Zo organiseer je een showdancewedstrijd

Begin met het wedstrijdformat en leg daarna de locatie, juryleden en muziekafspraken vast. Pas wanneer regels, categorieën en inschrijfvoorwaarden duidelijk zijn, kun je deelnemers werven en de startvolgorde plannen. De meeste problemen ontstaan doordat muziekbestanden, techniek en juryformulieren pas vlak voor de wedstrijd worden gecontroleerd. Werk daarom terug vanaf de wedstrijddag en plan vaste controlemomenten voor deelnemers, vrijwilligers, prijzen, catering en de opening van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Juryleden vastleggen
2 personen
4
Muzieklevering afspreken
5
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
6
Inschrijfformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Sponsoren benaderen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Deelnemers bevestigen
13
Startvolgorde maken
2 personen
14
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
15
Programma drukken
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Muziekbestanden controleren
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Muziek op afspeellijst zetten
22
Prijzen inpakken
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Dansvloer controleren
2 personen
27
Podiumachtergrond plaatsen
3 personen
28
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
29
Microfoons testen
2 personen
30
Verlichting testen
2 personen
31
Jurytafel opstellen
2 personen
32
Registratietafel opstellen
2 personen
33
Publieksstoelen opstellen
4 personen
34
Cateringbuffet inrichten
3 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Juryformulieren klaarleggen

Event

37
Deelnemers ontvangen
3 personen
38
Publiek ontvangen
3 personen
39
Programma toelichten
40
Openingswoord verzorgen
41
Muziek per act starten
2 personen
42
Acts naar podium begeleiden
2 personen
43
Juryformulieren uitdelen
44
Juryformulieren innemen
45
Pauze aankondigen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Buffet aanvullen
2 personen
50
Toiletten controleren
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Juryuitslag verwerken
2 personen
53
Finalisten bekendmaken
54
Finaleronde begeleiden
3 personen
55
Finalemuziek starten
2 personen
56
Einduitslag controleren
2 personen
57
Prijzen uitreiken
3 personen
58
Slotwoord verzorgen
59
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

60
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
61
Verlichting afbouwen
2 personen
62
Decoratie verwijderen
3 personen
63
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Dansvloer schoonmaken
2 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Catering opruimen
3 personen
68
Locatie schoon opleveren
4 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Uitslag naar deelnemers sturen
71
Foto's aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 140
Jurytafel
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptop
Reserve-laptop
USB-sticksaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 24

Servies

Waterglazenaantal 160
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Koffielepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Theepottenaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Dienbladenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Achtergronddoek
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Podiumletters
Rood tapijt
Nummerbordjesaantal 30
Pijlbordenaantal 8
Naambadgesaantal 50

Sportmateriaal

Antislipmattenaantal 6
Kleedkamermattenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakemmeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat, de categorieën, tijdslimieten en beoordelingscriteria eerst schriftelijk vast. Publiceer daarna pas het inschrijfformulier, zodat deelnemers niet op verschillende voorwaarden reageren.
Plan de inschrijving met een duidelijke sluitingsdatum en stuur deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf hun bevestiging, praktische informatie en aanlevertijd voor muziek. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding.
Controleer ieder muziekbestand minstens 3 dagen voor de wedstrijd op afspeelbaarheid en zet alles op een afspeellijst. Bewaar dezelfde bestanden op een reserve-laptop en minimaal 2 USB-sticks.
Maak de startvolgorde nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd en geef juryleden per optreden een apart juryformulier. Reserveer bij de opbouw een registratietafel, jurytafel en voldoende stoelen, en tape kabels direct vast.
Open de locatie minimaal 2 uur voor de eerste deelnemer. Test luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons en LED-spots vóór de registratie; zet dranken koud en leg prijzen, programma’s en kledingrekken klaar voordat het publiek binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een showdancewedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie en juryleden, publiceer daarna het reglement en inschrijfformulier en sluit de inschrijving uiterlijk 2 tot 3 weken voor de wedstrijd.
Wanneer moet ik de muziek voor een showdancewedstrijd controleren?: Vraag muziekbestanden uiterlijk 7 dagen vooraf op en controleer alle bestanden minstens 3 dagen voor de wedstrijd. Zet ze daarna op een laptop, reserve-laptop en minimaal 2 USB-sticks.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een showdancewedstrijd?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw en techniekcontrole. Test luidsprekers, mengpaneel, microfoons en verlichting vóór de registratie; reken extra tijd als tafels, kledingrekken en buffetten nog moeten worden geplaatst.
Wanneer maak ik de startvolgorde en stuur ik de deelnemersinformatie?: Maak de startvolgorde zodra de inschrijving is gecontroleerd, bij voorkeur 10 tot 14 dagen vooraf. Stuur deelnemers uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd hun starttijd, muziekafspraken, locatie-informatie en praktische instructies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.