Zo organiseer je een Sint-Jansfeest zonder last-minute stress

Begin het Sint-Jansfeest met de locatie, datum en het programma; pas daarna kun je aantallen, leveranciers en materiaal betrouwbaar vastleggen. Controleer vroeg of je een vergunning, stroomaansluiting en extra toiletvoorziening nodig hebt. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en deel vrijwilligers per taak en tijdstip in. In de laatste week draait alles om bevestigen, inkopen en weermaatregelen. Op de dag zelf test je stroom, verlichting en geluid voordat gasten aankomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Stroomaansluiting reserveren
5
Toiletvoorziening reserveren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
10
Leveranciers bevestigen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Definitieve aantallen bepalen
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Decoratie sorteren
2 personen
18
Muziek klaarzetten
2 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Programmaborden printen
21
Weersmaatregelen klaarleggen
2 personen

Event

22
Locatie openen
2 personen
23
Stroom en verlichting testen
2 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen plaatsen
3 personen
27
Buffettafels inrichten
3 personen
28
Koffiepunt inrichten
2 personen
29
Drankenpunt inrichten
3 personen
30
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Kaarsen en lampionnen plaatsen
2 personen
33
Wegwijzers plaatsen
2 personen
34
Eetruimte schoonmaken
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
37
Salades klaarzetten
2 personen
38
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
39
Muziek testen
2 personen
40
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
41
Gasten ontvangen
3 personen
42
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
43
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
44
Koffie en thee schenken
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
47
Muziek verzorgen
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Buffet openen
2 personen
52
Buffet bijvullen
3 personen
53
Maaltijd serveren
4 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Dessert serveren
3 personen
56
Licht en sfeer controleren
2 personen
57
Laatste ronde aankondigen
58
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Muziek uitschakelen
60
Eten veilig opbergen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Keuken schoonmaken
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Decoratie verwijderen
2 personen
67
Partytenten afbreken
4 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven eten verdelen
2 personen
71
Afval correct afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Klaptafel voor ontvangst
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 90
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 90
Vorkenaantal 90
Lepelsaantal 90
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Aluminium schalenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Lampionnenaantal 20
Ledlichtsnoerenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Tafelnummersaantal 10
Programmabordenaantal 4
Wegwijzerbordenaantal 6

Sportmateriaal

Buitenspellenaantal 6
Springtouwenaantal 6
Stiften en kleurplaten

Verlichting

Ledtafellampenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie, datum en programma uiterlijk 8 weken vooraf vast. Controleer meteen vergunningen, stroomaansluiting en toiletvoorziening; die regel je vaak te laat als je eerst alleen naar de catering kijkt.
Sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor het feest. Gebruik het definitieve aantal voor catering, stoelen, servies en naamkaartjes en noteer dieetwensen per persoon, niet alleen per huishouden.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur. Wijs aparte mensen aan voor ontvangst, buffet, techniek en opruimen, zodat degene met de microfoon niet tegelijk tafels hoeft klaar te zetten.
Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg partytenten en andere weersmaatregelen klaar voordat je decoratie en buffet opbouwt; bij wind of regen kost improviseren de meeste tijd.
Open de locatie minimaal 2 uur voor aanvang. Test stroom, verlengkabels, verlichting, koffiezetapparaten, waterkokers en Bluetoothspeakers eerst zonder gasten en koel dranken zodra de koelkasten of koelboxen beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sint-Jansfeest organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum, programma en vergunningen. Reserveer stroom, toiletten en eventuele leveranciers zodra de locatie vaststaat; wacht voor deze onderdelen niet op de definitieve gastenlijst.
Wanneer moet ik de definitieve aantallen voor een Sint-Jansfeest bepalen?: Sluit de aanmeldingen ongeveer 10 tot 14 dagen voor het feest en bepaal daarna de definitieve aantallen. Houd een kleine marge aan voor servies en drinken, maar bestel niet onbeperkt extra voordat je de dieetwensen en afmeldingen hebt verwerkt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Sint-Jansfeest?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per hoofdtaak: ontvangst, buffet, techniek, aanspreekpunt en opruimen. Bij een groter feest werkt een rooster met blokken van 2 tot 3 uur beter dan één groep die de hele dag beschikbaar moet blijven.
Wanneer controleer je het weer voor een Sint-Jansfeest?: Bekijk de verwachting 3 dagen vooraf om partytenten en andere maatregelen te regelen, en controleer opnieuw op de ochtend zelf. Leg tenten, tafels en verlichting zo klaar dat je bij regen of wind binnen 30 minuten kunt omschakelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.