Cómo organizar una Fiesta de San Juan sin improvisar

Organizar una Fiesta de San Juan exige cerrar primero el lugar, la fecha y los permisos; después vienen la electricidad, los baños, los proveedores y las inscripciones. Trabaja con cifras confirmadas antes de comprar comida, bebidas o menaje. En la última semana, revisa el pronóstico, enfría las bebidas y prepara la decoración, la música y la señalización. El día del evento, prueba la corriente y la iluminación antes de montar por completo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
3
Comprobar permisos
4
Reservar conexión eléctrica
5
Reservar un servicio de baño
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Preparar el programa musical
2 personas
10
Confirmar proveedores
11
Asignar voluntarios
2 personas
12
Comprobar el pronóstico del tiempo
13
Determinar las cifras definitivas
2 personas
14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
15
Hacer la compra
3 personas
16
Enfriar bebidas
2 personas
17
Clasificar la decoración
2 personas
18
Preparar la música
2 personas
19
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
20
Imprimir los paneles del programa
21
Preparar las medidas ante el tiempo
2 personas

Evento

22
Abrir la ubicación
2 personas
23
Probar corriente e iluminación
2 personas
24
Montar las carpas
4 personas
25
Montar mesas
3 personas
26
Colocar las sillas
3 personas
27
Montar mesas de buffet
3 personas
28
Montar el punto de café
2 personas
29
Montar el punto de bebidas
3 personas
30
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Colocar velas y farolillos
2 personas
33
Colocar señalizadores
2 personas
34
Limpiar el área de comedor
2 personas
35
Preparar aperitivos
3 personas
36
Preparar pan y acompañamientos
2 personas
37
Preparar las ensaladas
2 personas
38
Separar comidas especiales
2 personas
39
Probar la música
2 personas
40
Preparar la mesa de recepción
2 personas
41
Recibir a los invitados
3 personas
42
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
43
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
44
Servir café y té
2 personas
45
Servir aperitivos
3 personas
46
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
47
Proporcionar la música
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Recoger la vajilla usada
2 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Abrir el buffet
2 personas
52
Reponer el bufé
3 personas
53
Servir la comida
4 personas
54
Servir comidas especiales
2 personas
55
Servir el postre
3 personas
56
Comprobar la luz y el ambiente
2 personas
57
Anunciar la última ronda
58
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

59
Apagar la música
60
Guardar los alimentos de forma segura
3 personas
61
Recoger la basura
3 personas
62
Recoger mesas y sillas
4 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Limpiar la cocina
3 personas
65
Limpiar el lugar
4 personas
66
Retirar la decoración
2 personas
67
Desmontar las carpas
4 personas
68
Inventariar materiales
2 personas
69
Devolver el material prestado
2 personas
70
Repartir la comida sobrante
2 personas
71
Desechar correctamente los residuos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Mesa plegable para recepción
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 90
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 60
Cuchilloscant. 90
Tenedorescant. 90
Cucharascant. 90
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para servircant. 8
Termoscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Bandejas de aluminiocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías recargablescant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Farolilloscant. 20
Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 80
Números de mesacant. 10
Carteles del programacant. 4
Señales de orientacióncant. 6

Material deportivo

Juegos al aire librecant. 6
Cuerdas para saltarcant. 6
Rotuladores y hojas para colorear

Iluminación

Lámparas de mesa LEDcant. 8
Linternascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Cuboscant. 4
Esponjascant. 8
Cepillos para fregarcant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Escobas de manocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 6 y 8 semanas antes: reserva el lugar, fija el programa y confirma si necesitas permisos, conexión eléctrica o un servicio de baño.
Cierra las inscripciones 7 días antes y recoge las preferencias dietéticas en ese momento. Así puedes calcular las raciones y evitar compras de última hora.
Confirma proveedores y voluntarios 3 días antes, cuando ya tengas las cifras definitivas. Asigna a una persona para recepción, otra para bebidas y otra para supervisar el montaje.
Prepara un plan para lluvia como mínimo 48 horas antes. Revisa carpas, mesas y la iluminación, y decide dónde se trasladarán las actividades si cambia el tiempo.
El día anterior, enfría las bebidas, clasifica la decoración, prepara la música y deja listos los paneles del programa y las tarjetas de nombre. Reserva al menos 2 horas para probar corriente, altavoces y micrófono antes de recibir a los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Fiesta de San Juan?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, fijar la fecha y comprobar los permisos. Deja la confirmación final de asistentes y proveedores para la última semana.
¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados?: Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes. Usa esa cifra para calcular comida, bebidas, sillas, vasos, platos y demás menaje antes de hacer la compra.
¿Qué hay que preparar el día antes de la Fiesta de San Juan?: El día anterior conviene enfriar las bebidas, ordenar la decoración, preparar la música y dejar impresos los paneles del programa. Comprueba también que tienes cables alargadores, baterías o conexiones necesarias.
¿Cómo preparo la Fiesta de San Juan si llueve?: Define el plan alternativo al menos 48 horas antes, después de revisar el pronóstico. Comprueba que las carpas cubren las zonas de reunión y decide con antelación qué actividades se trasladan y dónde.

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