Comment organiser une Fête de Saint-Jean sans rien laisser au dernier moment

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de contacter les fournisseurs ou d’envoyer les invitations. Pour une Fête de Saint-Jean, les autorisations, l’électricité, les sanitaires et la météo conditionnent toute l’organisation. Les inscriptions servent ensuite à ajuster les quantités de repas, de boissons, de tables et de vaisselle. Gardez les derniers jours pour les achats, le refroidissement des boissons, la préparation de la musique et le montage sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Réserver une prise électrique
5
Réserver les installations sanitaires
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Établir le programme musical
2 personnes
10
Confirmer les fournisseurs
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Vérifier les prévisions météo
13
Déterminer les quantités finales
2 personnes
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Trier la décoration
2 personnes
18
Préparer la musique
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Imprimer les panneaux du programme
21
Préparer les mesures liées à la météo
2 personnes

Événement

22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Tester l'alimentation électrique et l'éclairage
2 personnes
24
Monter les tentes de réception
4 personnes
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Installer les tables de buffet
3 personnes
28
Mettre en place le point café
2 personnes
29
Installer le point de boissons
3 personnes
30
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Installer des bougies et des lanternes
2 personnes
33
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
34
Nettoyer l’espace repas
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
37
Préparer les salades
2 personnes
38
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
39
Tester la musique
2 personnes
40
Installer la table d’accueil
2 personnes
41
Accueillir les invités
3 personnes
42
Distribuer les badges
2 personnes
43
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
47
Fournir la musique
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Ouvrir le buffet
2 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
53
Servir le repas
4 personnes
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Servir le dessert
3 personnes
56
Vérifier l'éclairage et l'ambiance
2 personnes
57
Annoncer le dernier tour
58
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

59
Couper la musique
60
Stocker la nourriture en toute sécurité
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer la cuisine
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Démonter les tentes de fête
4 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Distribuer les restes
2 personnes
71
Évacuer correctement les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table pliante pour l’accueil
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 90
Bols réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 90
Fourchettesqté 90
Cuillèresqté 90
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Plateaux en aluminiumqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Lampionsqté 20
Guirlandes LEDqté 6
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 80
Numéros de tableqté 10
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux directionnelsqté 6

Matériel de sport

Jeux en plein airqté 6
Cordes à sauterqté 6
Marqueurs et coloriages

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 4
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu, les sanitaires et la prise électrique dès que la date est fixée. Une alimentation insuffisante peut empêcher l’utilisation des machines à café, de l’éclairage et des haut-parleurs.
Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires avant de calculer les quantités finales. Faites un dernier point au moins 5 jours avant la fête.
Prévoyez le programme musical avec un emplacement précis pour les haut-parleurs et le microphone. Testez les rallonges, l’éclairage et l’alimentation électrique à l’ouverture du lieu, pas au début de la soirée.
Contrôlez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Préparez à l’avance les tentes de réception et la solution de repli afin de ne pas déplacer les tables au dernier moment.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des invités et répartissez les bénévoles par créneaux. À l’accueil, gardez les badges, le programme imprimé et une table pliante au même endroit.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Fête de Saint-Jean ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, vérifiez les autorisations et confirmez les besoins en électricité et en sanitaires avant d’envoyer les invitations.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une Fête de Saint-Jean ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la fête. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement pour recueillir les besoins alimentaires et ajuster les quantités.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la fête ?: Prévoyez au moins 3 heures avant l’arrivée du public pour monter les tentes, installer les tables, tester l’électricité et organiser l’accueil. Ajoutez du temps si le lieu nécessite le déplacement du mobilier ou de la vaisselle.
Quand vérifier la météo pour une Fête de Saint-Jean ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin même. Les tentes, la disposition des tables et les mesures prévues doivent pouvoir être adaptées avant l’ouverture du lieu.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.