Organiser un défilé de Sinterklaas sans rien oublier

Un défilé de Sinterklaas se prépare dans un ordre précis : le parcours et les autorisations d’abord, l’accueil et l’animation ensuite. Prévoyez assez tôt les signaleurs, les bénévoles, le son, les cadeaux et le catering. Les oublis les plus fréquents concernent la circulation, les besoins alimentaires, les branchements électriques et le tri des cadeaux. Ce plan vous aide à avancer étape par étape, jusqu’aux dernières vérifications le jour du défilé.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu pour l’accueil
3
Confirmer l’heure d’arrivée de Sinterklaas
4
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
5
Demander des mesures de circulation
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Publier l’itinéraire
11
Réserver le catering
12
Conserver le programme musical
13
Répartir les Pieten et les accompagnateurs
2 personnes
14
Répartir les signaleurs
2 personnes
15
Consigner le contact de premiers secours
16
Acheter les cadeaux de Sinterklaas
2 personnes
17
Concevoir les panneaux de direction
18
Imprimer les flyers du programme
19
Créer la playlist musicale
20
Préparer l’histoire de Saint-Nicolas
21
Recueillir les poèmes et les noms
2 personnes
22
Vérifier les prévisions météo
23
Partager la liste définitive des bénévoles
24
Faire les courses
3 personnes
25
Trier les cadeaux
3 personnes
26
Tester la technique
2 personnes
27
Préparer le matériel
3 personnes
28
Installer les tables et les chaises
5 personnes
29
Monter les tentes de réception
5 personnes
30
Aménager l’espace d’accueil
3 personnes
31
Suspendre la décoration
4 personnes
32
Barrer la route
6 personnes
33
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
34
Installer le système de sonorisation
2 personnes
35
Tester la musique et le micro
2 personnes
36
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
3 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Briefer les bénévoles
2 personnes
40
Habiller les Pieten
4 personnes

Événement

41
Accueillir Sinterklaas
3 personnes
42
Accueillir le public
4 personnes
43
Assurer la musique pour l’entrée
2 personnes
44
Encadrer le défilé
8 personnes
45
Occuper les points de circulation
6 personnes
46
Accompagner les enfants
6 personnes
47
S'adresser à Sinterklaas
48
Accueillir les enfants
4 personnes
49
Remettre les cadeaux
4 personnes
50
Prendre des photos
2 personnes
51
Servir le café et le thé
3 personnes
52
Servir du chocolat chaud
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
56
Diffuser le programme musical
57
Présenter le programme de la soirée
58
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Vérifier les toilettes
2 personnes
61
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

62
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
63
Retirer la décoration
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
65
Démonter les tentes de fête
5 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
5 personnes
68
Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
69
Évacuer les déchets
3 personnes
70
Vérifier le matériel
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes
73
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 24
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Gobeletsqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Bouteilles isothermesqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 20
Ballons Pietenqté 100
Ruban à ballonsqté 4
Guirlandesqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4
Mijters de Sinterklaasqté 6
Bonnets de Pietqté 12
Cols de Pietenqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 10
Pilesqté 24

Nettoyage

Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Gel hydroalcooliqueqté 6
Papier toiletteqté 24
Essuie-toutqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Capes de pluieqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, l’itinéraire et l’heure d’arrivée de Sinterklaas. Demandez les mesures de circulation et vérifiez les autorisations avant de publier le parcours ou d’envoyer les invitations.
Répartissez les bénévoles par mission, et non seulement par zone : comptez les signaleurs, l’accueil, l’accompagnement de Sinterklaas, le service et le rangement. Envoyez la liste définitive au moins 3 jours avant l’événement.
Traitez les inscriptions dès leur réception et notez séparément les besoins alimentaires. Pour éviter les erreurs, triez les cadeaux par enfant avant l’accueil et gardez une liste avec les noms et les poèmes.
Testez le son sur place avant l’arrivée du public : haut-parleurs, microphones, table de mixage, rallonges et multiprises doivent être compatibles avec l’alimentation disponible. Préparez aussi la playlist et le programme musical à l’avance.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Les tentes, tables, thermos, machines à café et équipements de circulation doivent avoir un emplacement défini avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de Sinterklaas ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, les mesures de circulation, le lieu d’accueil et le catering sont les éléments qui prennent le plus souvent du temps.
Quand faut-il demander les autorisations pour un défilé de Sinterklaas ?: Faites les demandes dès que la date et l’itinéraire sont fixés, de préférence 8 semaines avant le défilé. Attendez la confirmation avant de présenter le parcours comme définitif.
Combien de bénévoles faut-il pour un défilé de Sinterklaas ?: Le nombre dépend du parcours et du public, mais prévoyez une équipe distincte pour chaque poste : signaleurs, accueil, accompagnateurs, service et rangement. Finalisez la répartition au plus tard 3 jours avant.
Quand acheter et trier les cadeaux de Sinterklaas ?: Achetez-les au moins 2 semaines avant et triez-les plusieurs jours avant l’événement. Gardez une réserve limitée et vérifiez chaque cadeau avec la liste des noms et des poèmes avant l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.