortège, qui gère les cadeaux et qui intervient si un enfant se perd.
Traitez les cadeaux par lots dès leur réception : tri, étiquette et contrôle final la veille. Achetez les produits frais dans les 24 à 48 heures précédant l’accueil, puis vérifiez la météo et confirmez le plan alternatif.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de Sinterklaas ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer l’itinéraire, d’obtenir les autorisations, de réserver la sonorisation et de recruter les bénévoles.
Quand faut-il demander les autorisations pour un défilé de Sinterklaas ?: Déposez les demandes dès que la date et le parcours sont définis, de préférence 8 semaines avant l’événement. Les mesures de circulation et l’assurance doivent être vérifiées avant l’annonce publique.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un défilé de Sinterklaas ?: Le nombre dépend du parcours et du public, mais répartissez les personnes en équipes distinctes pour l’accueil, l’itinéraire, les cadeaux, la technique et les urgences. Faites le briefing final 48 heures avant et prévoyez au moins une personne de réserve par équipe.
Que faire s’il pleut le jour du défilé de Sinterklaas ?: Décidez d’un plan alternatif au plus tard 7 jours avant : lieu d’accueil couvert, horaires modifiés et message aux visiteurs. Consultez les prévisions la veille et le matin même, puis désignez une personne chargée de diffuser la décision.

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