Sinterklausumzug organisieren – Schritt für Schritt

Bei einem Sinterklaasumzug entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Lege zuerst Datum, Route und Empfangsort fest, bevor du Genehmigungen, Verkehrssicherung und Helfer organisierst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Catering und das Programm. In den letzten Tagen prüfst du Wetter, Technik und Geschenke und teilst allen Helfern ihren endgültigen Einsatz mit.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Ort für den Empfang reservieren
3
Ankunftszeit von Sinterklaas bestätigen
4
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
5
Verkehrsmaßnahmen beantragen
6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Route veröffentlichen
11
Catering reservieren
12
Musikprogramm festlegen
13
Pieten und Begleiter einteilen
2 Personen
14
Verkehrsregler einteilen
2 Personen
15
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
16
Sinterklaas-Geschenke einkaufen
2 Personen
17
Wegweiser gestalten
18
Programmflyer drucken
19
Musik-Playlist erstellen
20
Sinterklaas-Geschichte vorbereiten
21
Gedichte und Namen sammeln
2 Personen
22
Wettervorhersage prüfen
23
Endgültige Freiwilligenliste teilen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Geschenke sortieren
3 Personen
26
Technik testen
2 Personen
27
Materialien bereitstellen
3 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
29
Partyzelte aufbauen
5 Personen
30
Empfangsbereich einrichten
3 Personen
31
Dekoration aufhängen
4 Personen
32
Route absperren
6 Personen
33
Wegweiser aufstellen
3 Personen
34
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
35
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
36
Geschenketisch einrichten
2 Personen
37
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
38
Snacks bereitstellen
3 Personen
39
Freiwillige einweisen
2 Personen
40
Pieten umkleiden
4 Personen

Event

41
Sinterklaas empfangen
3 Personen
42
Publikum begrüßen
4 Personen
43
Musik beim Einzug bereitstellen
2 Personen
44
Umzug begleiten
8 Personen
45
Verkehrsposten besetzen
6 Personen
46
Kinder begleiten
6 Personen
47
Sinterklaas ansprechen
48
Kinder empfangen
4 Personen
49
Geschenke überreichen
4 Personen
50
Fotos machen
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
52
Heiße Schokolade ausschenken
3 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
56
Musikprogramm steuern
57
Abendprogramm moderieren
58
Buffet auffüllen
2 Personen
59
Mülleimer leeren
2 Personen
60
Toiletten kontrollieren
2 Personen
61
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

62
Anlage ausschalten
2 Personen
63
Dekoration entfernen
4 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
65
Partyzelte abbauen
5 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Location reinigen
5 Personen
68
Routenschilder entfernen
3 Personen
69
Abfall entsorgen
3 Personen
70
Materialien prüfen
2 Personen
71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Restbestand einlagern
2 Personen
73
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 24
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
BecherAnz. 150
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
KaraffenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 6
SuppenkesselAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ThermosflaschenAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
Megafon

Dekoration

Sinterklaas-FlaggenAnz. 20
Pieten-BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 4
GirlandenAnz. 12
Willkommensschild
WegweiserAnz. 12
KreidetafelnAnz. 4
Sinterklaas-HüteAnz. 6
PietenmützenAnz. 12
PietenkragenAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 10
BatterienAnz. 24

Reinigung

BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HanddesinfektionsmittelAnz. 6
ToilettenpapierAnz. 24
PapierhandtücherAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
RegencapesAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route und Empfangsort. Prüfe direkt danach, welche Genehmigungen, Meldungen und Verkehrsmaßnahmen für die Strecke nötig sind.
Plane die Ankunft von Sinterklaas mit einer festen Uhrzeit und einem Puffer von 15 Minuten. Bestätige die Ankunft spätestens zwei Wochen vorher, damit Empfang, Musik und Begleitung synchron beginnen können.
Teile Verkehrsregler, Pieten, Begleiter und Erste-Hilfe-Kontakt nicht nur mündlich ein. Verschicke die endgültige Helferliste spätestens 3 Tage vor dem Umzug mit Treffpunkt, Aufgabe und Einsatzzeit.
Erfasse bei den Anmeldungen auch Ernährungswünsche und die Namen für Gedichte. Sortiere die Geschenke spätestens am Vortag nach Kindern oder Gruppen, damit am Empfang nichts gesucht werden muss.
Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Verlängerungskabel vor dem Aufbau. Für den Empfang solltest du außerdem Sitzgelegenheiten, Absperrgitter, Verkehrskegel sowie Kaffee- und Warmhaltemöglichkeiten gemeinsam kontrollieren.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Sinterklaasumzug organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Route, Empfangsort, Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen und Helfer noch ohne Zeitdruck klären.
Wann sollte die Route für den Sinterklaasumzug feststehen?: Die Route sollte spätestens 8 Wochen vor dem Umzug festgelegt sein. Veröffentliche sie erst, wenn Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen geprüft sind, damit später keine kurzfristigen Änderungen nötig werden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Sinterklaasumzug?: Plane pro Verkehrs- oder Zugangspunkt mindestens eine eingeteilte Person und zusätzlich Helfer für Sinterklaas, Pieten, Empfang, Technik und Erste Hilfe ein. Verschicke die endgültige Liste spätestens 3 Tage vorher.
Wann kauft und sortiert man die Sinterklaas-Geschenke?: Kaufe die Geschenke nach Abschluss der Anmeldungen und sortiere sie spätestens am Vortag. So kannst du Namen, Gedichte und besondere Wünsche noch rechtzeitig abgleichen.

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