Zo organiseer je een Sinterklaasintocht
Begin met de route, datum en aankomsttijd van Sinterklaas. Daarna regel je de vergunningen, verkeersmaatregelen en locatie voor de ontvangst; die bepalen hoeveel ruimte en begeleiding je nodig hebt. Werk vervolgens het programma uit en verdeel de taken over vrijwilligers, Pieten, begeleiders en verkeersregelaars. In de laatste week controleer je het weer, deel je de definitieve planning en sorteer je de cadeaus per onderdeel van het programma.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Locatie voor ontvangst reserveren
- 3
Aankomsttijd Sinterklaas bevestigen
- 4
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
- 5
Verkeersmaatregelen aanvragen
- 6
Vrijwilligers werven
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Route publiceren
- 11
Catering reserveren
- 12
Muziekprogramma vastleggen
- 13
Pieten en begeleiders indelen
2 personen
- 14
Verkeersregelaars indelen
2 personen
- 15
EHBO-contact vastleggen
- 16
Sinterklaascadeaus inkopen
2 personen
- 17
Routebordjes ontwerpen
- 18
Programmaflyers drukken
- 19
Muziek afspeellijst maken
- 20
Sinterklaasverhaal voorbereiden
- 21
Gedichten en namen verzamelen
2 personen
- 22
Weersverwachting controleren
- 23
Definitieve vrijwilligerslijst delen
- 24
Boodschappen doen
3 personen
- 25
Cadeaus sorteren
3 personen
- 26
Techniek testen
2 personen
- 27
Materialen klaarzetten
3 personen
- 28
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
- 29
Partytenten opbouwen
5 personen
- 30
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
- 31
Versiering ophangen
4 personen
- 32
Route afzetten
6 personen
- 33
Routebordjes plaatsen
3 personen
- 34
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
- 35
Muziek en microfoon testen
2 personen
- 36
Cadeautafel inrichten
2 personen
- 37
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
- 38
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 39
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 40
Pieten omkleden
4 personen
Event
- 41
Sinterklaas ontvangen
3 personen
- 42
Publiek verwelkomen
4 personen
- 43
Muziek bij de intocht verzorgen
2 personen
- 44
Optocht begeleiden
8 personen
- 45
Verkeerspunten bemannen
6 personen
- 46
Kinderen begeleiden
6 personen
- 47
Sinterklaas toespreken
- 48
Kinderen ontvangen
4 personen
- 49
Cadeaus uitreiken
4 personen
- 50
Foto's maken
2 personen
- 51
Koffie en thee serveren
3 personen
- 52
Warme chocolademelk schenken
3 personen
- 53
Hapjes serveren
3 personen
- 54
Dranken bijvullen
2 personen
- 55
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
- 56
Muziekprogramma draaien
- 57
Avondprogramma presenteren
- 58
Buffet aanvullen
2 personen
- 59
Afvalbakken legen
2 personen
- 60
Toiletten controleren
2 personen
- 61
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 62
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
- 63
Decoratie verwijderen
4 personen
- 64
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
- 65
Partytenten afbreken
5 personen
- 66
Servies afwassen
3 personen
- 67
Locatie schoonmaken
5 personen
- 68
Routebordjes verwijderen
3 personen
- 69
Afval afvoeren
3 personen
- 70
Materialen controleren
2 personen
- 71
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 72
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 73
Gevonden voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
- Afzethekkenaantal 20
- Verkeerskegelsaantal 24
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bekersaantal 150
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
- Schenkkanenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudkannenaantal 6
- Soepketelsaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Thermosflessenaantal 4
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Megafoon
Decoratie
- Sinterklaasvlaggenaantal 20
- Pietenballonnenaantal 100
- Ballonnenlintaantal 4
- Slingersaantal 12
- Welkomstbord
- Routebordjesaantal 12
- Krijtbordenaantal 4
- Sinterklaasmijtersaantal 6
- Pietenpettenaantal 12
- Pietenkragenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 10
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Bezemsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handdesinfectieaantal 6
- Toiletpapieraantal 24
- Papieren handdoekenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Zaklampenaantal 6
- Regencapesaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg route, aankomsttijd en ontvangstlocatie eerst vast. Pas daarna kun je de route publiceren, verkeersregelaars indelen en bepalen waar afzethekken, verkeerskegels en routebordjes komen.
- Controleer vroeg welke vergunningen en meldingen nodig zijn en vraag verkeersmaatregelen tijdig aan. Plan minimaal één contactpersoon voor EHBO en noteer diens telefoonnummer in het draaiboek.
- Maak per vrijwilliger een taak met tijdstip en verzamel de definitieve lijst uiterlijk een week vooraf. Een algemene oproep zonder indeling laat op de dag zelf vaak gaten bij verkeer, ontvangst en catering.
- Test muziek en spraak vóór de intocht op de hele route. Controleer luidsprekers, mengpaneel, microfoons, statieven, verlengkabels en stekkerdozen; regel ook een alternatief als stroom op locatie niet beschikbaar is.
- Plan de ontvangst apart van de optocht. Reserveer ruimte voor partytenten, tafels, stoelen en catering en tel bekers, kopjes, borden en bestek per verwacht aantal gasten, met extra voorraad voor kinderen en begeleiders.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een Sinterklaasintocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, ontvangstlocatie en vergunningen. Vrijwilligers, catering en verkeersregelaars regel je uiterlijk 4 tot 6 weken voor de intocht.
- Wanneer moet je de route van een Sinterklaasintocht publiceren?
- Publiceer de route zodra vergunningen, verkeersmaatregelen en aankomsttijd zijn bevestigd, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Vermeld ook waar de ontvangst plaatsvindt en wanneer bezoekers daar worden verwacht.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Sinterklaasintocht?
- Maak minimaal één vrijwilliger per vaste post en houd daarnaast 2 tot 3 mensen vrij voor ontvangst, materiaal en onverwachte situaties. Tel verkeersregelaars, Pieten, begeleiders, EHBO en catering afzonderlijk mee.
- Wanneer controleer je het weer voor een Sinterklaasintocht?
- Controleer de verwachting 7 dagen vooraf voor de grote planning en opnieuw 24 uur vooraf voor definitieve keuzes. Beslis dan over partytenten, warme drank, kleding, bescherming van apparatuur en eventuele route-aanpassingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!