Zo organiseer je een singer-songwriteravond

Begin met de locatie en de artiesten, want die bepalen de datum, capaciteit en technische eisen. Werk daarna het programma uit en verzamel aanmeldingen, dieetwensen en informatie van elke artiest. Reserveer geluidsapparatuur op basis van de bezetting en maak de ruimte rustig en overzichtelijk voor publiek én muzikanten. Op de dag zelf draait alles om een vroege opbouw: stoelen, podium, licht, catering en een korte soundcheck moeten klaar zijn voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Artiesten vastleggen
3
Programma samenstellen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Artiënteninformatie bevestigen
8
Geluidsapparatuur reserveren
9
Technische wensen verzamelen
10
Indeling van de ruimte maken
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Artiëntenontvangst voorbereiden
14
Programma afdrukken
15
Dranken koelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Ruimte schoonmaken
2 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen opstellen
3 personen
20
Garderobe inrichten
2 personen
21
Podiumruimte inrichten
3 personen
22
Geluidsset aansluiten
2 personen
23
Microfoons testen
2 personen
24
Licht instellen
2 personen
25
Optredens kort repeteren
3 personen
26
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen

Event

27
Artiesten ontvangen
2 personen
28
Bezoekers ontvangen
3 personen
29
Programma toelichten
30
Optredens aankondigen
31
Optredens technisch begeleiden
2 personen
32
Hapjes serveren
3 personen
33
Dranken serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Servies verzamelen
2 personen
36
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Geluidsset uitschakelen
2 personen
38
Apparatuur afbreken
3 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Ruimte schoonmaken
3 personen
43
Gevonden voorwerpen verzamelen
44
Apparatuur retourneren
2 personen
45
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 6

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
DI-boxenaantal 2
Monitor-speaker
Instrumentstandaardsaantal 4
Muziekstandaardsaantal 4
Audiokabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 4
Sfeerlampenaantal 8

Catering

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Servettenhoudersaantal 8
Boodschappen

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Podiumachterdoek
Naambordjesaantal 10

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Sponzenaantal 6
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Tips

Vraag technische wensen uiterlijk twee weken vooraf op: aantal microfoons, DI-boxen, monitor-speaker, instrumentstandaards en benodigde kabels. Zo ontdek je niet pas tijdens de opbouw dat een artiest een extra aansluiting nodig heeft.
Plan voor de geluidsset minimaal 90 minuten opbouw en test daarna iedere microfoon, audiokabel en XLR-kabel afzonderlijk. Leg verlengkabels en stekkerdozen langs de rand van de ruimte, niet door het looppad.
Maak de ruimte-indeling vóór je tafels en stoelen neerzet. Houd de podiumruimte vrij, plaats de stoelen zo dat het zicht op de artiest niet wordt geblokkeerd en richt de garderobe in met minstens één duidelijk aanwijsbare plek.
Regel de artiestenontvangst vóór de deuren opengaan: zet kleedkamerstoelen klaar, bevestig het programma en zorg dat water en koffie beschikbaar zijn. Reserveer per artiest ongeveer 15 minuten voor aankomst, uitleg en voorbereiding.
Koel dranken enkele uren vooraf en bereid hapjes in porties die zonder bestek te pakken zijn. Zet koffiezetapparaat, waterkokers en thermoskannen apart van de geluidsapparatuur; gemorste drank is een praktisch risico voor kabels en mengpaneel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een singer-songwriteravond plannen?: Leg de locatie en artiesten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer geluidsapparatuur en verstuur uitnodigingen zodra datum, programma en capaciteit bekend zijn.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een singer-songwriteravond?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, podiumruimte, licht en geluidsset. Plan daarna nog 30 tot 45 minuten voor microfoontests en een korte repetitie.
Hoeveel microfoons heb je nodig bij singer-songwriters?: Begin met één zangmicrofoon per artiest en voeg een instrumentmicrofoon toe als die niet via een DI-box wordt aangesloten. Controleer de technische wensen uiterlijk 2 weken vooraf, omdat de bezetting per optreden verschilt.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een singer-songwriteravond verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventaris uiterlijk 7 dagen voor de avond. Controleer die lijst opnieuw voordat je boodschappen doet en hapjes voorbereidt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.