Organiser une fête de Saint-Nicolas, étape par étape

Une fête de Saint-Nicolas se prépare dans un ordre précis : réservez d’abord le lieu, Saint-Nicolas et la technique, puis gérez les inscriptions, les cadeaux et les besoins alimentaires. Le programme doit laisser assez de temps pour l’accueil, les jeux, la remise des cadeaux et le repas. Les oublis les plus fréquents concernent les souhaits de cadeaux, les branchements du micro et la préparation des boissons. Ce plan vous aide à avancer sans devoir tout régler la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver Saint-Nicolas
3
Réserver la musique et le matériel technique
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Recueillir les souhaits de cadeaux
8
Acheter des cadeaux
2 personnes
9
Étiqueter les cadeaux
2 personnes
10
Élaborer le programme
2 personnes
11
Préparer les jeux et quiz
2 personnes
12
Créer la playlist musicale
13
Partager le plan alimentaire
14
Commander les courses
15
Vérifier les cadeaux
2 personnes
16
Récupérer les courses
2 personnes
17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
18
Préparer les cadeaux
2 personnes
19
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer les tables de buffet
3 personnes
22
Suspendre la décoration
3 personnes
23
Raccorder la sonorisation
2 personnes
24
Tester le microphone
2 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Installer la table d’accueil
2 personnes

Événement

28
Accueillir les invités
3 personnes
29
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
30
Accueillir Sinterklaas
2 personnes
31
Annoncer le programme
32
Accompagner le programme de Sinterklaas
3 personnes
33
Servir les amuse-bouches et les boissons
4 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Animer le coin photo
36
Ouvrir le buffet
2 personnes
37
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
38
Récupérer la vaisselle et les verres
2 personnes
39
Fournir la musique
40
Accompagner l'au revoir à Sinterklaas
2 personnes
41
Raccompagner les invités
3 personnes
42
Distribuer les cadeaux
3 personnes

Suivi

43
Emballer les restes
2 personnes
44
Retirer la décoration
3 personnes
45
Faire la vaisselle
3 personnes
46
Rassembler les déchets
2 personnes
47
Nettoyer le lieu
4 personnes
48
Emballer l’équipement et le matériel
3 personnes
49
Rendre les articles empruntés
2 personnes
50
Ranger les affaires restantes
2 personnes
51
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Verresqté 80
Tasses à caféqté 70
Couvertsqté 75
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 4
Ballons Pietenqté 40
Nappesqté 8
Rouleaux de papier cadeauqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Mur photo
Accessoires photoqté 12

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Ordinateur portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 8
Plateaux de service en aluminiumqté 8

Saint-Nicolas

Sacs cadeauxqté 6
Autocollants cadeauxqté 80
Cadeauxqté 60
Personnel

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis réservez Saint-Nicolas, la musique et le matériel technique. Faites ces réservations avant d’envoyer les invitations, car elles conditionnent directement le programme.
Clôturez les inscriptions au moins 10 jours avant la fête. Demandez en même temps les besoins alimentaires et les souhaits de cadeaux, afin d’acheter les bonnes quantités et d’éviter les cadeaux non identifiés.
Préparez les cadeaux par enfant : vérifiez chaque paquet, ajoutez une étiquette lisible et regroupez-les dans l’ordre de remise. Cette vérification doit être terminée au plus tard la veille.
Prévoyez le déroulé par créneaux de 15 à 30 minutes : accueil, arrivée de Saint-Nicolas, jeux, quiz, remise des cadeaux et repas. Gardez au moins 15 minutes de marge pour les retards et les changements de salle.
Le jour même, ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Installez les tables, les chaises et le buffet, branchez les rallonges et multiprises, puis testez le micro sans fil et la musique avant de préparer les en-cas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de Saint-Nicolas ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les réservations de Saint-Nicolas et du lieu passent en premier, puis les invitations et les inscriptions doivent être clôturées environ 10 jours avant la fête.
Quand acheter les cadeaux pour la fête de Saint-Nicolas ?: Achetez-les dès que les inscriptions et les souhaits sont finalisés, généralement 10 à 14 jours avant l’événement. Gardez ensuite au moins 2 jours pour vérifier, étiqueter et préparer chaque cadeau.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez environ 2 heures avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les chaises, le buffet et la décoration. Ajoutez 15 à 30 minutes pour tester le micro, la musique et les branchements électriques.
Quand préparer les boissons et les en-cas ?: Mettez les boissons au frais le matin même ou au moins 4 heures avant le début. Préparez les en-cas proches du service, idéalement entre 30 et 60 minutes avant l’accueil, pour éviter qu’ils ne sèchent.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.