Einen Singer-Songwriter-Abend organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einem Singer-Songwriter-Abend entscheidet nicht nur die Musik über den Ablauf. Location, Künstler, Programm und Technik müssen früh zusammenpassen, damit am Veranstaltungstag keine Kabel, Mikrofone oder Informationen fehlen. Beginne mit Raum und Besetzung, kläre danach die technischen Anforderungen und plane erst dann Sitzplätze, Getränke und Snacks. Die letzten Stunden gehören dem Aufbau, dem Soundcheck und einem kurzen Probelauf der Auftritte.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Künstler festlegen
- 3
Programm zusammenstellen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Künstlerinformationen bestätigen
- 8
Tonanlage reservieren
- 9
Technische Anforderungen sammeln
- 10
Raumaufteilung erstellen
- 11
Einkaufsliste prüfen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Künstlerempfang vorbereiten
- 14
Programm drucken
- 15
Getränke kühlen
2 Personen
- 16
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 17
Raum reinigen
2 Personen
- 18
Tische aufstellen
3 Personen
- 19
Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Garderobe einrichten
2 Personen
- 21
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
- 22
Soundsystem anschließen
2 Personen
- 23
Mikrofone testen
2 Personen
- 24
Licht einstellen
2 Personen
- 25
Auftritte kurz proben
3 Personen
- 26
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
Event
- 27
Künstler empfangen
2 Personen
- 28
Besucher empfangen
3 Personen
- 29
Programm vorstellen
- 30
Auftritte ankündigen
- 31
Auftritte technisch betreuen
2 Personen
- 32
Snacks servieren
3 Personen
- 33
Getränke servieren
2 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Geschirr sammeln
2 Personen
- 36
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Soundsystem ausschalten
2 Personen
- 38
Ausrüstung abbauen
3 Personen
- 39
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 41
Abfall sammeln
2 Personen
- 42
Raum reinigen
3 Personen
- 43
Fundsachen sammeln
- 44
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 45
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- BarhockerAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 2
- UmkleidestühleAnz. 6
Geschirr
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServiertablettsAnz. 8
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- DI-BoxenAnz. 2
- Monitor-Lautsprecher
- InstrumentenständerAnz. 4
- NotenständerAnz. 4
- AudiokabelAnz. 12
- XLR-KabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 4
- StimmungsleuchtenAnz. 8
Catering
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiettenhalterAnz. 8
- Einkäufe
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- Bühnenhintergrund
- NamensschilderAnz. 10
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
- HandfegerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Tipps
- Reserviere die Location, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe dabei, ob der Raum genügend Platz für Bühne, Mischpult, Monitor-Lautsprecher, Sitzreihen und eine Garderobe bietet.
- Hole die technischen Anforderungen der Künstler spätestens 10 bis 14 Tage vorher ein. Frage nach Instrumenten, DI-Boxen, Mikrofonen, Mikrofonständern und zusätzlichen XLR- oder Audiokabeln.
- Plane den Abend mit festen Zeitblöcken und drucke das Programm spätestens am Vortag. Bestätige Künstlernamen, Auftrittsreihenfolge und Ankunftszeit noch einmal schriftlich.
- Baue Bühnenbereich, Licht und Soundsystem mindestens 3 Stunden vor Einlass auf. Teste jedes Mikrofon einzeln, prüfe Verlängerungskabel und plane für jeden Auftritt eine kurze Probe ein.
- Kläre Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor dem Abend und bereite Getränke sowie Snacks vor dem Einlass vor. Getränke sollten mindestens 2 Stunden vorher gekühlt werden; für Kaffee und Tee helfen Kaffeemaschine, Wasserkocher und Thermoskannen.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Singer-Songwriter-Abend planen?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location, den Künstlern und dem Programm. Einladungen und Anmeldungen können danach folgen; die technischen Details sollten spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Singer-Songwriter-Abend?
- Plane mindestens 3 Stunden für Tische, Stühle, Garderobe, Bühne, Licht und Soundsystem ein. Für Mikrofontests, Monitor-Lautsprecher und kurze Auftrittsproben solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass freihalten.
- Wann sollte man die technischen Anforderungen der Künstler klären?
- Frage die Künstler 10 bis 14 Tage vor dem Abend nach Instrumenten, Anschlüssen, Mikrofonen und Monitorbedarf. Bestätige die Angaben 2 bis 3 Tage vorher erneut, damit fehlende Kabel oder Ständer noch organisiert werden können.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Singer-Songwriter-Abend?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Kaufe zusätzlich alkoholfreie Optionen ein und stelle Wasser während des gesamten Abends bereit.
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